浅议环保档案管理的实施

周丽萍

作为环保的忠实“哨兵”与灵敏“耳目”，环保档案是对环保过程中工作情况的真实记录与历史反馈，能够为环境管理与政府决策提供充足的数据支撑以及技术支持。随着我国经济的大力发展，持续发展的工业与建筑行业对我国环境带来了巨大的冲击。为了给子孙后代多留一些蓝天、清河与厚土，推动我国经济的可持续、健康发展，必须加大对于环境的保护力度，我国环保事业方兴未艾。而作为环保工作的重要组成部分，环保档案在经济发展与环保方面所起的作用越来越大，必须采取有效措施加强环保档案管理，确保档案管理工作真正落实。本文以笔者所在环境科学研究院的档案管理流程与措施为实际案例，在概叙环保档案管理的必要性后，简要阐述如何高效进行环保档案管理。

一、环保档案管理的必要性

加强环保档案管理，能够为环境规划的编制、环境污染的治理提供具有很高参考价值的数据与资料，为这些工作的开展铺垫下很好的基础。因此，加强环保档案管理是十分必要的。通常认为，环保档案管理的必要性主要体现在以下几方面。

1.较高的社会经济价值。环保档案中含有大量、丰富的信息资源，不仅能够为企业或单位考核提供重要的参考依据，还能够为企业发展提供良好的信息与技术基础。近年来，随着环境污染问题的日益严峻化，环保档案的利用价值越来越高，社会各界对于环保档案的重视度也随之越来越高。人们发现，有效开发、高效管理和合理利用这些蕴含丰富信息资源的环保档案，对于一些企业的成长与发展能够提供一定帮助，从而产生良好的经济效益。例如，多数企业要被进行年度环保审核与排污审核，为了确保审核通过，必须使其企业在这一年中的相关指标不超过规定值。这个时候，当地环保档案中有关该企业的不定期监督性保护结果则起到重要的参考作用。充分有效的利用档案中的这些数据，能够给予企业相对较为公平、公正的审核评价，同时提高了保护部门的工作效益。

2.较高的历史价值。环保档案是对以往工作情况的及时记录、工作得失的分析、研究和总结，能够为后续环保工作的开展提供极具参考性的信息资料以及良好的研究基础，能够有效避免重复错误的一再出现，有助于环保工作的不断优化、完善，推动环保技术人员的不断创新。一些落后的保护方法被不断改进或直接弃用，另一些高效的保护方法则被继续沿用并持续优化。同时，通过整合、判断环保档案中的相关数据，能够对当地的环境质量的优劣状况及变化趋势进行准确评估与预测，明确后期环境工作重心。此外，这些数据还能为污染事故、污染纠纷的处理提供具有说服力的依据，方便环境执法、政府决策以及科学研究。

3.较高的科学技术价值。当前，我国环境污染问题十分严峻，已经成为阻碍我国经济健康与可持续发展的关键原因。基于这一现状，相关学者们展开了大量研究，以期找出有效的应对方法，显著改善我国环境现状。而环保档案中所蕴含的丰富信息，为学者们展开研究提供了大量的研究资料与重要的参考数据。例如，通过对比、分析被保护区域环境的水质、鱼群种类、水生植物类等的历年保护结果，并作进一步的研究论证，能够为展开该区域的环境科研工作提供重要的信息来源与论据。

二、环保档案管理的实施步骤

几十年来，笔者所在的环境科学研究院在环保档案管理上经历了从无到有、从少到多的过程，在档案管理上已经形成一套较为完善、可行的实施方案。

1.严格遵循档案管理相关规定。我院严格遵循国家颁发的相关规定与条例，建立专门的档案管理室，安排专职人员有序进行环保档案的收集、整理与管理工作。档案管理专职人员必须熟知《中华人民共和国档案法》、《全国环保管理条例》、《环保档案管理办法》以及《环保档案管理暂行规定》等重要规定。

2.准确界定档案材料归档范围。在档案管理的过程中，往往涉及的档案材料的数量较大、类别较多，一旦管理人员对这些材料的摆放或存储过于随意化和无序化，不仅查询时耗时耗力，而且还容易造成一些重要文件的丢失。因此，必须对这些档案材料按一定依据进行分门别类，对其归档范围进行准确界定，实现有序、便捷和高效查询和利用。通常可按表1所示进行有序归档。

表1 环保档案材料的归档范围界定

3.档案材料的管理。在准确界定档案材料归档范围后，就要对档案进行存储管理，这是档案管理工作的重中之重。按照存储介质划分，我院的环保档案主要分为电子文件与纸质资料。

第一，电子文件。所谓电子文件，是指一类以光盘、磁盘以及磁带等为储存载体，以计算机等数字设备为阅读、处理媒介，在通信网络上实现自由传输的文件，该文件以数码的形式产生于数字设备与数字环境中。我院经历了硬磁盘、磁带、一次写光盘以及只读光盘等阶段，目前常用只读光盘来归档电子文件。对于电子文件的管理，我院主要按照以下流程进行:

(1)做好归档前的检查工作。对于将要归档的电子文件，档案管理人员必须首先按照相关业务规范来核查电子文件的内容，确保内容的真实性与完整性;随后对光盘进行检查，确认其表面洁净、无划痕;最后确认存储在光盘上的内容无病毒、可读性好。

(2)做好光盘的存储工作。在将光盘存档的过程中，必须做好光盘的保护工作，尽量避免对光盘记录涂层的触摸、擦和划，以免光盘的失效。在实际存储过程中，应尽量做到以下几点:为了防止光盘在存储时擦划失效、挤压变形，对于容易损伤的光盘，应加设光盘保护盒。我院采取硬质塑料光盘盒;为了防止挤压变形，对于单片光盘，应将其装入盒内，竖立存放。我院在单片竖立存放的同时，将其与纸质资料分开;光盘存放的场所应远离强热源、强磁场，隔绝有害气体的污染。我院在档案室中建有独立的密集柜，可满足一般要求;尽量保持档案室维持一定的温度和湿度，我院通过放置温度计、湿度计以及干燥剂等方式来实现对储存环境的及时调控。

(3)做好光盘的定期检查工作。在电子文件的实际存储过程，常常会因为光盘变形、划伤或格式不兼容等情况而使得一些重要数据与文件流失。为了确保这些光盘使用效能的长久性，必须对其进行定期检查，检查这些光盘的表面清洁度、可读性以及内容完整度。一般情况下，光盘超过四年就要进行一次机读检验，并且其合格率应为百分之百。同时，当更新相关处理设备(如计算机)后，应及时检查设备运行环境，确认光盘与计算机光盘驱动的兼容性。如果无法兼容，则要对光盘进行转换。此外，为了避免光盘出现问题而无法读取，可刻录两份，其中一份留作备用。

第二，纸质资料。我院环保档案中的纸质资料主要含有:环境评价报告书、检测报告、合同书，任务书、项目批复以及公众参与等内容。尽管随着科学技术的进步，以电子文档式的信息储存方式被越来越广泛的用于档案管理，但这并不就意味纸质资料存储的落伍，它仍然是档案管理中的重要组成部分。

(1)做好归档前的审核工作。我院在提交纸质资料之前，首先由资料产出部门对资料的真实度、完整度与可靠度进行初审与复审，确认资料合格后，再提交至档案管理部门。随后，档案管理部门对上交的纸质资料再一次进行审核，确认材料满足归档要求后进行归档。

(2)做好纸质资料的保存工作。基于纸质资料易燃、易潮、招虫且占用空间较大等特性，在保存纸质资料时，除了给纸质资料预留足够的储存空间外，还要做好相应的防火、防潮、防虫、防尘、防盗等工作。我院在纸质资料储存室放置了温度计、湿度计、干燥剂、灭火器、除虫丸等物件。

(3)做好纸质资料的检查工作。对于纸质资料储存室，应定期进行检查(半年或一年一次)，对照登记侧目，确保账物无遗失。我院遵照自己制定的《档案储存室管理规定》，每到年末对纸质资料的保存情况进行一次检查，检查内容主要包括资料的完整与否、环境的符合与否以及案卷中资料的完好与否。对于照片，我院每隔两年进行一次抽样检查，每隔五年进行一次大检查，对照片与底片的变化情况进行认真检查，检查是否出现破损、粘连、卷曲、变形、褪色、霉斑以及变脆等现象，根据具体情况采取相应补救措施。我院通常在归档照片前将其塑封，然后分类集中保存。

总而言之，加强环保档案管理，不仅能够为治理环境污染、推动环保提供重要的理论依据，还能够帮助人们树立良好的环保意识，是一项十分有意义的工作。我们必须在充分认识到环保档案管理的必要性，严格遵循档案管理相关规定、准确界定档案材料归档范围、科学管理档案材料，才能真正落实档案管理工作，推动环保档案管理的制度化、规范化、标准化以及信息化发展。

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