NoteExpress功能的深度挖掘及发展展望

2014-12-23 12:58刘聪霞
创新科技 2014年24期
关键词:查新管理软件文件夹

刘聪霞

(河南大学图书馆,河南 开封 475004)

NoteExpress功能的深度挖掘及发展展望

刘聪霞

(河南大学图书馆,河南 开封 475004)

由于NoteExpress具有文献检索、管理、分析和发现等多种功能,从而能够极大地提高科研工作者的科研创造效率,因此,它目前成为一款深受广大中国用户欢迎的参考文献管理工具软件。在此意义上,对其强大功能的进一步研究和挖掘有着十分重要的意义。本文在回顾NoteExpress强大功能的基础上,结合自己的实际工作,对其在科技查新工作中的功能做了进一步的研究,并对其未来的发展做了先期展望。

NoteExpress;文献管理;科技查新

1 NoteExpress的优势

2005年6月,北京爱琴海软件公司推出了一款多功能文献管理软件—NoteExpress。由于它具有全部支持中文、方便高效、快捷等优点,因而很快深受中国大多数科研人员喜爱。它刚上市,就得到了新浪、硅谷、计算机之家等多家专业网站关注并得到五星级的好评,现在国内外科研使用者已超过30多万。其主要功能有以下三条:一是在整个科研过程中,能帮助读者高效地使用电子资源;二是方便读者对检索到的文献、摘要及全文进行管理;三是参考文献的整理是一个费时费力的过程,使用NoteExpress,作者在书写学术、学位论文、独著或学术报告的时候,可以在正文中对应的位置方便地添加注释;投稿时,根据不同期刊的要求,可以自动生成参考文献列表。

与其他参考文献管理工具软件相比,NoteExpress的最大优势在于它是国产软件,支持中国人的使用习惯。全中文界面,容易学习。支持中文数据库(CNKI、维普、万方)在线检索及在线导入的功能,不仅提供多种中文数据库格式的过滤器,支持多种中文期刊参考文献使用格式,而且还可以在同一种输出格式下,同时使用中、英文两种参考文献格式。优势之二是NoteExpress支持在同一个数据库中创建目录,支持目录树形结构管理参考文献。优势之三是NoteExpress具有完善的笔记功能:支持图表,Tex公式,类似于word的编辑功能。优势之四是它的虚拟文件夹为多学科交叉的当代科研提供了解决办法,同一条文献可以属于多个文件夹,但是数据库中只保存一条,在任何一个文件夹中对该条题录进行修改,其他文件夹中都会相应改动。主菜单[题录]中[链接到文件夹]功能,可以将一个文件夹中的选定题录链接到其他指定文件夹,使一条题录与不同的文件夹关联。优势之五在于它可以便捷地构建文献题录数据库。输入库名,点击保存。双击打开此库,选择“题录”,在主菜单文件中选择“添加文件夹”,可以建立“书”、“期刊”、“学位论文”命名的文件夹。然后,就可以向数据库中导入题录信息了。

另外,NoteExpress还集成了网络上的Amazon、PubMed、CNKI、万方、维普、中国在线图书馆、北大图书馆、中国科学文献数据库、国家科技图书文献中心、朗润书目、WorldCat、中国博士学位论文数据库、中国优秀硕士论文全文数据库等联机书目数据库。用户可以通过NoteExpress对这些信息源进行在线检索,检索结果可以快捷地导入NoteExpress的数据库中。鉴于NoteExpress的种种优点,对其强大功能的进一步研究就成为图书馆工作者的迫切问题。

2 科技查新工作中NoteExpress功能的探索

科技查新与撰写论文的工作流程的相同之处就是需要检索和处理大量的文献。NoteExpress应用于查新工作已经产生了显著的效果,在检索多个数据库时,对于原来查新报告撰写过程中机械、重复、费时的文献格式处理过程,可以轻松地转化成轻点几下鼠标。NoteExpress中新的样式和过滤器,为查新员共享和交换数据带来了便利。NoteExpress为查新员节省大量的整理文献时间,大大提高了完成报告的速度,查新员能将大部分时间和精力从文献处理转移到文献内容的对比分析,有助于提高查新报告的质量。结合查新工作的实际需要,本文对NoteExpress的功能做了如下探索:

2.1 筛选文献

把原有文件夹导入到NoteExpress;该题录下面会自动生成与原有文件夹同名的文件夹,导入的题录只有全文和题录类型;然后把导入的题录进行完善,使用在线检索菜单可以更新题录、如作者、刊名、年卷期等题录细节;最后可以利用NoteExpress软件管理功能继续筛选所需文献。NoteExpress中新的样式和过滤器,将为查新员筛选文献、共享和交换数据带来了极大地便利。

2.2 在题录细节中浏览摘要

首先选中一条题录,点开细节,读者根据关键字段可以浏览该条题录的详细内容(如作者、摘要、期刊、年卷期、页码等),然后读者可以根据摘要继续筛选,既可删除与自己论文无关的题录,也可下载全文。

2.3 查新员可以方便地创建查新文献库

在NoteExpress安装完第一次运行时,系统自带有“sam⁃ple”。查新员可以通过主菜单新建数据库一个或多个查新数据库,并根据需要为数据库命名,可以将检索到的相关文献题录信息分别导入对应的文件夹下,方便查新员在搜索相关文献后有针对性地进行内容存储与管理。有助于查新员对每份报告相关文献信息的分析整理以及最后查新报告档案的规范化整理。

2.4 定题服务

在开展定题检索、为管理决策者进行专题情报分析等其他类型的文献信息服务时,查新工作站都需要大批量的处理文献。这时,我们就可以利用NoteExpress来帮忙,先建立专题数据库,再对文献检索管理、跟踪定量分析等工作,最后提交给用户整齐、规范的检索结果。

3 发展趋势

围绕功能与理念,软件开发者不断改进参考文献管理软件,目前,大家最关注的是个人信息环境的安全性、持久性、高效性、共享性。现在,如何把个人信息安全地推广到网络环境中成为软件开发者思考的重点。网络化平台利用和信息资源共享将成为参考文献管理软件发展的基本目标。

3.1 网络化平台的利用

随着互联网的普及,科研人员可以借助多种网络平台进行学术科研活动。支持多种客户使用模式的网络化的参考文献管理软件可以打破时空限制。在远程服务器中,个人登录方式,个人电脑和网络上的数据的同步实时更新,既可以保存用户个人文献数据又可以使用户安心使用。

3.2 信息资源共享

如今,参考文献管理软件用户、功能不断扩大:从个人发展为集体,从以信息为基础发展到面向创造型、学习型组织和服务的知识管理。在此背景下,合作研究、学术交流、共享文献资源越来越成为广大研究人员的共同需要。这些都对软件提出了新的要求,新的文献管理软件应具有创建个人图书馆功能,还应该成为公共资源中心,这就需要借助网络共享文献资源。网络化平台的推出使个人与集体能登录同一平台,实现信息资源在不同用户之间共享的功能。

利用信息资源共享功能,用户可以检索到各个学科的权威专家对所研究领域进行综合评价和推荐的参考文献,从而搭建一个推动信息发现,评价优先的科研平台,为参考文献管理软件更多社会化的功能实现打下基础。

NoteExpress文献管理软件高效地搜集整理、保存分析文献等功能,使得文献获取管理和论文写作等变得越来越方便。科研工作者和查新员可以使用NoteExpress建立个人文献数据库,获取、组织、管理与研究相关的文献资料。因此,NoteExpress文献管理软件具有广阔的发展空间。

[1]黄春晓.文献管理软件在科技查新中的应用——以NoteExpress文献管理软件为例[J].大学图书情报学刊,2011(1):54-55+89.

[2]申利.基于NE的参考文献图书馆的构建与应用[J].农业图书情报学刊,2011(7):106-108.

[3]袁玉花.NoteExpress文献管理软件在科技查新中的应用[J].图书馆工作与研究,2011(12):41-43.

[4]川蓉.NoteExpress在科技查新工作中的应用[J].现代情报,2010(8):152-154.

[5]李茂.NoteExpress软件在科技查新中的应用[J].情报探索,2010(8):73-76.

[6]陈强.功能强大的中文文献管理工具——NoteExpress[A].福建省图书馆学会.福建省图书馆学会2006年学术年会论文集[C].福建省图书馆学会,2006.

TP311.13

A

1671-0037(2014)12-103-2

刘聪霞(1978.6-),女,硕士研究生,助理馆员,研究方向:图书馆学。

猜你喜欢
查新管理软件文件夹
仓储管理软件在物流自动化解决方案中的应用与发展
Fast Folders,让你的文件夹四通八达
摸清超标源头 大文件夹这样处理
调动右键 解决文件夹管理三大难题
科技查新检索服务工作的优化问题探讨
不容忽视的空文件夹
科技查新工作问题发现及应对
论新形势下科技查新的协作创新
2007年中国管理软件评选-获奖名单
“2008年度中国管理软件行业评选”