可行性图书馆办公自动化系统的建设

宁勇 刘恋

摘 要：本文通过对图书馆办公自动化系统建设的几个误区，以及建设中所存在的问题进行阐述，并提出了相应的应对建议，希望在图书馆办公自动化系统的建设工作中，形成一套可行的建设体系，希望能对建设办公自动化起到一定的积极作用。

关键词：办公自动化系统；图书馆办公；可行性建设

1 图书馆办公自动化系统建设的几个误区

1.1 强调独立开发与功能齐全

目前，部分图书馆管理人员有一个办公自动化系统建设的误区，过于强调办公自动化系统的独立开发，要求能够随时进行改进，满足于图书馆自身的办公需求。这样的做法不太科学合理。因为，当前办公自动化系统的发展，已经非常成熟，整个系统的建设涉及到的技术较多。如果强调独立开发，是不可能独立开发出一套优秀的办公自动化系统软件。并且现在的办公自动化系统融合许多管理理念，对于一名程序员开发人员来说，对于这些管理理念并不熟悉。而且独立开发一套办公自动化系统，耗时、耗力、耗财，虽然可能在一定程度上可以进行随时改进，但是对于工作人员对系统的掌握并不是一件好事，这对于使用者来说会有得不偿失的结果。对于功能方面来说，目前许多成熟的办公系统，已经发展的很成熟，许多功能都是可以进行无限扩充。但对于正常的图书馆办公工作来说，并不是需要许多的功能，而且一套功能繁杂的系统，反而会影响到工作人员的使用，同时也增大了系统的维护成本。

1.2 强调“以贵为好”想一步到位

目前，许多图书馆并不具备自己开发办公系统的能力，所以会对外进行采购。但是在采购过程中，经常会以价格的高低来衡量系统的优劣。这样的理念是错误的，价格低廉的系统，有可能是一个小公司或者是个人开发的系统，在整个系统中存在许多的漏洞与BUG。而且售后服务也难以得到保证。价格高的系统，虽然在功能和稳定性上较强，但是这些系统大多都是一些附加功能，这些功能增强了设计成本，从而造成办公系统的价格高涨。所以通过价格来衡量系统的低劣是不对的，主要判断一个产品优劣，要看它是否适合需要。有的图书馆管理人员，认为价格高的系统，是可以一步到位，一劳永逸的。这也是一种非常错误的理念。在进行软件选择的过程中，应该选择那些易于扩充升级的软件。所有的办公自动化软件，目的是为了提高办公效率，而不是根本意义上去解决管理问题，只是利用一种较为先进快捷的方式来帮助工作人员更有效地完成工作。

2 图书馆办公自动化建设存在的问题

2.1 办公系统培训不到位影响对系统的使用

办公系统的投入使用，需要针对使用人员进行系统的培训。许多图书馆在自动化系统培训时，采用的是脱离上机操作，经常以理论讲解来代替实践操作。这样的培训方式对于工作人员来说，难以形成良好的实操记忆。对于系统的使用受到了一定程度的影响。

2.2 办公系统了解不足导致功能使用受到影响

办公系统的目的，在于利用快捷方面的功能提高人们办公的工作效率。当前有许多图书馆的功能是被闲置的，这样本质上对于工作效率的提高，没有达到应有的标准与水平。多数图书馆办公系统中的数据管理与文档管理等方面的功能没有使用，仅是局限于文字处理方面的工作。使用过程中，没有对系统进行仔细的了解，许多的工作处理还是采用传统的手工处理方式。这些功能不使用，从一定程度上影响到了业务的开展以及领导的决策。

3 突出误区以及解决问题的几点建议

3.1 领导需要提高自动化办公系统建设的重视程度

在自动化办公系统建设中，图书馆内的工作人员都是需要进行使用的必要工作工具，这样才能体现出办公系统的使用效果。在办公自动化系统流程中，许多业务都是与领导的决策相联的。因此，图书馆领导需要起带头作用，促进普通工作人员的使用积极性和主动性，从而保证办公自动化系统的使用效果。

3.2 对系统进行仔细规划与了解，提升全员的操作水平

办公自动化系统可以说，只是图书馆使用的多个信息系统中的一个系统。整个系统是以数字化和电子化体现的。但是在办公系统中，一些专业软件是不可能被其替代的。比如：财务、人事等方面的专用软件。但是可以对系统进行规划整合，充分发挥出办公自动化软件在工作流和文档管理方面的优势。要发挥出系统应有的水平，随着单位的管理水平、工作人员的操作使用水平的提高，使用效果也将逐渐显现。当图书馆的自动化办公系统使用达到一定的阶段和水平之后，会出现一些管理问题和业务需求，这样的发展过程对于推动系统发展有非常重要的推动力。

3.3 依照系统特点进行协同实施并进行优化

在进行办公系统的实施过程时，需要依照系统的特点进行合理的分工。相互配合完成系统的建设。相关业务部门，需要配合技术部门做好技术方面的指导和辅助，以便技术部门进行需求调研和试用。通过与开发方或者是技术部门的沟通，为系统的开发提出一份良好的建议文件。办公自动化系统的本质是一套管理信息系统软件，在其需求调研和开发使用过程中会发生许多与现有的管理模式和方法相互冲突的地方。当与原来管理方式出现冲突时，应对图书馆的管理水平进行分析，并且优化出合理的管理模式和方法，把优化以后的模型用软件的方式来实现。争取把出现的问题与管理冲突，在进行调试与试用时解决。

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