档案信息化的信息资源管理问题探析

吴爽黑龙江省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心 黑龙江哈尔滨 150090

档案信息化的信息资源管理问题探析

吴爽
黑龙江省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心 黑龙江哈尔滨 150090

现阶段我国的档案信息资源管理存在一些问题，比如异构性现象明显、滞后性特征突出等，这严重影响了我国档案信息管理事业的发展。因此需要使用信息化的管理方式来解决上述面临的问题。本文主要通过介绍我国档案信息化的信息资源管理现状，进而探讨了其管理对策，仅供交流。

档案信息化；信息资源管理；问题探析

档案信息化管理模式是我国档案信息资源管理发展的必然趋势，所谓档案信息管理信息化，主要是指利用先进的现代化手段，实现档案信息资源的一体化管理，缩短档案信息资源形成的时间，提高档案信息资源共享程度。档案信息化的信息资源管理的特征是规范化、统一化以及综合化，进而使得我国的档案信息资源能够得到最大程度的利用。

1、档案信息资源管理中存在的问题

1.1 信息数据异构现象明显，这是我国档案信息化资源管理中普遍存在的一个问题，无论是数据来源，还是档案架构等方面，都明显的存在异构现象，这种异构性表现在档案管理的多方面，其中典型的有两点，一点是档案数据的变换，另一点是档案数据的转换，因为异构现象的存在，使得档案馆信息资源管理难度加大，变得十分复杂。

1.2 信息数据资源管理分散性特征明显，之所以会造成这种情况，主要是因为著录档案标准不统一，使得即使是相同的主题档案，但是也不能集中收录，只是采取分散管理的方式，而这种管理方式导致的直接后果就是档案信息的利用价值降低，而且也不方便档案管理人员管理，在查找统一档案主体信息时，十分麻烦，如果事先没有做好记录，很多的档案信息甚至不会被发现，进而使得很多档案信息失去了利用的价值。

1.3 信息数据资源重复性特征明显，所谓重复性即指相同的档案信息主题下，收录的很多档案信息性质相同，甚至内容完全相同，这样档案馆在整理这些档案时，需要耗费大量的精力，逐一筛选，将无用的档案信息删除，留下利用价值高的信息，如果档案馆将大部分精力都放在这上面，其他方面的档案信息管理工作将难以开展，因为档案馆人力方面明显不足，而信息数据资源重复性的特征，又分散了大量的人力，因此十分不利于档案管理整体工作的开展。

1.4 滞后性现象明显，这也是我国档案信息资源管理面临的主要问题，档案信息数据形成过程过长，当所有的信息数据已经整理完成形成档案时，该档案已经失去了大部分的利用价值，或者有些档案信息形成之后并未被利用，但是等到其有利用价值时，或者转移到其他档案馆或者已经超过保存年限，这使得某些档案信息数据一直处于无利用就价值的状态中，尽管现代档案信息管理要求时效性，但是这种汇总之后的现象时有发生，从中可以发现，我国这种档案管理方式无法达到公众对档案信息数据的需求。

2、档案信息化的信息资源管理对策

上述存在的档案信息资源管理存在的问题，可知必须使用先进的现代化手段来管理档案信息，以此来提高档案信息数据资源的利用价值、

2.1 树立信息化管理的观念

档案信息资源必须采用先进的信息化管理方式，进而逐步实现我国档案信息资源管理的规范化以及现代化，但是要想做到这一点，档案信息管理人员必须树立现代化的信息管理观念，转变传统的信息化管理模式，进而更好地为社会大众服务。我国档案管理事业发展多年，已经逐渐摸索出一套符合我国档案管理事业发展的方法，但是这种管理方法封闭式特征十分明显，档案管理是也在不断的发展，这种管理方式也应该随之改变，以此来满足社会大众的需求。现代化的档案信息资源管理应该将内容统一，避免出现重复性的问题，与此同时，还应该采取一站式服务的方式，提高档案信息资源管理的利用价值，除此之外，建立强有力的监管模式。这种新型的模式，将档案信息资源管理从封闭性管理中解放出来，实现了信息化管理的目标。

2.2 建立健全的档案网络信息系统

网站作用的发挥，必须以公众服务网和内部服务网的建设为基础，使其能够成为档案工作宣传和信息服务开展的平台。局域网的建设实现了全国联网、行业联网和地区联网，为了使档案信息资源发挥服务社会的作用和网上查询和利用的作用，我们要按一定的计划对开放档案目录上载，有条件的对公开的档案全文信息进行上载。系统的建设必须有一定的硬件基础，要采购一定的硬件设备。建立数字化综合应用平台，使网络信息系统能够更好地来衔接各级各类档案，从而实现馆际互联，逐步实现各级各类档案网站的衔接，构建最终的档案工作地区性信息网，把快捷、优质、方便的档案信息服务提供给社会。

2.3 提升档案工作人员的综合素质

现在，档案信息资源的管理还是要靠人工来完成，这就要求档案工作人员必须具备相应的素质来完成这项重任。其中包括档案管理知识、信息化数字技术、网络计算机应用以及现代管理技术等。同时，档案部门应加强对档案工作人员的培训，使他们掌握一些新型的技术、设备和方法等，来造就一批新型的综合型档案管理工作者。

2.4 加强深度发掘馆藏文献信息数据

现代化的档案馆除了向用户提供深层次的信息服务之外，对馆藏的文献以及相关信息也要进行深层次的研究工作。同时，向用户提供信息也是现代化馆藏资源共享的一个重要途径。在向用户提供服务信息的同时，还要进一步加强现有馆藏数据库的升级，为馆藏资源的数字化提供支持。而且，馆藏数据库的升级还可以增加用户的易检索性，使用户更快更方便地找到资源并实现资源的共享。我们要围绕社会的各种需求来升级馆藏数据库，与此同时，还要服务社会，关注民生，运用科学的依据、大量的社会调研和编辑工作，并根据社会的一些要求，超前完成一些服务项目，并将这些资源进行有效的分类，建立相应的专题，如房产信息、城市规划建设、再次就业、计划生育、退伍找工作等，把众多零散的信息加以筛选整合，将其中对用户有用且重要的信息提供给用户，这样才能发挥馆藏数据库的最大用途，使其真正做到更好地为人民服务。高效率的馆藏信息服务还可以解决社会矛盾，成为用户和政府之间的一座桥梁，在现代化社会构建中国特色社会主义和谐社会的过程中具有重大的现实意义。

3、结语

综上所述，可知在信息化时代，应该采取信息化的手段来管理档案信息资源，只有如此才能真正的实现我国档案管理事业的长效发展，但是需要明确的是，信息化的管理模式的应用，并不意味着完全的摒弃传统的档案管理模式，两者应该相互结合使用，尤其是重要的档案的信息，必须保存纸质的档案资源，同时做好备份处理。

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