浅析县级公司内部控制建设

王承超+欧阳毅

摘 要：内部控制，是指为了合理保证企业经营管理合法合规、资金安全、财产报告及相关信息真实完整，提高经营效率和效果、促进企业实现发展战略而制定和实施的政策和程序。近几年，烟草行业连续开展了财经秩序整顿、同级审计、清产核资等专项检查，在内部控制方面的问题得到较为彻底的整改，会计信息真实性进一步提高，生产经营秩序明显好转，基本业务管理大都有章可循。本文主要阐述我公司在领导的重视下内部控制也取得一定的成绩。

关键词：控制;机制;文化;管理;信息

一、公司内部控制现状

1.建立了健全的内部监督机制

没有监督的企业无法让股东、员工和消费者放心。只有实施合理的监督控制才能使内部控制适应环境的变化。因此，公司建立了一整套科学合理的监督机制，并根据具体情况增加内部审计队伍人员的方式以期实现经常对企业的内部控制的执行情况进行督导和检查，并且要求企业内部各部门也应对其内部控制的贯彻执行情况进行检查和把关，发现问题应及时制止和纠正，并追究有关人员的责任。同时公司也经常组织有关机构和人员对企业生产经营活动中出现的新情况、新问题进行分析研究，及时对企业内部控制进行调整。

2.切实加强了资金的监管

通过逐步建立资金有效监管的网络体系，着重从资金的安全性，规范性，有效性角度加强了监管，规范了结算程序，加强了对重点资金和大额资金结算的监管，建立健全了资金开支的审批办法，明确了单位内部资金审批的权限，实行了严格的授权批准制度。

3.强化了预算管理

建立了严格的资金审批制度，明确了审批权限，严格了审批程序。对于已列入预算的开支项目，要求严格按照资金的审批权限进行审批，坚决不允许先开支再补报手续的情况的出现。

4.严格执行不相容岗位分离

企业的不相容职务分离是设计内部控制系统时首先确定的内容。公司通过制度严格规定了授权审批与业务经办、业务经办与会计记录、会计记录与财产保管、业务经办与稽核检查、授权批准与监督检查岗位的分离，从根本上防范了舞弊行为的发生。

二、公司内部控制存在的问题

公司内部控制建设在很多方面公司还是存在着一些不足，特别是各分公司，本文将从控制环境、控制活动和信息与沟通等三个方面进行探讨。

1.内部控制环境方面

控制环境具体包括：管理者思想和经营作风、单位组织结构和部门职能和对这些职能的制约、确定职权和责任的方法、企业在监控和检查工作时所采用的控制措施、影响本单位业务的各种外部关系等。控制环境对一个公司的内部控制的成功与否至关重要。

目前公司控制环境主要存在如下几点问题：

（1）人员素质结构对内部控制的贯彻落实的影响

在内部控制系统中，由于员工本身素质不高，致使掌握的信息量不完备、曲解指令等，影响其主观判断失误，从而会导致控制失效。目前公司现状是人员年龄结构偏大，部分员工并不具备有必要的素质，更有甚者，长期的工作年限往往还会使得部分员工可能会凌驾于内部控制之上，这就将直接导致空有完善内部控制制度，却无法正常执行，人员结构成为了公司内部控制环境的第一道坎。

（2）部门权责不对等对内部控制的影响

我们可以发现公司在目前的机构设置及权责分配方面还存在一定的缺陷，权责分配方面没有按照权责对等的原则进行权利分配，有的部门权利大于义务，甚至只有权利没有义务，而有的部门却存在缺乏对等的权利，例如财务部门作为内部控制的一个重要部门，肩负着公司内部控制的主力军的重任，但我们却发现财务部门尤其是分公司的财务部门并没有被授予相应的权利，财务部门尤其是县公司财务在进行内部控制时，尤其是进行预算控制时，面对领导、面对其他各部门根本就没有足够的权利进行控制，这样直接导致内部控制的执行力度不够。

（3）企业文化对内部环境的影响

衡阳烟草的“船文化”是一个优秀的企业文化，但是我们却不得不承认目前我们的“船文化”并没有真正的得到全体员工的认同，尤其是对新进员工的企业文化方面的培训远远不够。

2.从控制活动方面分析

控制活动是确保管理阶层的指令得以执行的政策和程序，是将风险控制在可承受范围之内。随着县级分公司法人的的取消，要处理好市本级和县级分公司的权属关系及管理职能，必须运用多种有效的控制活动措施的组合，这样就可以充分考虑市本级的主体地位，又能兼顾县级公司的自主性和能动性的平衡。我们主要采取了不相容岗位分离、授权审批会计系统控制、预算控制以及绩效考评控制，但是还是存在着一些不足：

（1）授权审批不能有效执行

实际上授权审批控制是比较常用的一种内部控制活动，简单而有效。我们县级贯彻的是多重授权审批制度，就是所有财务收支均需要由两个或者两个以上的审批人员共同审批通过。这样达到相互牵制的目的，提高审批质量，不过做起来相对较为繁琐。所以在县级局授权审批很多时候流于形式，授权审批人并没有仔细考察审批经济事项就贸贸然就签了字，后者看了前者已经审批通过也不加审批就通过。授权审批甚至出现流程顺序颠倒的情况，很多时候为了加快审批效率，经办人越过中间审批人直接交由单位负责人审批，这样前期审批的部门出于自身利益考虑或为平衡各种关系，往往也不敢有异议直接审批通过。这其中就隐藏这种种风险。

（2）全面预算控制还处于初级阶段

由于行业特殊性，我们对公司的预算控制最终是关注费用控制，而且很多情况下预算的编制方法不科学。一方面，我们的预算并没有形成一项全程性和全员性的管理活动。另一方面，预算的执行力度也缺乏刚性，部门预算超支了，并不是积极去进行业务改进或缩减费用开支，而是寄希望于期中预算调整，造成结果和预算普遍存在较大差距。

（3）绩效考评制度设计不合理endprint

在很多员工眼中所谓的绩效考核仅仅是行政管理部门“扣工资”的工具，激励和处罚机制并不配比，不能有效的激励员工的积极性。

3.内部信息的不对称直接降低了内部控制的效率

信息与沟通环节贯穿于其他四个环节之中，内部控制基本规范要求我们首先要对收集的各种内部信息和外部信息进行合理筛选、核对、整合，保证将内部控制相关信息在企业内部各个管理层级以及企业内部的各个业务部门之间进行有效的沟通和反馈，然而事实上从我们工作的实际情况来看，无论是市级公司与县级公司之间通还是县级公司内部各部门之间的沟通都不充分，就会出现公司财务部门不知道业务部门各项开支具体发生情况，业务部门又不清楚部门相关数据的来源的情况。在经过层层的取舍和整理后，信息的真实性、完整性、可信性往往就会大打折扣，信息传递的速度和质量也必然都会受到影响，从而加剧了内部信息的不对称。

三、优化企业内部控制措施

1.内部控制环境是一种氛围，职员在这一氛围中从事控制活动并履行其控制责任。所以我必须首先必须做到以下几点来全力优化企业的内部环境，为公司的内部控制奠定扎实的基础：

第一，在人力资源政策方面，公司职员的胜任能力和正直性在很大程度上取决于公司的有关雇佣、训练、待遇、业绩考评及晋升等政策和程序的合理程度，当然培训是必不可少的。（1）企业应设置定期培训机制，即每隔一段固定时间就要对员工进行培训;（2）丰富培训内容，不能只把培训当作过程形式，一定要以提高员工的素质和技能为目的进行培训;（3）注重对全体员工在企业价值观方面的培训，使其能深深的渗透到每个人思想当中。只有每个人都能认同企业的文化理念，才能真正起到效益;（4）努力建立“学习型组织”，提高培训的效果。学习型组织是不断进步的组织，在其中大家可以不断突破自己的能力上限，创造真心向往的结果，培养全新、前瞻、开阔的思考方式，全力实现共同的抱负以及不断学习如何共同学习。第二，在企业文化建设方面，我们加强对公司新进员工的企业文化培训，使公司的“船文化”真正的落实在员工的心里。所有内部控制活动都是由人来执行的，因此要树立员工对任务持久的奉献精神，就只能通过创造有助于形成内在机理的条件。所以企业更需注重培育健康、合理的企业文化，且内部控制制度的设计和建设也应处处体现出企业文化理念，必须使企业员工在价值观上与企业达到统一，使他们对内控制度有着强烈的认同感。所以充分发挥企业文化，不仅有利于科学合理地制定和执行内部控制， 还能够有效克服人为因素对内部控制运行的不利影响和内部控制自身的局限性，使企业的内部控制始终处于有效状态。

2.控制活动是关键，它是为了合理的保证经营管理目标的实现，指导员工实施管理指令，管理和化解风险而采取的政策和程序。针对公司目前控制活动中存在的缺陷采取相关措施对其进行完善。

（1）在授权审批方面，组织授权审批人员及单位负责人认真学习贯彻《会计法》，精通其内涵，领会其精神，使其树立审批签字不能走“形式主义”，每一个签字都是要承担责任的思想，发现的滥用职权未按规定程序审批并给企业造成损失的追究审批人员的责任。

（2）预算管理方面，我们应该更好更快更有效的落实全面预算管理，要深入应用烟草行业预算管理制度的建设成果，重点我们应该要关注以下内容：一是要做好预算的编制，实现预算项目标准化管理，使企业的财务预算更具科学性;而是要做好预算的执行（执行力往往是一个制度切实有效的关键），明确预算执行的偏差率，要严格执行;二是要把好好预算调整关，这是保障财务预算的重要措施，明确预算调整的条件、内容、标准，做到有理有据、增加预算的刚性;三就是要做好预算的监控，我们财务部门应该要定期不定期的加强相关检查和监督，这样才能确保预算的严肃性;四是全面预算管理是“一把手工程”，领导要重视，充分认识和培养预算管理理念，各级一把手亲手抓、亲自管，要让企业的全体员工积极参与到预算的偏制、执行和控制中来，为更好地实施全面预算管理献计献策。

（3）绩效考评方面，我们应该要建立长效激励机制，通过激励的方式控制人的行为，使他们的行为与企业目标相协调，所以我们的绩效考核制度不能仅仅看看处罚这一方面，企业应建立约束与激励相结合的用人制度，真正体现奖优罚劣。公司职员的胜任能力和正直性在很大程度上取决于公司的有关雇佣、训练、待遇、业绩考评及晋升等政策和程序的合理程度。因此，首先，在用人制度上应明确各层级人员的任职资格标准，能力要求职责范围、晋升晋级等规定，并严格执行;其次，在激励员工方面，应该从制度上规范考核机制，建立科学合理的考核指标并尽可能予以量化，增强考核结果的客观性和公正性，避免主观臆断，以达到充分调动员工工作积极性的效果，这样就可以将员工单体的利益同企业的目标结合，充分发挥绩效的杠杆效应，最终实现企业更好的发展。

3.信息与沟通方面

企业有效信息沟通是内部控制的重要保证，也是提高管理能力的重要抓手。所以公司应通过信息与传递机制建设强化内部控制，公司应关注信息的收集、加工、传递、报告与反馈。首先，建立和制定与企业经营目标相结合的信息沟通制度，包括会议制度、反馈制度等。建设信息收集与加工的组织机构，明确职责和任务，并予以监督考核。其次，完善信息传递的机制，明确不同等级之间、同一等级不同部门之间、企业组织内外部直接信息传递的管理办法和要求，合理保证信息传递的有序。在这个方面应该说是目前公司最急需改进的，目前说来，主要任务还是提高在信息沟通上的执行，所以我们可以从以下两点着手改进：首先我们可以采用定期的会议制度来建立相关的信息共享机制以加强各部门之间信息的共享，特别是关键信息在各相关部门之间的沟通;其次，财务部门在充分了解自己的专业知识的前提下，更应该深入了解各业务部门的业务流程和关键控制环节切实提高内部控制的执行力。

总之，在公司领导的重视下，公司内部控制已初具成效，控制手段也逐渐成熟，在此基础上我们只有持续不断实践创新，加强企业内部控制的执行力，才能有效构筑起防范风险的安全网防火墙，实现企业的战略目标。endprint