加强房地产企业档案数字化建设分析

魏艳

在网络化、信息化高速发展的今天，以计算机技术为核心的档案数字化管理受到了越来越多的关注，许多政府机关与企事业单位已投入大量的人力物力，积极推进档案数字化建设。充分挖掘档案信息资源的价值，实现档案现代化管理，及时为房地产企业经营管理提供优质的档案信息服务，是新经济形势下房地产企业档案管理的必由之路。

目前，房地产企业的档案数字化建设处于成长阶段，还存在诸多问题，主要表现在：一是企业员工档案意识、法律意识淡薄，档案管理力度不大，软硬件设施不健全，无法实现档案数字化；二是企业考虑成本因素，实行档案数字化外包，承包商在数字化过程中只考虑进度，而对细节问题重视不够，数据录入错误、扫描页数缺漏等，使数字化的档案无法利用；三是没有建立统筹管理机制，集团与分公司各自为政，没有实现跨区域资源共享；四是没有必要的检索、统计、分析工具，电子档案的利用途径单一，利用效率不高，利用效果不明显；五是配套措施不健全，缺少信息存储，网络防火墙、数字加密、应急电源等必需设备，给电子档案的安全构成了严重的威胁；六是技术支持力度不够，许多企业档案管理人员缺乏计算机技能，而又无法及时得到技术人员的支持，遇到问题无法及时解决，造成投资巨大的数字化档案管理系统成为“空中楼阁”。

为充分利用档案信息资源，提升档案价值，为房地产企业经营管理提供优质的服务，笔者认为，房地产企业档案数字化建设应从以下几点加强：

一、做好档案数字化基础建设工作

（一）硬件基础建设。档案数字化建设需要根据房地产企业发展规划，及房地产档案自身的多样性、复杂性、利用的频繁性的特点，配置高性能的服务器及大容量的服务器，建立畅通无阻的网络环境。对于跨区域办公的集团公司，要考虑远程网络连接的解决方案；对档案收集与管理部门，配置电脑、影像扫描设备、备份设备等，做好硬件基础建设。

（二）软件基础建设。如果说硬件是档案数字化建设的骨架，那么软件就是档案数字化建设的灵魂。因此，选择优秀的档案数字化管理系统，将成为档案数字化成败的关键。档案数字化系统应具备如下特性：1、与企业OA系统无缝连接，实现文档一体化管理。随着信息化程度加深，办公自动化系统已成为房地产企业员工工作所依赖的平台，也成为档案形成收集的主要平台。2、强大的图像处理工具与成熟的数字化加工流程。根据房地产档案管理的特点，开发强大的扫描与图像处理工具，高效高质量进行图像处理。3、高效的档案利用查询平台。建立房地产企业网上档案信息服务平台，完善数字档案建设，是进行电子档案的保管和提供档案信息服务的最佳手段。现在，房地产企业的各种生产、经营、管理活动都离不开信息的传递和交流，房地产企业各分公司及各部门之间的信息沟通交流越来越依赖于计算机与网络。4、严谨的安全控制系统。由于电子档案具有易改性等特点，因此在建设档案信息化系统时应充分考虑信息安全。5、档案数字资源由集团统一管理，各分公司互通有无，实现资源共享。

二、加强宣传工作，提高房地产企业档案意识和法律意识

房地产档案管理工作是一项政策性、业务性较强的工作，但目前人们对房地产档案管理工作及其重要作用认识不够，房地产档案意识和依法治档的意识相对薄弱，一些房地产单位往往不主动向城建档案馆报送档案，有些建设行政主管部门存在着“重建设、轻档案”的现象，使建设单位因档案缺失造成巨大损失而影响城市建设与管理。因此，必须提高全社会特别是房地产部门的档案意识和法制意识。房地产档案部门要加大对房地产档案工作的宣传力度，以依法治档作为档案宣传工作的切入点，让全社会了解、重视、支持房地产档案工作。一是要以宣传《档案法》、《城建档案管理办法》等一系列政策、法律、法规为主要内容，利用新闻媒体、网站等大力宣传房地产档案工作的重要作用，引起民众对房地产档案工作的重视，扩大社会影响，增强全社会的房地产档案意识。二是要不断强化房地产档案工作者的意识，建立和完善与之相配套的管理制度和办法，提高房地产档案干部的整体素质，使其树立起强烈的信息意识、开放意识、培养理论研究能力以及运用现代科技管理档案的能力，造就一支业务精通、作风过硬、执法公正、知识全面的房地产档案管理队伍。三是加强对房地产部门，尤其对房地产档案工作中的违法单位、个人的宣传和教育、坚持以教育为主、处罚为辅，使房地产档案管理行为符合法制要求。

三、打造数字化管理队伍

实现房地产档案现代化管理，离不开高素质的管理人才，人才资源是实现房地产档案管理现代化的前提，是开发利用房地产档案的基本条件。房地产档案的信息化建设，要求档案管理队伍中不但有既掌握档案专业知识，又熟悉房地产产权、产籍管理基本知识的档案专业管理人才，而且需要具备系统开发或维护、数字化加工与管理、标准化建设、数据库运行管理、信息资讯发布等方面能力的人才。

四、加强档案信息安全建设

安全是档案数字化建设不可忽视的一个重要方面。由于有相当一部分档案信息是需要控制使用的，所以档案数字化建设中必须采取管理制度和相应技术来保证信息安全。只有保证系统的安全顺利运行，房地产档案管理现代化的目标才能得以实现。因此，做好系统的安全防范工作是重中之重。做好房地产企业数字化档案信息安全保障应从制度着眼，从技术手段着手，健全安全保密制度，合理设置用户权限，构建防火墙，配置大容量存储设备，实现增量备份和定期备份。

总之，房地产档案管理部门要解放思想，更新观念，变被动为主动，积极为利用者提供优质的服务。大力宣传房地产档案数字化的重要性，使企业员工深刻认识到档案的重要性，积极主动地向数字化档案管理靠拢，充分利用计算机技术、网络技术、数据库技术等，在为用户提供信息服务的同时，加强数字化档案的开发工作，提取档案精华，使之成为企业与社会宝贵的财富资源。