当前形势下文书档案管理工作探究

◎武润芳

当前形势下文书档案管理工作探究

◎武润芳

文书档案管理工作在当前迅速发展的经济社会背景下受到了更多的关注，人们非常注重该项工作的重要性，因此，文书档案工作已经面临着比较严峻的考验。根据笔者掌握的关于文书档案管理的特点，充分对该项工作中存在的问题进行深刻分析。

新形势 管理 文书档案 对策

随着社会经济的发展，人们对文书档案的管理工作提出了更高的要求，文书档案是指社会团体、企事业单位和其他有组织的群体、政府机关在领导和行政活动中形成的具有保存价值的文件的总称。

一、新形势下文书档案管理存在的问题

1.完善文书档案管理的制度

当前的文书档案管理制度存在着一些比较明显的问题，需要在今后进一步完善与创新。我国事业单位与国有企业中比较重视经营管理方面的创新，但是对于文书档案管理并没有给予充分的重视，因此文书档案管理工作与创新的管理机制并不合拍，一直运用着传统的，具有机关档案管理特色的管理方法与制度，严重落后于改革后的管理机制，这对文书档案管理方法的创新与改进产生了严重的阻碍。

2.需要提高档案管理水平

档案管理中运用的计算机管理软件系统没有通用性，缺乏统一标准，无法实现管理的规范化与标准化。例如，一些档案管理软件，忽略了档案理性与文件的衔接，仅突出了档案的专业流程，尤其实现OA系统后，无法将档案管理融入到系统中来，使许多文件在OA系统中无法及时、准确地纳入到管理中来。

3.需要提高文书档案管理人员的专业素质

尽管现在具有文字档案管理的单位已经有了固定的人员参与文书档案管理，但是参与文书档案管理的人员整体素质并不高，其文化程度也与文书档案管理工作的要求不相符，不能适应面对极大挑战的文书档案管理工作，尤其是进入新世纪以来，具有专业的文书档案管理人员技术素质的人才极少，对文书档案管理工作能够进行深入研究并进行专业开发的人员更缺乏。

4.缺乏开发档案资源的力度

档案管理人员不少缺乏专业性而且在从事档案管理的工作上也缺乏开发资源的积极性，他们将工作的重点放在收集档案、保管档案上，其服务方式是被动的，无法把当前实行的主动热情服务意识落实到工作中去，对文书档案管理的开发与利用工作形成了阻碍。

二、新形势下做好文书档案管理的对策

1.加强制度建设，提升管理能力

对目前实行的文书档案管理工作要进行制度上的全面改革，对现行的传统制度进行重新梳理，去粗取精，再根据部门公文管理工作的要求，合理合法地对公文档案进行有效的处理，将文书档案进行整理归纳，分门别类，进行统计，集文件处理程序、档案保密、借阅与归档、档案鉴定和销毁于一体，将这一系列问题进行规范化管理使档案管理实现统一化，标准化。对不完善的制度进行纠正与完善，废除无效的规章制度，实现对新形势下文书档案进行科学规范的管理规章制度。

2.运用先进手段，加强文书档案现代化管理

第一，根据本单位文书档案管理的需要，选择合适的软件，在计算机这一平台上，可以进行对档案的整理、分类、编号、检索、存储和查阅，将档案管理软件和系统软件的接品做好，使两者能够实现顺利对接，让电子数据文件能够与档案系统实现直接归纳，从电子文件中查询到纸质文件的内容，保证原有文件的真实性。第二，要提高文书档案的检索速度。设计多样化的检索工具，实现对文书档案分层分级别的检索，通过提高检索工具的覆盖率，让每一种检索工具都能够将所有的存入的档案进行全面覆盖，并通过检索快速、准确地找出需要的文件，实现文书档案检索的高效性。

3.优化队伍结构，提高管理人员素质

在文书档案管理工作中，要坚持以人为本的原则，要提高管理工作的质量，就要以人为本，优化队伍结构，各个单位要根据自身在文书档案管理的需求，在人才选择与聘用时，选择一些具有相当文化水平与业务能力的人员参与到文书档案管理中来。档案管理者要树立现代化管理档案的理念，掌握档案计算机管理运用技术，根据需要进行多层次、多渠道、多形式、多手段的继续教育，不断强化档案管理人员的素质培养与教育。要结合本岗位工作，不断更新文书档案管理的业务知识，努力从过去传统的手工型向现代化管理型转变。

4 .增强服务意识，大力开发档案信息资源

档案管理人员应该深入到单位、科室，了解他们对档案信息的需求，根据各类人员不同需求的特点，有针对性地提供编研信息，使各部门在实践中充分认识到档案对其工作所起到的作用。同时，要重视档案信息资源的开发和利用，要多途径、多渠道地开发档案信息资源。如：利用档案信息资料组织编印《档案利用汇编》《统计资料汇编》《财务经营统计分析汇编》等一系列资料汇编，充分利用档案信息资源，为单位管理决策和制订规划、计划、工作总结、实施措施等提供真实可靠的档案信息。[1]要编写各种专题汇编，为利用者提供多层次、多方面、有实效的信息，不断提高文书档案利用效率。

[1]陈龙民，论新形势下如何做好文书档案管理工作[J].黑龙江史志,2013.20总第309 期

（作者单位：张家口市建设档案馆）

（责任编辑 刘冬杨）