浅议高校档案资源的开放与共享

刘东亚 王成义 靳一 梁爽

摘 要 高校档案是大学成长的足迹，也是大学教育教学与改革发展的重要基础。随着互联网的普及和电子信息的大量涌现，高速发展的信息时代为高校档案资源面向广大社会成员的开放与共享提供了新的发展机遇。本文以高校档案资源开放与共享的必要性切入，分析其局限性与不完备之处，提出高校档案资源开放与共享的创新之路。

关键词 高校档案资源 档案开放 档案共享

中图分类号：G647文献标识码：A

On the Opening and Sharing of University Archives

LIU Dongya， WANG Chengyi， JIN Yi， LIANG Shuang

（Archives of Northeastern University， Shenyang， Liaoning 110004）

Abstract University Archives is the history of its own， which is also an important foundation of college education and evolution. With the development of the Internet， the information age provides new opportunities for the university archives resources opening and sharing to the members of community. This paper will discuss the necessity and the limitations of opening and sharing of University Archives resources， so as to better improve the methods of opening and sharing of university archives.

Key words university archives resources; archives open; archives sharing

高校档案资源是一种非独占性的公共资源，每个社会公民都有享有这些信息资源的权力。目前，我国高等教育事业蓬勃发展，生机勃勃，社会上普遍关注高校的历史文化、科研水平、管理机制、教学动态、学生就业等事宜，但却缺少信息获取的渠道。可见，高校档案资源需要深度挖掘出其自身的潜力和价值，以更好的满足广大社会民众对于高校档案资源的需求。

1 高校档案资源开放与共享的必然性

档案资源是具有共享性的宝贵资源，是全社会所共有的人民智慧与力量的结晶。在整个国家档案事业中，高校档案管理是一个重要的组成部分，其目的就是承载高校历史，记录高校发展，开发高校档案资源，提供高校档案材料，为高校各项工作服务的同时也为社会各界提供服务。随着高等学校的快速发展，高校档案水平也取得了日新月异的进步，与此同时，新形势下的档案工作除了有着新的机遇和挑战外，也面临着新的要求。

1.1 高校档案资源的开放与共享是信息时代的必然要求

由于计算机技术和互联网技术的应用，公众的学习速度在不断加快。信息技术的飞速发展对人们获取知识、学习知识、应用知识提出了新的挑战，换言之，信息的更新步伐加快，数量和复杂性递增，要求我们必须加强信息储备、信息管理和信息交流。信息资源的开放与共享，是在飞速发展的信息时代国家保证社会公众实现知情权的重要举措。高校档案信息资源的开放与共享针对高校的各种档案信息资源进行合理配置，创造一个良好的信息环境，使广大社会成员都能够平等地获取所需要的档案资源，最大程度地促进高校档案信息资源面向全社会的开放与共享。

1.2 高校档案资源的开放与共享是高校发展与社会进步的共同要求

在迎接全球信息化的竞争和挑战中，高等教育扮演着举足轻重的角色，高校若想在信息浪潮中寻求新的出路，取得新的发展，就必须顺应时代，更新思想，走信息开放化、共享化和合作化的发展道路，这样才能在竞争中处于不败之地。高校档案资源实现开放与共享，必将打破原有的尘封固守的封闭服务模式，变单一为综合，变分散为集中，变封闭为开放，使高校档案信息资源真正成为多元化、社会化的档案信息资源，进而增强高校档案的科学管理，充分发挥其应有的作用，促进高校整体事业的平衡发展，更好的服务于高校工作。

2 高校档案信息资源开放与共享局限性分析

2.1 高校档案信息化建设基础薄弱

当前，我国各大高校保存的档案大多为纸制档案，不仅管理起来耗时耗力，查阅起来更是相当不便，信息化建设作用于档案管理工作的重要性日益凸显，如何在档案信息化建设基础薄弱的情况下，推进信息化建设步伐，提高高校档案资源的信息化应用水平，实现高校档案资源的开放与共享，是我们要思考的问题。

2.2 高校档案信息资源建设滞后

实现高校档案信息资源的开发与共享，核心在于实现高校档案资源的信息化建设，我国高校的数据库遵循的标准各异，不仅数量繁多，而且容量不大，各单位数字化建设多以本馆为中心，馆藏信息资源数字化不能够统一规划，缺乏协调合作，各自为战，耗费大量资源，造成重复建设，并为以后的兼容留下了隐患。

2.3 高校档案信息服务技术手段落后

大多数高校档案馆即使已经配备有计算机等先进设备，但仍局限于基本的操作，办公自动化的水平不高。另一方面，高校档案馆的网站建设也不尽如人意，档案馆网站资源较少，服务项目简单，仅包括基本的信息浏览和信息咨询，信息量有限，缺少特色，用户在其网站上不能得到深层次的需求信息，无法达到较高利用率，服务水平亟待进一步的加强。

3 实现高校档案信息资源开放与共享的途径

3.1 实现高校档案资源开放与共享，更新服务观念是先决条件

档案资源是国家和人民的共有财富，高校档案是其中重要的组成部分，实现高校档案资源的开放与共享是社会公众权利的体现，其程度必然影响到社会生产实践活动的方方面面，这就要求高校内部一定要转变服务观念，优化服务方式，健全服务制度，把这项工作真正纳入整体规划中，才能实现高校档案资源的开放与共享。

3.2 实现高校档案资源开放与共享，数字化和网络化是技术保障

数字化和网络化是档案工作未来发展的必然趋势，传统档案工作的封闭半封闭的管理模式有着严重的“重藏轻用”倾向，大大限制了其发展，使其拥有了局限性，而经过了数字网络加工后的档案资源不仅可以多平台、可重复的利用，也从另一方面解放了档案工作者，从根本上解决了传统查询费时费力、手续繁琐等困难，使他们能够将更多的精力投入到档案信息资源开发利用中。数字化、网络化对高校档案资源的开放与共享的保障作用主要体现在：

（1）方便档案资源查找。高速发展的信息社会要求档案部门能够准确、快速的提供档案信息资源，原始的管理方法无法实现快捷、高效的传递，利用数字化、网络化对高校档案资源进行开发，既能够使档案查询及检索更加高效、快捷、准确，也能够使档案的修改、补充、复制更加灵活。

（2）减少档案原件损害。档案资源的数字化和网络化建设可以变更传统的馆藏信息载体，一些具有存贮量大、体积小、传递快、易于保存和实现档案信息资源开放与共享的新型档案信息载体可以替代图纸、图片、音像带等旧载体，从而避免温度、湿度、虫害、水灾、火灾等对档案资料原件的损害，同时让更多人通过数字和网络技术看到了不宜直接利用的珍贵档案原件。

（3）改进档案管理方式。可以根据用户的不同目的，有针对性地将各类档案资源予以归纳整理、组合，为用户提供完备、充实的档案信息、服务。档案信息化为档案信息自由共享提供了有效的应用平台与传输途径，可以使档案利用者突破时间和空间的限制，打破固有的档案信息传输的瓶颈，随心所欲地检索和查询所需的档案信息，还可以根据不同目的，有针对性的将档案资源归纳整合，使档案信息充实完备，从根本上消除档案利用屏障，发挥档案资源最大的效用，从而实现高校档案资源的开放与共享。

3.3 实现高校档案资源开放与共享，确保档案资源安全是重要原则

实现高校档案资源的开放与共享，就意味着高校档案资源需要接入国际互联网，社会上的每个个体都有权利查阅，因此其健全性、安全性就显得尤其重要。为了确保高校档案资源的安全，必须要做好以下两点。

（1）维护数字档案的网络安全。档案的数字化建设是以网络技术为基础的信息化建设，网络中存在的安全隐患时时刻刻威胁着数字档案的安全，尽管目前我们处于一个信息共享的时代，但是数字档案本身的特殊性，要求它不能与其他信息资源一样实现完全共享，更不用说一些涉及到机密，不能公开的档案资源，一旦发生损毁、篡改和丢失，损失将是无法估量的，因此，维护数字档案的网络安全尤为重要。

（2）加强档案管理人员的从业水平。数字档案的安全维护中，人是最重要的因素，档案管理人员应增强责任感，提高专业水平，跟进网络技术，制定高校档案的安全管理制度，确定高校档案的安全管理等级，拟定查询高校档案的网络操作规范等。同时，也要加强知识产权知识的普及，培养档案管理人员的知识产权意识和素养，敏锐的感知并合理的处理高校档案资源开放与共享中的知识产权问题。

参考文献

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