做好企业档案保密工作的实践与探索

林颖卿

广东电网有限责任公司珠海供电局 广东珠海 519000

做好企业档案保密工作的实践与探索

林颖卿

广东电网有限责任公司珠海供电局 广东珠海 519000

随着市场经济的发展，我国各企业之间的合作日益增进，加之科学技术的快速进步，企业档案保密工作面临着一系列的问题与挑战。本文针对企业档案的整理过程、保管过程、利用过程三个方面，论述了企业档案保密工作的实践策略，以期提高企业档案保密工作的水平与质量。

企业档案；保密工作；保密制度

前言

企业档案是指企业在生产经营过程中，形成的对本企业、对社会甚至对国家而言具有保存价值的各类文字、图像、数据、影响等历史记录。在档案管理工作中，档案保密工作是至关重要的内容，直接关系到企业的生存与发展，对企业而言具有重大的现实意义。只有高度重视档案整理、保管、利用及归档的整个过程，处理档案保密与档案开放之间的关系，确保档案的完成与保密工作的落实，才能切实维护企业的安全，从而保护企业的经济利益。然而，随着我国经济的迅猛发展，市场竞争日益激烈，各企业为适应市场经济的变化正逐步深入改革，促使企业档案管理工作发生了较大的变化，大部分企业档案保密工作仍存在许多问题，造成档案管理更为混乱，因此加强企业档案保密工作十分必要。

一、在档案整理过程中做好保密工作

（一）科学分类涉密档案

档案可分为涉密档案与非涉密档案，同时涉密档案又分为密级档案与绝密档案。在档案的整理工作中，首先需要将涉密档案与非涉密档案进行分类，从根本上解决文件材料的混乱问题，将过去由于文件管理不当造成的机密扩散漏洞以及涉密档案不集中等问题彻底解决。尤其是对于绝密文件，必须采用单份盒装进行独立保存。同时，要按照立档单位，将档案中的涉密文件编制目录，建立涉密档案专用台帐和存放地点索引，以准确掌握涉密文件存放位置，为有效的保密与及时的提供创造有利条件。

（二）明确档案保管及保密期限

档案的保管期限与保密期限虽有极大不同，但是都需要准确掌握。对于档案的保管期限而言，应当对档案内容的现实作用于历史作用进行正确的分析与判断，根据本企业的实际情况与发展趋势确定档案的保存价值，从而对档案保管期限进行准确判定。

（三）提高档案管理人员综合素质

档案对于企业的安全与发展有着至关重要的作用，必须提高档案管理人员的综合素质才能保证档案保密工作的有效性。尤其是绝密档案管理人员身份极为特殊，具有知密多、知密早、知密深等特点。相对应企业的一般工作人员而言，档案管理人员的责任更为重大。因此，企业必须高度重视档案管理人员的综合素质，需通过多种渠道对档案管理人员进行相关培训，以全面提高档案管理工作人员整体素质。

二、在档案保管过程中做好保密工作

（一）加强绝密档案日常管理工作

对于档案管理工作而言，绝密档案管理工作是重中之重。这是企业的核心秘密，不仅直接对企业安全造成影响，同时也关系到企业的经济发展。因此，为确保企业的安全与稳定发展，必须加强绝密档案的日常管理工作。不论是管理、利用还是归档保存，都需做好完整记录，并做好相应的加密工作。

（二）掌握档案涉密情况的变化

在保管档案的过程中，档案的涉密情况会随着文件贯彻的情况和时间的推移不断发生变化，例如升密、降密直至解密。一般情况下，在档案涉密情况的变化过程中，升密档案占极少数，即使有档案升密，也是短时间内的。大多数情况都是先降密，到解密。归纳档案涉密情况变化原因，共有三点：其一，文件保密范围发生变化；其二，文件材料作用发生变化；其三，文件保密期限发生变化。

（三）高度重视档案库房管理工作

为防止库房发生失窃现象，应尽量将库房与办公室、阅览室、休息室等分开，加固库房门窗，安装摄像头等。同时，派遣专人负责管理档案库房，并制定健全的库房管理制度，与库房管理工作不相干者一律禁止入内。在库房管理工作中，必须严格落实相应制度。许多企业实践工作表明，坚持做好档案库房的管理工作，是做好企业档案保密工作的先决条件，也是维护企业档案安全的重要前提。

三、在档案利用过程中做好保密工作

（一）正确处理档案保密与利用之间的关系

在企业档案的日常管理工作中，档案管理人员一般都十分重视档案的保密工作。但是由于受到传统保密工作观念的影响，许多档案管理工作都更加侧重于保密，却忽视了档案的自身作用。因此，大量档案长期被束之高阁，得不到充分利用，甚至许多具有高价值的档案最后变成废纸被扔弃，造成严重的档案资源浪费。同时，重保密轻利用的现象，导致许多企业领导不能及时对情况进行全面了解，不能使档案的作用得到充分发挥，档案管理工作人员的实际工作并未创造真正价值。

（二）重视档案开放的基础工作

要开放档案使档案得到充分利用，就必须将档案开放的基础性工作做好。首先，应将档案的内在质量提高。即在原有管理系统的基础上，对所有档案进行科学、系统的整理，将档案按照不同性质进行分类，清楚的对档案进行编目，以便能及时利用；其次，建立健全的档案系统，以配合档案开放后的检索需求与管理要求；再次，编制档案检索工具。主要包括基础性检索工具、骨干性检索工具、文字叙述性检索工具等。如，档案目录属于基础性检索工具，开放档案卡片目录属于骨干性检索工具，全宗卷属于文字叙述性检索工具。在开放档案的检索工具中，应当以骨干性检索工具为主，基础性检索工具与文字叙述性检索工具为辅；最后，准备好档案副本。部分档案极其重要与珍贵，应当采取照相、复印、抄写等手段将其复制，并做好档案副本管理目录。

（三）落实档案工作中的监督工作

在档案利用过程中，必须做好监督工作才能保证档案保密工作的有效性。建立健全的监督机制并严格落实，能有效防止或纠正档案在利用过程中出现的各种不利于档案保密的不良行为，既能保证档案得到充分利用，还能确保档案的安全与完整。首先，要严格落实档案利用中的阅览制度、复制制度、外借制度等；其次，要根据不同利用对象的实际利用情况与利用目的，掌握其思想动机与利用方向，加强监督工作。

结束语

综上所述，在企业档案保密工作中，任何档案管理工作人员都必须保证档案保密工作的科学化、现代化与规范化。笔者认为，在今后的档案保密工作中，应当不断提高管理人员的工作水平与质量，树立坚定的档案保密意识，并勇于探索与开拓档案保密工作的新途径，才能促使档案保密工作更好的服务于企业发展。

[1]闫桂珍.浅述如何做好企业档案的保密工作[J].广西电业,2010,(10)

[2]韦红庆.加强企业档案保密工作的几点思考[J].档案管理,2009,(3)

[3]许祺.论企业档案保密工作要点[J].办公室业务,2012,(7)

[4]翟桂荣.浅谈企业档案的保密工作[J].新疆有色金属,2009,32(6)