浅谈信息化背景下高校学籍管理工作——以西部某高校为例

张颖卓延边大学 吉林延吉 133002

浅谈信息化背景下高校学籍管理工作
——以西部某高校为例

张颖卓
延边大学 吉林延吉 133002

随着高校信息化的发展及我国教育部学籍学历电子注册制度的推行，对高校学籍管理工作提出了更高的要求。本文将对高校学籍学历电子注册制度的产生、发展进行梳理，并对目前学籍学历管理平台所包含的内容进行简述，以此来分析西部某高校在新生学籍注册工作中存在的问题并探究问题的对策。

高等学校；信息化；学籍管理

一、高校电子注册制度的产生和发展

高校电子注册制度是在维护高等学校的声誉及毕业生的合法权益，抵制文凭造假等不良行为的背景下产生的，至今经历了学历电子注册、学籍电子注册和学年电子注册三个阶段。

（一）学历电子注册：2001年，国家教育部颁布《高等教育学历证书电子注册暂行规定》，2002年建立注册数据信息档案库，建立了从1991年起的历届毕业生数据库。

（二）学籍电子注册：2004年，教育部开始试行高等学校新生学籍电子注册；2005年，教育部颁布《普通高等学校学生管理规定》规定学校应执行高等教育学历证书电子注册管理制度；2007年，教育部颁布《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法》，正式开始实施新生学籍电子注册。

（三）学年电子注册:2008年，教育部颁布《关于普通高等学校学年电子注册的通知》，开始对普通高等本专科学生实行学年电子注册；2010年，教育部颁布《关于普通高等教育学历证书即时电子注册的通知》，要求普通高等教育学历证书实施在线即时电子注册。

二、学籍学历管理平台

学籍学历信息管理平台是中国高等教育学生信息网（学信网）电子政务平台之一，主要包括录取数据、学籍注册，在校生，学历注册，学生票及图像校对六个模块。

（一）录取数据：该部分提供了1999年至今的学生录取数据的查询、统计、下载，还包含录取照片的上传和查看招生数据报送进度等内容

（二）学籍注册：学籍注册是指为每年录取新生进行电子注册，是高校学籍电子注册的关键环节，其主要任务是审核各高校新生录取的身份是否合法、准确。

新生注册流程：首先下载学籍学历管理平台中招生录取数据，与学校新生报到数据进行比较，保留管理平台中的相关字段信息，按照实际报到情况形成新生录取的数据库，并修改成核对表发放到各学院进行新生逐一核对、修改、确认工作，收集到反馈信息后整理上传到学籍学历信息管理平台。新生数据与平台中的字段相匹配的情况下，新生数据通过审核，否则处于待审核状态。其次，进行新生网上自查，对于有误的学生信息根据错误类型予以更改，并提供相应的证明材料。

（二）在校生：在校生是实现对学校在校生学年电子注册的模块，学年注册是对在校生新学年学习资格的认定，及上一学年在校生学籍异动情况的管理，是加强高校学生学籍管理的基础工作。

学年注册流程：学期初将需要学年注册的学生设置成待注册状态，注册时先将在校生数据按照要求制作成注册表，然后上传到平台在校生库中进行注册学籍，之后将注销学籍如退学、死亡、取消学籍、开除学籍、毕业生学生数据进行处理，按照相应的格式批量上传至平台；对留降跳级、休学、复学、转学、转专业等学籍异动数据按照相应的格式批量上传至平台。

（三）学历注册：该模块可提供高校毕业生信息的查询、毕业生学历电子注册、辅修学历标注等。学历标注以学籍注册为前提，没有经过注册学籍的学生不予学历电子注册。

学历注册流程：学校将通过毕业审查、完成辅修课程并获得辅修学历的学生数据整理成名单发放给各学院让学生进行核对并确认，信息准确无误后上传到管理平台的学历证书标注及辅修标注，经教育部复查审核通过后，国家承认并予以保护。

（四）学生票：为保障学生寒暑假顺利购买火车票，在学生火车票优惠卡中写入学生姓名、身份证号码、乘车区间、入学日期、优惠次数等五项内容，并将优惠卡信息注册到学生学籍电子注册信息中，保证优惠卡写入信息与学生证填写内容、学生学籍电子注册信息一致。

（五）图像校对：学历图像是毕业证以及学生学历上网必需相片，由新华社统一采集，报送新华社图像采集中心进行处理。未参加学历电子图像采集学生，将无法按期发放毕业证。学生在进行学历图像采集（毕业生照相）后一段时间须到学信网进行“学历图像校对”工作。毕业生应认真做好本人“学历图像校对”，如发现本人信息采集有误应及时告之学籍学历管理部门。

三、学籍电子注册工作中存在的几个问题及对策

（一）存在的问题

1、管理部门分工、职责不明确。学籍注册工作涉及到高校的管理部门较多，如招生部门、学生管理部门、教务处及学生所在院系。由于不同部门的职责不同，学校对学籍管理工作分工不明确，如教务部门负责学籍管理，但各院系管理学生的工作人员归属于学生管理部门，教务部门下达任务时较周折，须下达给学院教务管理部门，学院的教务管理部门上报至学院，再将此工作下达给学院学生管理部门，有时还需再转交给学生辅导员。耗时长，为学籍注册工作增大了难度。

2、新生学籍准确性较差，信息核对、修改时间长。首先，学校将应该在注册前将发生错误的录取信息进行更改的步骤改到新生自查时进行，这必然降低了新生数据的准确性。第二，由于学校对学籍注册的宣传力度不够，师生对自查工作不重视，学籍注册后新生自查进度慢。第三，信息核对后发现信息有误，要根据错误的类型予以更正，并且提交相关材料和证明，某些证明材料需要户口所在地派出所提供，外地考生办理相关的材料需要较长时间，拖延了新生学籍注册工作进度。

3、存在重名重身份证号码的新生。产生重名重身份证号码的情况有两种原因：高考后某些因素未及时来报到，高校为其保留学籍；学生离校后所在高校没有及时对学籍信息进行处理。

（二）对策

1、完善学籍管理制度、明确学校各职能部门的工作职责，上下协调一致，简化工作流程，才能提高工作效率；2、应用新生报到及学生注册系统，实现网上新生信息核对，提高信息核对工作的效率；3、在招生发放录取通知书时、新生入学教育时采取措施加强学信网电子注册宣传力度，强调电子注册的重要性；4、提高学籍管理人员的计算机操作能力，vfp数据库操作能力以及图像处理能力；培养学籍管理人员较强的法律意识、责任感和工作主动性，做好学籍注册的宣传工作和及时有效处理学籍信息。

随着学籍管理的信息化进程，电子注册成为了学籍管理的关键环节，新生数据的准确性成为学籍管理的重要基础，只有完善学籍管理制度、完善新生注册流程、提高管理人员素质才能更好的规范和完善学籍电子注册工作，才能更好的服务于高校、服务于学生、服务于社会。

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[2]路华清.信息化背景下高校学籍管理面临的挑战及未来展望[J].2010(10):5-6.

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