会计信息化条件下的数据共享与分析——基于ERP

顾克震

【摘 要】本文以电子信息技术的发展为背景，以企业财务管理软件ERP为研究视角，通过分析ERP等信息技术对我国企业会计数据的影响，以及ERP 环境下会计信息存在的问题和潜在风险，探讨了在当前环境下ERP等信息技术如何进一步实现高质量的会计数据的共享。

【关键词】ERP；财务管理；信息技术；共享；质量

一、概述

随着IT技术的发展，电子计算机信息技术在我国企业的发展中，尤其是在企业财务管理的发展中发挥着越来越重要的作用，企业的财务管理软件也从最初的用友单机版到网络NC版最终发展到目前的ERP管理软件，这些管理软件能够利用信息化条件将企业海量的数据提炼为公司高层管理人员决策使用的信息，不仅大大提高了会计信息的有用性和及时性，而且为企业的发展提供了更加准确和合理的发展依据。随着ERP等信息技术的深入发展和运用，对会计信息质量和会计数据的共享性等也提出了更高的要求。

二、ERP会计信息系统所隐含的风险

1.技术性风险

企业在ERP等信息技术环境下，主要是利用计算机技术和相关财务软件等进行会计信息管理。在实际运用中势必会遇到技术性风险。ERP等会计信息系统在设计初始，首先是出于对其功能的考虑，其次才是系统的整体安全性。这种设计原则本身就“有待商榷”。纵使功能再完善，倘若数据丢失，最终还是会给企业造成难以挽回的不可估量的损失。此外，ERP会计信息系统在设计初始，可能在权限设置、编码过程等方面存在缺陷和bug漏洞。技术层面的不严谨容易给不法分子造成“可乘之机”。再者，ERP会计信息系统的使用有时需建立在联网的基础上，这就使其在运行过程中需时刻提防网络病毒的侵袭。

2.信息传递风险

企业的正常运营由多个环节构成，比如，生产、采购、销售等。每个环节的具体运作均需其他环节提供必要的信息。而在这种信息提供过程中，势必会存在一定的信息传递风险。采购环节是企业运营的首要环节，相关人员需根据财务信息与供应商信息进行采购系统的信息录入。而在这种具体的信息录入过程中，就会存在很多风险。比如，人员录入风险。数据的错误将直接影响后续系统的处理，甚至导致整个系统难以准确对账。

3.内部控制风险

内部控制是目前我国各类企业的关注重点和实施重点。内部控制的首要原则是不相容职务相分离。该原则是企业实施内部管控的基础与前提。职责分离不仅能有效预防员工的徇私舞弊行为，还能从根本上杜绝企业的财务造假等现象。但是，在ERP会计信息系统的设置与实施中，存在一定的职责模糊和职位设置不合理的兼容问题。容易使员工接触到不该接触的信息，甚至能够随意修改信息。企业内部资料存在被盗取的风险。而一旦重要信息泄露，将对企业造成难以估量的损失。

三、ERP会计信息系统给企业数据分析与共享带来的问题

1.会计数据的准确性和安全性有所欠缺

对会计数据进行加工之后所得到的信息被称为会计信息。因此，会计信息的真实性取决于会计数据的真实与否。在ERP会计信息系统的应用下，会计数据的采集与录入需多部门共同完成。虽然在很大程度上减少了会计人员的工作量，而且确保了会计数据的统一性，但是，由于这些数据来源于不同部门，财务人员无法对原始数据进行真正掌握，从而使得数据的准确性难以被保证，继而导致会计信息存在错报风险。

2.财务人员素质不达标，影响会计信息的真实性

在ERP会计信息系统的应用下，财务人员除了需具备必要的财务工作能力之外，还需具备一定的IT知识和计算机操作能力。不仅如此，随着企业的日益发展与完善，以及内外部经济环境的变化、管理模式的革新，不仅使财务人员的传统工作性质和工作岗位有所变化，而且对财务人员的专业胜任能力提出了更高的要求。倘若财务人员的能力与素质达不到应用要求，那么不仅会计信息的真实性会受到影响，ERP会计信息系统的实施也将有可能被阻碍。

3.会计信息极有可能被泄露

在整个ERP 系统中，会计信息是共享的。各个部门均可依据自身需要提取相应数据。这在为企业带来操作便利和提高及时性的同时，却也为会计信息的泄露带来可能性。从企业内控的角度来看，则有可能造成会计信息被泄露的风险，或者被别有用心的人所利用，从而为企业带来损失。

四、企业在使用ERP等会计信息系统时需注意的事项

1.需确保输入数据的准确性

目前，在ERP等信息技术的使用下，我国企业的财务工作普遍都采用电算化进行处理。财务软件首先对原始数据进行加工处理，自动生成账目、报表等。由于计算机目前并不具备自动识别数据准确度的功能，因此财务软件最终输出的数据的准确性在很大程度上取决于输入数据的准确度。倘若财务人员前期所录数据并不准确，那么计算机也将“将错就错”，最终得出错误结论。因此，在ERP等信息技术的使用下，确保输入数据的准确性是基本要求。唯有如此，方能保证后期会计数据的准确性。

2.需设计具体操作人员的职能牵制

目前，我国各类企业都在强调内控的重要性，并纷纷将内控建设提上日程。因此，在ERP会计信息系统中，内控也是其重点。而内控的核心是人，因此，控制相关人员的职能，是ERP信息系统的重心。在实施会计信息化之前，每项经纪业务的处理都需由相应权限的人员进行签章与审核。而在ERP电子信息技术条件下，所有业务处理均以电算化为主，人员职能的划分发生了巨大变化。有些人员既负责数据录入，有负责数据输出和报送。因此，在ERP会计信息系统中，需设计具体操作人员的职能牵制，以避免使某些人员直接对ERP信息系统中的数据和程序进行“人为操纵”，从而发生舞弊风险。

3.需杜绝相关人员利用计算机犯罪

在ERP电子信息技术条件下，电子数据取代了传统的手工数据。而且电子数据只记录和存储在电脑磁盘或光盘上，不同于手工会计环境下的纸质数据。因此，在ERP电子信息技术条件下，财务犯罪具有更大的隐弊性。相关人员一旦在系统中篡改数据，也将引起一连串的不良反映，给企业所造成的危害也更大。因此，在ERP电子信息技术条件下，还需杜绝相关人员利用计算机犯罪。

4.对内部控制提出了新要求

虽然ERP会计信息系统为我国企业的发展提供了便利和统一。但是，随着电子信息技术的发展，ERP等会计信息系统在实际应用中也面临着一系列新问题。目前ERP信息系统功能主要涉及网上银行、网上支付、网上采购、远程报账、远程报表、网上报税、远程审计、网上销售等。这些模块相互影响相互作用，并均能对企业的ERP信息系统产生深远影响。因此，对这些模块进行严格内控具有充分的必要性。而这便对企业的内部控制提出了新要求。

五、ERP 会计信息化条件下数据共享与分析的关键环节

1.加强对会计信息系统的重视程度

强调会计信息系统的风险防范，企业首先应当对信息系统有足够的认识。企业的领导应当率先垂范，加强对于信息系统的认识和学习，了解到会计信息系统能够做些什么，实施的效果是怎样的，了解到会计信息系统无论是对于企业财务信息管理和日常经营管理，还是对于企业未来内部管理平台的构建所起到的积极作用。同时，企业领导还应加强员工对于信息系统的培训和学习，重视信息系统建设，为系统的顺利运行营造良好的内部环境。另一方面，政府部门也应加强对于信息系统管理的认识，为系统的建设创造良好的政策环境，以保证系统运用的安全性，避免违法违规现象的产生。

2.提高信息的真实性和精确性

在信息化高速发展的今天，信息的传递是企业经营的重要一环。良好的信息传递可以提升企业的运转速度，提高企业的信息化水平和市场把控能力，为企业创造更多的经济效益。如今，很多企业的信息传递水平还不够理想，信息传递不够及时或者准确性不足。鉴于此，企业应当提高对于信息传递质量的重视，加强信息化系统平台的搭建，提高各部门之间、企业上下层之间的信息交流；另外，企业应加强对日常各个信息渠道的疏导和沟通，适当缩短信息传递的时间，保证所传递信息的真实性。日常工作中，财务信息应当及时录入、准确录入，保证信息分析的时效性，以便信息使用者做出科学的判断。

3.加强企业的内控建设

前文已述，ERP会计信息系统的实施对企业的内控机制提出了新要求。作为现代企业的一种管理手段，内控机制在企业的发展中发挥着极为重要的作用。ERP信息系统的运用与实施，要求内控机制更规范、约束性更强。因此，企业应在实施ERP的同时，加强内控建设。具体措施如下：第一，严格依据不相容职务相分离的内控原则划分岗位，并根据不同岗位设置不同级别的人员权限，以降低财务风险的发生；第二，严控能随意进入ERP和修改数据的人员，尽量减少会计信息的泄露和被恶意篡改的风险。凡是能进入系统的人员，均应由系统进行人员登记和身份识别。

参考文献：

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