对规范企业职工档案管理工作的探讨

◎郝 栗

对规范企业职工档案管理工作的探讨

◎郝 栗

无论哪个时代，人才始终带领世界走在时代的最前列，当数字营销、信息传播渠道越来越发达的时候，记录人才的学习、工作、晋升、调迁以及业务技能等信息的企业职工档案的管理就显得尤为重要起来。本文从现今企业职工档案管理工作存在的问题以及如何规范逐级进行讨论分析。

职工档案 管理规范化

企业职工档案对职工、企业单位，都有至关重要的作用。首先，对于个人，职工档案是在就业招聘、任免、技能培训、晋级、奖惩、考核等工作中产生的有关职工个人事迹、思想政治、技术业务水平、工资福利、工作表现以及工作变动等情况的一份原始记录，同时也是系统、全面地考核一名职工和依据法律维护权益的一份及其重要的依据。相同的，对于一家企业单位而言，也是企业本身管理本单位员工的一个重要参考，要想加强员工工作的积极性、提高企业工作的效率，就必须建立健全一个良好的企业职工档案管理系统，规范企业职工档案管理工作、把这部分工作提升到一个相对重要的地位。

一、企业职工档案管理工作中存在的问题

1.通过实地调查发现，存在部分企业根本就没有建立职工档案，更不用说如何加强相关的管理工作了。有数据显示，在我国某街道新开工或扩建的规模的企业中，民营和外资达500多家，本地和外来职工人数已经达到20多万。可是出于种种原因，有将近一半的企业没有建立职工档案，由此引发了诸多问题，例如职工技能职称及技能无法确定，医疗保险等职工待遇无法享受，职工个人的合法权益也无法得到保障。

2.虽然有超过半数的企业建立了职工档案管理系统，但是仍然存在部分企业职工档案不齐全或者不准确的情况。例如，职工档案里的姓名与职工身份证或者户口簿上的不一致、招聘时填写的员工年龄和实际年龄也不相符等等很多类似情况存在。这就是只完成了“建立”工作，但是忽视了“健全”工作。在实际档案管理工作中存在诸多漏洞和不足。例如，从企业招聘职工一开始，就没有立即为其建立档案，因此会缺少招工招聘登记表等相关材料；还有的企业虽然在招聘职工时，为其建立了职工档案，但是在后期的档案管理工作中，还是忽略了一些细节上的工作，例如没有把职工的定职定级表和劳动技能鉴定表等类似材料及时的归档，很容易就发生部分职工个人材料的遗漏甚至是丢失。

3.我们还发现，存在部分企业职工档案管理工作相对混乱的问题。这种情况主要发生在那些资不抵债或者倒闭停产的企业，一旦一个企业发生上述问题，人力资源部门就将倒闭，相关的档案管理工作人员也将失业，职工档案理所当然无人问津。这种情况造成的职工档案遗漏缺失现象最为严重。

二、如何规范管理企业职工档案的对策

1.加大宣传力度，提高管理企业职工档案的意识。定期或不定期地举办一些活动，宣传规范管理企业职工档案的重要性十分必要。采取必要措施从根本上彻底改变领导、企业职员、档案管理人员以及普通员工对职工档案的轻视，让企业各级对档案足够重视，不仅能加强企业内部管理、加大对职工档案管理的经济支持，便于领导高层更加清晰地对企业内部组织进行统筹规划，而且在一定程度上节约了企业进行职员管理时的时间、人力、物力成本。

2.齐心协力，共同管理。对企业职工档案的管理不是企业高层或专事人力资源的某一个部门的工作任务，而是需要企业整体对职工档案有一个清新的认识，团结协作、从基层开始，联合企业主管部门逐级对档案进行规划管理。同时，加强与劳动保障部门的联系，从而从内部和外部两个方向着手，进一步提高档案管理效率。

3.建立相关的规章制度约束职工行为。企业应当加强职工档案管理相关的公司章程，从硬性规定入手，提升职员的自律性、积极性。无可避免的是，制定的管理体制必须符合当今社会的经济发展、人力资源管理要求，做到及时更新、及时纠正、及时调整、及时实施。另一方面，必须明确管理的目标、方式方法、管理内容，划分管理层次，做到有秩序、有效率、作用明显。

小结：

规范企业职工档案是一个长期的过程，在某个短期内可能并没有看到显著的效果，但是从公司的长远发展来看，其对整个企业的统筹规划管理以及未来发展都将起到巨大的作用。无论是外部力量还是内部整理，规范职工档案管理工作都要有一个双向的约束作用，即既要约束领导，又要约束基层普通员工，上下一致才能坚持规范管理严谨性，体现制度的严肃性，减少不必要的矛盾产生。同时，管理办法不能太过于死板，有变化有规范，通过整体的反馈情况，对预先制定实施的管理办法进行及时的调整，顺应公司本身的企业文化，不得生搬硬套。如此，一套规范性的企业职工档案管理制度的建立，才能帮助企业完成内部人才管理，取得更卓越的发展成绩。

[1] 张尚瀛.档案工作理论与实践，[J].华艺出版社，2012.

[2] 陈济民.论新形势下企业档案管理工作的规范[J].恩施职业技术学院学报（综合版）.2010年第1期.

[3] 陈一凡.规范企业职工档案管理工作的思考.档案与建设[J].2011年第10期.

（作者单位：吉林省大安市企业职工档案室）

（责任编辑 冯雪峰）