数字档案信息生态系统的模型构建※

夏红兵 易宇文

(四川旅游学院，四川 成都 610100)

1 数字档案信息生态系统概述

“信息生态系统是指由信息、人、环境组成的具有一定的自我调节能力的人工系统。它可以小至一个家庭，大至整个社会;它可以是一个行业，也可以是一个区域。”［1］由此可见，人、信息、信息环境是信息生态的研究对象，用生态学的理论与观点，阐释信息行为中三者之间的关系，是信息生态的研究目的。

“档案信息生态系统是指以实现档案信息的产生、积聚、传递、开发、利用等为目的，具有特定的结构和秩序的由各种要素组成的相互关系的总和”［2］，可见，档案人、档案信息、档案信息环境是档案信息生态的研究对象，档案学专业领域积极引入生态学理论和思想，借以研究三者之间的相互关系、相互作用、相互影响，其研究目的是构建和谐的档案信息生态系统。其中，档案人是主体，因其在档案信息的获得、存贮、加工、传递、利用等过程中作用的不同，可分为档案工作者和档案利用者两类。档案信息是客体和基础，缺乏档案信息，档案信息生态研究就是无源之水、无本之木。档案信息环境是背景和活动场所，档案实践活动既受社会政治、经济、文化背景和档案政策、文化、制度、技术、基础设施等相关因素的影响与制约，同时档案实践活动又可以在一定程度上改变上述相关因素。

2 数字档案信息生态系统的模型

档案系统是由多个相互作用、相互影响、共同演化的要素组成，其构成模型详见图1。

档案人作为档案信息生态系统中最积极、最活跃的因素，应遵循政治、经济、文化等社会环境的规律，合理运用档案机构提供的信息技术、信息设备和档案资源等信息环境条件，充分开发利用档案信息资源，并创造出符合需要的档案专题资料等新信息，实现档案的最大化增值。因此，知识体系、智力素质是档案工作者对档案进行创造性劳动的必要条件，包括科学文化、语言工具等基础素质知识，档案管理、档案信息技术、档案用户研究等专业知识，敏锐的洞察力、系统分析与综合思维能力、科研、自学和创造能力等智力素质，从而实现档案识别与获取、档案整理与组织、档案传播与传递、档案价值创新等功能，即实现数字档案信息生态系统内信息的有效流动。

档案信息是档案工作的加工对象，是档案工作的基础，档案人之间的档案信息沟通，形成档案信息流动。其中，档案机构收集、整理、存储档案信息，是档案信息流动的最初阶段;档案工作者编码、索引等组织处理已存储的档案信息，从而提高档案信息的质量，是档案信息流动的第二阶段;档案工作者不断更新、应用、吸收、扩散已储存的档案信息，是档案信息流动的第三阶段，目的在于组织内化档案信息，或产生新的档案信息(如专题编研等)，达到档案创新，创新包括新的概念、新技术、新型服务方式等;档案机构提供满足档案信息用户需求的档案信息，帮助用户解决实际问题，是档案信息流动的第四阶段;因档案工作者和用户的档案需求难以完全满足，促进档案机构对不能满足需求部分的档案信息进行再次更新、应用、吸收、扩散，是档案信息流动的第五阶段，从而实现档案价值再次增值。

图1 档案信息生态系统的构建模型

档案信息环境是档案信息生态系统的背景和场所，有广义和狭义之分。狭义的档案信息环境，指由档案信息政策、文化、伦理、基础设施、技术、资源服务等构成的档案活动的环境，广义的档案信息环境泛指档案环境和政治、经济、文化等社会环境等档案信息活动相关因素的总和。其中，档案信息技术、基础设施和资源服务能够直接服务档案信息生态系统。提高档案服务质量、加速档案工作流程、改善档案机构内部的协调关系等方面需要档案信息技术直接提供技术支持;档案信息基础设施主要分为档案设备和应用系统;档案资源服务是数字档案保持活力的促进因素，数字档案信息与档案用户特定需求之间的矛盾，实现档案创新的目的需要档案工作机构对档案信息进行连续不断的挖掘、开发。档案信息政策、文化、伦理能够体现档案群体的信念与价值观，是档案信息环境的保障，有助于计划、控制、组织、协调档案生态系统。同时，数字档案信息系统属于社会信息系统的子系统，不可避免地受到政治、经济、文化等社会环境的制约，与政治、经济、文化的发展息息相关。

3 构建数字档案信息生态系统模型的问题分析

健康和谐的档案信息生态有利于加快档案信息的流动和增值、开发高质量的档案产品、开展档案个性化服务、吸引高素质的档案工作者，从而促使档案工作具有持续发展动力和较高的竞争力。然而，长期以来我国档案工作的格局制约了数字档案信息生态系统模型的构建，具体表现如下:

3.1 档案资源呈现严重失衡分布格局，缺乏特色馆藏

受经济发展、技术水平、文化程度、地理条件等因素的影响，北京、上海、广州、深圳、宁波等城市和广东、浙江、江苏、山东、辽宁等东部沿海经济发达省份，集中了我国大部分的档案信息资源。而绝大部分中小城市，甘肃、青海、宁夏等内陆经济欠发达地区以及新疆、西藏、云南等边境省份，档案信息资源相对缺乏，形成我国档案资源的东多西少、由东向西呈现巨大落差的严重失衡分布格局。档案资源的开发利用受到这种失衡分布的严重制约，档案的社会、经济、文化、教育价值难以得到充分发挥，一定程度上加剧了档案的失衡分布格局。同时，档案馆(室)馆藏定位受传统观念的“大而全”“小而全”的影响，档案信息雷同较多，馆藏缺乏特色，缺乏上档次、上质量的档案资源。另外，档案价值的判断标准因时代变迁而有所变化，一些相对重要的档案，如干部任免、调动介绍信存根等，不少档案馆(室)没有收藏，特色馆藏也难以形成。

3.2 缺乏统一的协调机构，档案数字资源的低水平重复建设

管理体制上的相对分散、各自为政，缺乏一个能够对档案资源建设进行宏观调控的权威性的档案信息保障机构。以一个省为例，既有作为省档案馆协调本辖区的档案建设，又有高校档案协会牵头的高校档案建设，二者互不统属，缺乏协调，既不利于档案资源的共建共享，又造成档案数字资源的低水平重复建设。其实，综合档案馆也好，事业单位档案馆也好，二者协调共建，更能争取资金投入，更有利于调动各方面的积极性。

3.3 档案政策与立法滞后，档案利用不足

可视化、缩微型、情景性等趋势的现代档案事业的发展，需要配套完善的档案政策与法律、前沿的档案信息加工技术、先进的管理思维和管理手段。然而，我国现行实施的档案法律法规相对滞后，有的是散见于各种法律法规而缺乏具体的规范与控制，如在《宪法》《档案法》《民法》《刑法》《行政法》等法律法规中可见到隐私权、保密责任等的只言片语;有的如档案管理、安全等则在现行法律法规中找不到依据;有的则是档案利用上出现与现行法律法规的冲突，如在档案公布以及档案开放时间方面，《档案法》第22条、《信息网络传播权保护条例》第7条、《中华人民共和国著作权法》第10条的规定，《档案法》第19条、《档案法实施办法》第20条、《中华人民共和国政府信息公开条例》第18条的规定等让档案工作者无所适从。另外，档案技术的标准化、规范化落后于行业发展。各级档案主管部门在档案系统软件建设方面的投入相对较少，全文数字化、缩微胶片等工作，多因投入不足难以开展，档案管理的现代化还仅仅体现为硬件设备的组合与连接［3］。

4 构建数字档案信息生态系统模型的对策

构建数字档案信息生态系统模型，应从档案资源利用效率和档案资源收藏效率两个层面考虑，才能克服信息孤岛、信息冗余、过时等不足。档案资源利用效率指档案机构如何充分运用有限的档案资源，开发档案产品，发挥档案的最大价值作用。档案资源收藏效率是指如何确定不同的档案机构收藏档案资源的特色和重点，确保每一份档案信息能够被收藏于最适宜的档案机构，以便档案用户使用。

4.1 坚持档案用户至上原则，最大程度满足档案信息需求

服务民生，践行“两个转变”，建设“三个体系”是新时期档案工作的新任务。档案利用体系是“三个体系”建设的目的。虽每个档案馆面临不同的档案用户，但编史修志、工作查考、民生待遇、资格凭证、学术研究、经济建设等，是各类档案用户查询档案的基本目的。为实现这个目的，构建数字档案信息生态系统应当围绕党委、政府工作大局，结合每个档案机构档案用户的需求特点，确定应当配置的档案资源的数量、内容与质量，制定出档案资源配置的规划、方案和标准并予以实施调整，从而实现档案服务社会、服务民生的功能，最大限度地满足档案用户的利用需求。

4.2 坚持帕累托最优原则，实现档案信息资源的合理配置

帕累托最优理论为档案信息资源的有效配置提供了理论支持。帕累托最优(Pareto Optimality)，是意大利经济学家维尔夫雷多·帕累托(Vilfredo Pareto，1848—1923年)于1897年在研究资源配置时提出的资源分配的理想状态:假定固有的一群人和可分配的资源，从一种分配状态到另一种状态的变化中，在没有使任何人境况变坏的前提下，使得至少一个人变得更好，即没有一个人的境遇能变得更好并满足不使别人的境遇变得更糟，这就是资源配置的最优状态。根据这个理论，要使档案信息资源配置最为有效，整合档案信息资源，完善档案管理体制成为必要。

因此，各个档案馆(室)应以共建资源共享平台为目的，站在整个组织信息生态系统的角度或某个区域的高度，跳出单个档案馆建设的观念与模式，综合协调、统筹安排各个档案机构的努力方向，最大可能地实现档案效益，最大程度地实现档案价值。以四川省为例，四川辖21个市州、181个县市区，各市区县都设有相应的档案馆，“十一五”期间，完成全省4 606个乡镇中3 259个达到档案规范化管理要求，机关档案室规范化评审13 061个，2 083家国有企业、科技事业单位通过档案规范化管理等级认定［4］。因此，四川的档案信息生态系统的构建可采取图2架构，确定各个档案馆(室)的收藏重点或努力方向，确定谁具有配置何种档案资源的权利、谁具有档案资源的开发权，规定档案资源配置与开发利用过程中应遵守的条例、档案行为的奖励与惩罚等，即通过四川省档案馆的统一调控，统一管理、开发利用文本、图像、音视频、图纸、实物等档案资源，实现数字档案的权限设置、采集、加工、分类、标引、在线提交、建库、管理、异地备份、自行对外发布等功能，从而调节各个档案机构档案资源分布的极度不均衡状态。

图2 档案信息资源的配置

4.3 坚持档案信息生态系统的动态平衡原则

档案信息生态系统的构建不是一蹴而就、一成不变的，因档案人、档案资源、用户需求的变化而动态调整。同时，作为一个开放的档案信息生态系统，系统与外界之间、系统内各要素之间等存在一定的联系，系统内部的新陈代谢、结构上有序与无序的相互交替所致的不平衡、外部信息环境对系统的干扰与破坏［5］等原因，不可避免地造成档案信息系统的失衡。因此，必须坚持档案信息生态系统的动态平衡原则，实现档案信息生态系统组成要素的和谐，档案资源、载体、技术、设备的同步，档案资源的配置与开发利用的协调，保证档案系统输入与输出的动态平衡，从而实现优化配置档案资源、提高档案开发利用的目的。

4.4 实施人才保障战略，调动档案人积极性

档案人是档案信息系统中唯一的主动性要素，档案人的现代技术能力和信息生态意识，有助于提高获取、处理、贮存和传递档案信息的及时性与准确性，有助于提高档案信息的标准化水平，从而维持档案信息系统的平衡与稳定。人才保障战略的实施，能够充分调动档案人的工作积极性，能够保证档案机构档案事业发展重任的承担，保证档案传承文明、服务社会功能的实现。因此，档案机构应当通过讲座、培训班、定期报告和考试等形式，对档案人进行档案基础理论、技术、伦理道德、信息生态学以及档案管理、法律法规等方面的教育培训，加强档案人的基本工作技能、编研能力、沟通能力、信息处理能力。同时，档案工作机构应当通过“以人为本”的管理理念重视人性化管理，树立档案人的中心地位，即针对用户个性化需求，秉承对历史负责、为现实服务、替未来着想的精神，改变“保管员”的角色定位和“等、靠、要”的思维模式，加强档案对人的服务功能，扩大档案工作的影响。

档案工作者和用户的信息生态意识，不仅有助于档案信息生态系统的稳定发展，而且有助于正确理解档案资源共享的真正内涵，从而促进档案资源的流通和利用，实现档案创新和档案增值。

4.5 健全档案法制，改善档案环境

健全的档案法律、制度及政策，对于指导、调节、干预和规范档案工作具有十分重要的影响作用，有时甚至决定档案价值的实现。因此，面临《档案法》的规范缺失、规范不当，档案作品公布权限、隐私权、开放时限等与《著作权法》等其他法律相冲突等问题，《档案法》及其相关法律法规的修改完善成为迫在眉睫的首要任务。同时，档案相关制度及政策的配套，档案工作伦理规范的构建，档案执法、监督、反馈等环节的完善，广播、网络、报刊、电视等媒体对档案法律法规的宣传普及，促使具有中国特色的、与国际接轨的档案法律法规政策体系的形成并逐步深入人心，从而避免知识产权、隐私权、数据保护等法律风险，促进档案事业的持续、快速、健康发展。

5 结语

面对档案机构日益严重的冗余、虚假、过时以及错位等档案失衡现象，档案工作机构可通过构建健康和谐的档案信息生态系统，逐步提高档案产品和档案服务的质量，加快档案信息创新和增值，从而促进档案工作的顺利开展与进行，从而推动档案事业的可持续发展。

［1］王东艳，侯延香．信息生态失衡的根源及其对策分析［J］．情报科学，2003(6):572－575.

［2］薛春刚．档案信息生态系统的平衡与档案事业的可持续发展［J］．档案与建设，1998(4):12－14.

［3］夏红兵．档案信息生态系统的剖析［J］．兰台世界，2013(20):27－28.

［4］高敬东．“十一五”四川档案事业发展成就综述［J］．四川档案，2011(1):14－17.

［5］陈曙．信息生态失调的剖析［J］．山东图书馆季刊，1995(4):4－7.