区县档案展览形式探析

吕晶

档案展览是档案收藏部门按照一定的主题，以展出档案原件或其复制品的方式，系统地揭示和介绍档案馆（室）藏中有关档案的内容与成分的一种具体服务方式。它涉及到策划、选题、编排、制作、宣传以及组织管理等方方面面的工作，从一定意义上讲是档案馆的一项综合性研究开发利用工作，是提升档案馆自身形象和地位的一种有效途径，尤其是在一些经济状况相对较好、基础工作夯实的档案馆，档案展览几乎成为和档案查阅利用、编研出版构成鼎足之势的档案信息开发利用的主渠道之一。但对区县档案馆而言，由于馆藏档案的数量有限，档案时间跨度较短，不容易在现有馆藏中提取出能支撑一个大展览的内容；再加上资金短缺、场地狭小等原因，要举办一场上档次、有品味的档案展览难度相当大，也就是说，区县档案馆在档案展览方面存在先天不足的弊端。但对于档案展览这一信息资源开发利用的有效途径，区县档案馆也不应就此退避三舍，不敢问津，而应该以一种知难而进的工作态度，努力去探索适合其自身发展条件的展览形式。笔者以为，区县档案馆只要在选题、制作、展览场地等方面多下功夫，就可以克服困难办出独具特色、吸引观众的档案展览。

一、选题要紧贴现实，创意策划

要想使档案展览吸引观众、打动观众、具有魅力，必须要有“档案”味，具有历史厚重感，而这首先取决于它是否有好的选题、好的创意。就区县档案馆而言，务必根据馆藏档案数量有限、时间跨度短等实际情况，匠心独运，力争选取那些具有高度敏感性、可读性的单一而精练的题材，切忌贪大求全，面面俱到；并且要根据形势和任务的需要，紧扣转瞬即逝的民众需求和社会热点，对展览的主题思想进行创意性的策划。这样，档案展览才能做到特色鲜明，有份量、有看点，最大限度地满足观众的求知欲和好奇心。如可配合今年抗战胜利60周年，选定馆藏档案中有关本地抗战内容的材料进行策划，这将给观众留下深刻印象，收到很好的社会效果。

二、选材以馆藏为主，征集为辅

档案展览是以场地为平台、以展品为依托、力求从视觉上感染、打动观众的宣传艺术，个性鲜明、丰富多彩是对参展材料的基本要求。由于区县一级档案馆成立时间普遍不长（多数不足40年），馆藏档案起始时期不远（解放前档案甚少），加上党政文书档案占多数，这都给档案馆举办精品档案展览带来一定困难。因此在选材时，不能仅仅局限于馆藏档案，还需放宽眼光，辅之以对外征集。众所周知，在通常情况下，区县档案馆开展征集工作有相当大的难度，但借举办展览之东风，特别是承办党委、政府下达的重大档案展览任务时，由于有“尚方宝剑”在手，开展征集工作则比平时顺利得多。同时，经过对参展材料的提炼整合不仅为档案展览提供了基本素材，而且还提升了馆藏档案的专题性和有序性，促进了馆藏档案的深度开发，从而达到一举多得的效果。转化为自己的馆藏而使档案馆今后的工作长期受益，这实在是一件双赢的事情。

三、展板宜小型轻便，制作精美

区县档案馆举办展览，由于受经费、场地的限制，无力也不宜制作大型而固定的展板，只宜制作有固定支撑结构、可独立立放于地面的小型展架，展架上再固定可随时更换内容的展板，这样既可以节约经费又方便移动且可随时更换展出内容。在制作展板内容时，为确保档案安全及便于展览过程的管理，既不需展出档案原件，也不需展出档案复制件，只需对所选用的档案原件进行扫描，再结合相关文字说明进行编排后，即可送到广告公司进行“喷绘”或“写真”，再固定于展架表面即可。整个展板设计、制作可与广告公司的专业设计人员协作，力求简洁明快，重点突出，色彩鲜艳，精美大方，以增强视觉效果，吸引观众的注意力。

四、展览形式宜灵活，不宜固定

一般说来，档案馆可根据任务和场地以及观众对象确定展览形式。既可作固定形式的传统展览，也可作流动形式的巡回展览；既可在档案馆、博物馆、展览馆等场所展出，也可到各单位办公地点、工厂、学校、车站、商场、会场、居民小区等人流集中的公共场所展出；还可以利用报刊、杂志、电视媒体等广为转载。在经济条件较好、现代化进程较快的区县档案馆，还可在因特网上开辟网站，让网民足不出户就可浏览档案展览。如此灵活多样的档案展览形式已经突破了时空的局限，可以最大限度地发挥展览的功效。

五、管理可精简粗放，以节约成本

区县档案局、馆合一的体制使得人手历来偏少，多则十几人，少则几人。要保证局（馆）所有工作的正常运转，一般是一人身兼数职，不到万不得已，工作人员不能轻易离岗。在举办档案展览的前期准备环节（如选题、选材、制作展板等），可就在馆内进行（除派人外出征集材料之外），工作人员可兼顾本职工作；而展板外出展览期间，在人手严重紧缺的情况下，又如何确保本职工作和展览业务两不误？笔者以为，由于展板内容无档案原件或复制件，不涉及档案安全问题，这就大大降低了展览过程的管理难度，平时展览最多派两人布置和收放展板，展览中最多留一人值守管理，甚至无人值守，托付展场附近人员代为照看一下也不会有什么大碍，这就最大限度地节省了人力、物力和财力，以保证局（馆）机关工作的正常运转，达到了精简高效的目的。

按上述思路举办展览，所花费用应该在区县档案馆可承受范围内。由于档案展览属公益事业和文化性质，与商业展览不同，可与场地所有单位协商，无须花钱租展区，其直接费用就只有展板的设计和制作费用。一般而言，一个1米宽、1.5米高的不锈钢展架的费用在300至400元之间，4个展架只需1500元左右，而且以后还可重复使用；一平方米的“喷绘”或“写真”的单价为20元左右，一个1×1.5米的展板只需30元，4个板只需120元；加上外出征集档案资料的交通、差旅、复制、收购等费用，平均一次展览的费用可控制在500至1000元以内。用最多1000元的有价展板去换取无价的档案馆知名度和档案透明度，应该是物有所值的。况且档案馆还可与展览内容相关单位进行协商，共同承担一定的费用，还可进一步减少成本。

总之，举办小而精的档案展览是新形势下区县档案馆的最佳选择，是档案馆社会功能的进一步延伸。档案本是来自于“民”，档案展览面向社会公众，是档案用之于民、回报社会的一种积极做法，是档案馆工作与时俱进的具体表现。它在为中心工作服务，为现实服务产生积极的社会效益、经济效益的同时，也增强了档案工作的透明度，激活了档案馆的各项工作，促进了档案事业健康发展。因此，档案展览方兴未艾，将会越办越好。