基层档案交接工作之我见

文/杨素娜

《机关档案工作业务建设规范》规定：“机关档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。”规范虽是这样要求的，但笔者发现，在基层实际工作中，大部分单位或档案人员或者根本不知道这一规范，或直接忽视了在交接这一环节应该注意的问题及应作的工作内容也是档案工作的一项。根据笔者的观察，本文拟以基层档案交接工作存在的问题为基础，尝试探讨档案交接工作的一些建议和措施。

一、目前基层档案交接工作存在的问题

一是档案交接不及时。一些单位对档案交接工作不够重视，领导把关不严。老档案人员离了岗，新档案人员上了岗，而档案交接手续还未办妥，以致出现档案数量及质量等问题责任不明、界限不清。甚至有的单位分管领导认为档案交接只是一串钥匙的交接，从而使得档案工作前后脱节。

二是档案交接手续不严密。按工作性质和岗位职责要求，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，而在一些单位档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求。

三是档案监交工作不严格。一部分单位的领导把档案交接当作事务性的工作，看成是档案人员之间的事情，从而对档案交接准备工作很少过问，就连档案监交之时也懒得光临，使得档案监交工作不严格，工作程序不完整。

二、档案交接工作应采取的措施

根据以上对基层档案交接工作存在问题的分析，笔者认为：做好档案交接工作，不仅是明确档案人员责任，维护档案安全完整，确保档案工作连续不断有序进行的需要，而且也是《档案法》及《档案法实施办法》规定的档案人员应该履行的职责。所以做好档案交接，应做好下列工作，采取如下措施：

一是档案交接要纳入部门工作的议事日程、工作程序和规章制度之中。档案交接是档案管理中的重要环节，应引起重视，尤其是单位负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程，在档案人员离岗或调动工作单位时要把好关，做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理档案交接手续的档案人员，不办理工资转移手续，不得离开原工作岗位，并要把档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中。上级档案行政管理部门要加强档案交接工作的监督检查，对那些明知档案交接手续未办理妥，就随意调动的人员，要查明原因，分清责任，依法进行处理。

二是档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作。档案交接分为移交和接收两个方面，而认真做好档案移交前的准备工作，是确保档案交接工作顺利进行的前提。对于移交方来说，在正式移交之前主要做好5项工作：1.对所保管的档案进行一次全面清理，做到账物相符、心中有数。2.对借出的档案要及时催还，一时归还不了的要问明原因，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况。3.对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序，做到系统有序。4.按档案移交要求编制档案移交文据及表格。5.撰写档案移交说明。对于接收方来说，在接收之前要做好3项工作：1.了解移交单位职能活动内容和工作活动情况。2.向前任档案人员了解档案保管和档案工作情况。3.必要时要了解或检查档案移交准备工作情况。只有交接准备充分，才能保证交接工作顺利进行。

三是认真做好档案监交工作。档案监交工作对档案交接起着鉴证和监督作用，因此负责档案保管接收人员的交接，都必须安排专人负责监交。档案监交人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。一般档案人员交接，可由本单位分管档案工作的领导或档案行政管理部门派人监交。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到账物相符，手续齐全，并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等。移交文据一式3份，移交人、接收人各执一份，单位存档一份。交接工作结束之后，移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章，以示对交接工作负责。

四是加强档案交接中的思想教育工作。档案交接工作中出现的问题，不单纯是档案人员的业务素质问题，其中一个十分重要的原因就是近几年来，一些单位忽视了对档案人员的思想教育工作，使得一些档案人员工作责任心不强。因此在档案交接的过程中要补上这一课，教育交接双方端正思想、提高认识、明确责任，增强事业心和责任感，从而保证档案交接工作严格按照规定办理，使档案工作前后衔接起来。