高校档案信息数字化建设探析

陈岩

摘要：21世纪是信息技术新时代，信息技术作为一项现代化科学技术正在支持社会各个行业、各个领域的高效工作和运营，高校档案也已经进入信息数字化管理时代，信息技术提高了档案管理工作效率，提高了档案管理水平。该文分析了高校档案信息数字化建设功能价值以及具体的建设方法和途径。

关键词：高校档案；信息数字化；建设

中图分类号：TP393 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2014）31-7532-02

高校是人才汇聚基地，无论是人事档案还是其他档案信息管理都是一项庞大的工作，需要管理者统筹、规划浩瀚的信息数据资料，为了减轻工作人员压力，提高档案管理工作效率，近年来各大高校开始引进信息技术，开始注重档案信息数字化建设，为高校档案信息化管理开辟了一条更加宽广的道路，提高了档案管理水平，也确保了档案信息管理准确率，达到了良好的管理效果。

1 高校档案信息数字化建设的功能和意义

高校档案信息数字化建设与管理具有多方面的功能意义，特别是在这个信息技术繁荣、数字技术爆炸的时代，高校档案管理模式只有紧跟时代发展，依托于现代化信息数字技术，才能提高自身工作效率，迎合时代发展，创造最佳工作效益和效果，高校档案信息数字化建设的功能价值具体体现在以下方面：

1） 档案信息集成功能

档案信息数字化建设后，档案信息将以数字形式存在，从而能够有效促进档案信息资源的“双规并行”的存储状态，一方面档案纸质实体资料被实地妥善保存，另一方面在信息技术支持下，档案也能够以文字、信息、图片、图像等电子数字化形式存储，这样就实现了档案信息资源与实体二元分离，达到信息内容的集成再现，这就有效增加了高校信息资源的储备规模，同时也加强了各个信息载体间的联系，实现了资源的集中分享，利用信息技术能够对档案信息实施全面的检索、调查与采集。

2） 充分发挥辅助性管理功能

旧式的档案管理相对传统落后，而且容易受到多方面因素的不良影响，例如：资源性质、客观条件、技术条件等等，使得档案信息资源作用得不到充分发挥，这与高校档案资源的实效价值意义相违背，档案无法被高效使用，信息数字化建设则有效解决了这一问题，在网络信息技术功能的支持下，信息能够被集中归类、整合，为信息利用者提供方便、准确的信息服务。

3）真实的历史再现功能。立足于档案资源的内容、成份，就可以看到经过信息数字化建设，使得档案信息可以与其载体分离，并实现其内部内容的集中共享，虽然，这种集成共享带有虚拟性，然而，对能够在时空方面实现对高校档案信息资源的优化整合，创建完善的档案信息系统。使得校内各个相关部门间有效联系起来，而且凭借网络信息工具与多媒体技术等有利于档案历史场景的再现，更加聚集大众的目光，这样就从整体上维护了档案信息管理工作的权威性、严肃性。

2 高校档案信息资源数字化建设存在的问题

1） 人才资源匮乏

档案信息化数字化建设需要一批强有力的人力资源力量的支持，这些人才资源要具备计算机技术、档案管理技术双重技术知识、双方面才能，然而，从目前来看，这也正是高校档案信息管理所面临的一大挑战和困惑，大多数高校目前缺乏类似的复合型人才资源，现有的档案管理队伍无法紧跟时代步伐、掌握先进的信息数字化技术，这就使得档案信息数字化管理的实现步伐相对受阻，影响了档案信息化建设步伐。

2） 档案管理系统同办公系统联系不佳。当前几乎所有高校都实现了自动化办公，创建了自行研发、设计的办公自动化系统，有效确保了办公效率，提高了办公质量，这些办公软件系统多来自于自身校内的设计，然而，对应的档案管理信息系统则不然，多数来自于档案行政部的统一设计，这样就无法实现档案管理系统同学校办公自动化系统之间的链接，二者之间无法达成互动交流的局面，甚至也会影响档案信息化数字化管理优势功能的发挥。

同时，虽然一些高校已经实现了档案信息化数字化管理，然而，其信息的利用效率依然十分有限，现有的信息资源没能被充分利用，甚至依然采取人工检索、手动翻阅查询的形式，使得档案信息化数字化管理模式优势无法体现出来。

3 高校档案信息资源数字化建设的科学方法

1） 创建数字平台，营造良好信息环境

高校档案管理要想实现数字化、信息化，就要创建一个健全完善的信息技术平台，为档案信息化管理创造一个有力的条件与和谐环境空间。要打造出一个信息数字化建设系统，进行全方位、全过程、全面的数字化建设，从数字平台的设计、相关软件的研发、档案信息归纳、系统设计以及信息存储备份等等都应该有步骤、有目标地开展起来。第一，结合高校情况，研发出于其适合的档案管理软件，并对应配置与词数字平台适宜的硬件设备，因为高校的信息工作任务繁琐，每个工作日都可能出现大规模的档案信息急需录入、储存、上传等等，所以做好在所建设的系统中引入双服务器，高速扫描仪等设备，以便发挥良好的扫描、备份功能，确保档案信息技术、精准归档，维护档案信息资料的安全。创设档案信息查询系统，从而实现档案信息的有效核对、查询等功能，确保档案信息被高效利用，促进档案信息资源的共享。

2） 创设沟通渠道，实现部门间信息沟通。必须积极在办公自动化系统以及数字化档案管理系统之间创设沟通渠道，为了解决二者之间的有效链接问题，应该在查询接口程序中设置档案信息查询项目，以此来确保档案信息管理同高校的自动化办公系统、人力资源管理系统、教务系统以及财务系统之间的有效链接，为这些部门在办公过程中，档案信息资料的查询提供便利条件，也为档案管理部门提供了信息数据收集、整理与归档便利，从而实现自身档案信息数据库的不断优化整合。

同时，也要注意在电子文件和纸张资料之间形成绿色通道，科学的方法是将他们通过文本、影像两种模式进行共存，参照档案管理数字化特点来编制出科学、完备、客观的管理规范制度，例如：归档制度、数字化检测制度等等。从政整体上维护档案信息数据化管理的科学性、权威性、精准性。

3） 创设一个标准规范系统。标准化与规范化已经成为高校档案信息数字化管理的基础和条件，应该逐渐创建并打造出一个高校档案的标准系统，其中涵盖信息处理、录入、传播、检索、调控等多方面内容。通过标准化、规范化模式来达到对档案信息资源的高效利用，从而体现档案信息数字化管理的科学性、权威性，必须将标准规范放在首要位置，利用其支持高校档案信息数字化建设的健康发展。

4） 培养并储备先进人才资源。档案信息化数字化管理的前提是要拥有一批合格的信息技术人才，因为只有这样才能确保信息化技术得到充分、合理的利用，才能确保档案数字化管理优势功能的发挥，因此，必须加大档案管理人才建设力度，重点培养并培训具备档案管理专业能力，同时又精通计算机信息技术的复合型人才，发挥这些复合型人才对学校档案信息数字化管理的有效支持作用。积极吸收、引进并培养更多高级人才，使他们具备娴熟的计算机技术操作能力，又扎实掌握了档案管理基础知识，并具有超强的责任感与积极的工作态度，重用这些人支持学校档案信息化管理工作，为学校的档案信息管理储备一大批合格的技术人才。

5） 创建各类档案信息数据库。档案信息数字化管理必然离不开信息数据库的支持，因此，既要拥有一定规模的档案信息资源，又要将这些资源进行科学的归类、归纳与分类，创建一个与之相适应，能够发挥查询、检索以及其他多功能的档案信息数据库，参照不同学校的学科特征，研究方向等进行科学归纳、归类与汇总，形成一个包括目录系统与具体内容的数据库，例如：教师科研成果数据库、人事调动数据库、学生学籍数据库等等，为高校校内各类信息查询提供便利，这样才能体现出档案信息数据库的合理功能。

4 总结

高校档案信息数字化建设是未来高校档案管理的未来发展趋势，必须注重相关信息技术的引进与开发，不断优化、调整并改革档案信息化技术，提高信息化管理水平，从整体上确保高校档案信息数字化建设水平，实现高校档案信息数字化建设的与时俱进，开拓创新。

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