乐为档案事业发展鼓与呼

文/张晓世 缪菊芬 杨艳 吕桂欣

乐为档案事业发展鼓与呼

文/张晓世 缪菊芬 杨艳 吕桂欣

对于档案和档案工作，大而言之，它伴随着整个人类历史的发展而发展，随着人类文化的进步而进步；小而言之，档案其实离我们很近很近，与每个人都息息相关：人事档案、婚姻档案、户籍档案，等等。作为档案工作者，结合自己在工作过程中的所思所悟，谈点儿想法。

乐为档案事业发展鼓与呼，就要“心悦诚服”地重视档案工作。拿本人所在的单位来说，是多种经营业务30多年发展的一个缩影。2004年组建集团之前，其他单位主办的“三产单位”最高峰时有几百家，相当一部分规模都比较小。我们知道，作为企业档案，是各企业在生产、经营和管理中所直接产生和形成的，是原汁原味的企业记忆载体。每一家企业背后都有一段曲折的“故事”，也都应有一段真实的“档案记录”，但事实情况却令人遗憾。多种经营企业作为 “三产”单位，受当时大环境影响和各种条件限制，人们对档案工作了解得不多，也没有从根本上重视起来，特别是一些具有企业“特质”的重要档案，相当一部分只是在“当事人”手中或“小厂点”存放。受多种经营政策调整的影响，相当一部分企业几年内实现了关停并转。在这个过程中，一些非常重要的档案资料没有及时得到很好的保存和保护。记得有一家企业在对本单位水电线路改造工程中，需要找出哪里有阀门、哪里有接口等等这些关键点，但由于当初水电工程的图纸没有及时保存，导致最后挨个儿挖管线，去找阀门、找接口，这样既误工，又浪费资金，工作人员叫苦连天。实话实说，类似情况的发生，给企业的发展造成很大损失。组建集团以后，档案工作纳入了正常工作程序。现在，集团组建了自己的档案室，也安排了专职档案管理人员，并且按照上级档案工作相关要求，扎实推进各项工作。通过积极收集整理，馆藏数量得到了极大丰富。在组建集团之后的近10年当中，企业由组建之初的47家，调整为现在的16家，但企业领导十分重视调整改革当中的档案管理工作，力争“应归尽归”，一些企业和管理部门也愿意将一些重要的文件和证照交与档案室保存。档案工作让集团各级领导尝到了甜头，在企业中的价值也越来越大。事实教育了我们，档案工作不是可有可无的，必须要高度重视起来，要安排专人管，要有专项资金投入，要有完善制度支撑，要有有效战略规划，等等，否则重视也只是一句空话而已。

乐为档案事业发展鼓与呼，就要“自卖自夸”地宣传档案工作。每年的6月9日为“国际档案日”。作为基层档案工作人员，对此表示万分的赞同，也为这个工作要求鼓与呼。客观地说，近年来，我们的档案宣传工作确确实实是取得了一定的成绩，但同时也应该看到，档案宣传工作尚存在较大的欠缺，没有发挥出应有的作用，也是当前档案工作的一个薄弱环节。档案宣传工作之所以成为薄弱环节，究其原因，可能首先与我们“档案人”本身的性格有关。“默默无闻”是档案队伍长期以来形成的优良传统，如果对外大喊大叫“档案工作”，似乎有自吹自擂之嫌，认为这与“档案人”的职业道德、优良传统相悖。作为一名档案工作者，应该有甘当无名英雄、乐于无私奉献的精神境界，但对档案工作、档案事业就不应该使之“默默无闻”，这不利于档案事业的发展。我们应当大张旗鼓地宣传档案工作和档案事业，起码让社会上更多的人了解我们的“无名英雄”，充分认识到档案工作和档案事业的社会价值。档案宣传工作不到位还有一个原因，还是我们自身的问题。近几年档案信息化建设推进以后，一些“档案人”把更多的精力放在如何提高查阅档案速度方面，反而对自己的馆（室）藏不够那么热情，更喜欢网上操作，不清楚“家底儿”，就很难做到利用馆（室）藏来搞好档案宣传工作。不可否认，档案工作实现信息化是发展趋势，根本目的是要解放档案人员，让档案人员干一些更专业的事情，而不只是“看个摊”的事儿。熟悉档案馆（室）藏，是我们档案人员永远应当具备的基本功，更是做好档案宣传工作的基本要求。利用馆藏来进行宣传，就要知道馆藏的宝贝，如不知是宝，也搞不成宣传；即使这些都有了，宣传很成功，也就一次两次而已，你总不能老拿这些宝贝翻来覆去地宣传，因为人们总会有视觉疲劳的那一天。巧妇难为无米之炊。所以，说到底还要不断丰富馆藏。

乐为档案事业发展鼓与呼，就要“敞开心扉”地管理档案工作。经过几年的工作实践，我认为，档案工作不是一个简单的日常收集、整理归类、查阅利用的问题，而要不断在发展变化中寻求和确立档案工作与时俱进的路径和办法，不断赋予档案工作新的内涵。新形势下，笔者认为档案工作必须要由封闭走向开放，树立“大档案”的新观念。树立“大档案”观念，就要坚持经济建设覆盖到哪里，档案工作就延伸到哪里，服务到哪里。就企业档案管理范畴来讲，当前，要积极探索有效管理非国有档案的方法途径，把档案工作延伸到对集体企业所有档案、民营企业档案等非国有档案的监管，以扩展档案管理领域来适应并服务经济社会发展。我集团所隶属公司在这方面作出了积极实践和探索，自2008年起，我集团已全部纳入所隶属公司“档案中心”管理范畴，与主业单位一样，统一部署，统一规划，统一管理，统一考核。树立“大档案”观念，就要转变档案工作中重机关团体利用、轻个人利用，重为机关团体服务、轻为群众服务的传统观念和认识，积极拓展档案工作的覆盖面，使档案工作的触角进一步伸入社区、家庭等，档案工作的服务对象由机关团体逐渐扩大到普通百姓。公司每年定期为员工开展健康体检，在职工总医院为每名员工建立健康档案一例就是最好的实践。受历史传统文化和政治因素的影响，我们习惯性地把档案与国家机密、商业秘密联系在一起，偏重于档案的收集、整理和保管，档案服务往往局限在特定对象上。树立“大档案”观念，就要将更多的档案转化为社会资源，作为公众信息，面向社会大众服务。为此，档案馆（室）要把满足社会需求作为档案工作的出发点和落脚点，作为实现档案价值的“源头活水”，不仅要把档案馆（室）建成档案保管基地和档案利用中心，还要发展成为现行文件的阅览中心、企业信息的公开中心，有条件的情况下，还要逐步成为爱企业甚至是爱国主义教育基地。

档案事业是一项只有逗号没有句号的事业，也是一项薪火相传不断接力的事业。要想推进档案工作科学发展，必须进行持续创新，使管理思路、管理姿态、管理思想等能够紧跟时代发展的要求，这样才能适应这个时代的变化，才能真正履行组织上赋予档案工作者的使命和职责。

（作者单位：华北油田公司天成公司；华北油田公司华佳综合服务处；华北油田公司档案中心）