浅谈数字档案信息的安全性管理

王哲

[摘 要]近年来，现代信息技术得到了极大的发展，因此档案信息的管理模式也在逐步的发生着改变，即由纸质模式到数字式档案，由人工检索到计算机技术检索，由原来只能在馆内利用到远程就能利用，档案信息的管理日渐方便、快捷、准确，然而与此同时，也必须面对这一改变带来的其他问题，在这其中最重要的就是数字档案信息管理的安全性，本文主要分析了数字档案信息安全管理的重要性，并提出了管理的相关措施。

[关键词]数字档案；信息；安全性；管理对策

前言

相对而言，传统的档案馆藏大都是纸质的材料，或者是录音、照片等实体资料，多以实物的形式的存在，然而数字档案信息的资源管理，相对于传统的纸质管理有着许多不可比拟的优点，如数字档案管理中信息检索较为方便，进而能够使档案管理的工作效率得到提高，也在很大程度上节省了工作人员的时间，通过数字化的档案管理来查信息，不受地域与时空的限制，但是要非常注意管理的安全性问题。针对目前数字档案信息的安全性管理存在问题，进行分析探讨，进而采取有效的措施是非常有必要的，只有明确档案信息安全的重要性，建立健全安全管理工作的科学合理模式，进而制定有效的实践对策或方案，才能有效提升工作的水平。

1.数字档案信息安全性管理的重要性

在信息化大发展的今天，档案信息的应用在逐步加深。随着应用的进一步发展，数字档案安全性管理上也出现了一些问题，因此，为了满足用户的要求，首先就要保证档案信息管理的安全性。提高安全性管理的力度，进而预防重要信息的丢失与盗窃，最大程度降低危机的产生，对于档案信息的安全性管理是非常重要的。在具体的工作实践中要创建相应的信息管理系统，制定相关的执行标准，建立管理保障体系，进而能够使管控工作协调进行。与此同时，还要引进相关的信息技术，进一步保障管理体系可靠、合理的运行。另外，对于工作人员要提升其安全工作的能力、科学管理的意识，工作人员通过规范的应用、合理的开发、系统的评估以及严格的监督等工作，来为数字档案信息的有效利用制造优质的环境。同时，还应该能够科学的执行工作、更细化分工以及全面的调节，来优化完善工作的效果，进而能够给数字档案信息的工作有效开展开创出新的局面。

2.数字档案信息安全性管理的对策

2.1加强宏观管理的力度

首先，数字档案信息管理的安全性其内涵较为丰富，不仅包含了专业的知识以及综合的理论还涵盖了前沿的技术，所以要想发挥其综合的使用价值，就必须加强对其管理，进行科学的指导，树立起有价值的理论思想，进而建立健全相关机构设施。另外还需要设立专门的档案信息管理机构。网络体系的安全性与合理规划设计是不容忽视的，因此要格外重视网络体系的安全规划和设计，进一步优化和完善技术，加强宏观调控的力度，开设信息化档案管理安全使用的良好环境。所有安全管理工作的有效执行都必须要有根据，所以要细化并制定合理的安全管理制度，这主要包括了四个方面的问题，即档案信息的安全、人员的安全、实践管理规定体制的安全以及整个系统运行的安全。对于人员的安全管理还要包括岗位的管理安全、评估审核以及相关的管理制度等。

其次，在文档信息的管理中需要分类来处理，按照存储管理所需要的秘密级别进行分类，即可以分为绝密信息、机密信息、保密信息以及公开信息等级别。对于绝密信息和机密信息需要进一步使用加密的手段来管理，使之处于一种脱机但不联网的工作状态，这样就能有效预防机密的档案信息被窃取，或者是被非法变更来破坏其完整性等。在系统应用环境的管理工作中还要包括出入的限制、机房的应用、设施的有效保养和应用以及防磁干扰等多方面的具体保护措施。在系统进行运营以及服务的过程中，需要严格执行安全操控步骤，根据员工分工的不同，要分别给予不同的操作权限，进而在较大范围内做好维护与安全备份，还要对软件做定期的系统升级工作，另外在技术指标上，要时刻注意防止黑客攻击数字档案管理系统。要提高系统的安全性、防攻击性能，要定期的进行入侵检查、木马杀毒、网络安全系统维护等工作。工作人员要不断的研究、分析、总结经验，并细化分析以往出现过漏洞的案例，进而制定出切实可行的计划，使安全管理和保障的水平有所提高。

2.2建立健全档案信息应用的记录体系

在数字档案信息体系建立之后，在一些情况下，如载体形式的变化、信息的使用次数多等变化，使其形式发生一定变化。如果对于使用过的信息没有加以证明其是否可靠，就不能明确的知道其是否是可信的。所以，建立健全档案信息应用的记录体系，将所有的数字档案信息的使用进行综合记录，并且要对其受管理的状况、使用的过程以及应用的状态等进行详细的使用登记，从而保证使用过的数据是真实可信的，只有这样才能体现其综合的应用价值。

2.3建立制度保障的支持策略

数字档案信息的安全性管理是一个较为复杂且庞大的系统工程。需要建立健全相关的法律、法规或制度，并构造出可靠、完善的数字档案信息的安全保障体系。数字档案信息的安全性管理需要完善计划、策略与实施步骤，而不是单纯的只靠计算机系统来执行所需要的安全保障相关的任务，是需要制度保障共同来完成，因此，需要积极的争取得到国家政策的支持，根据数字档案信息管理的实际情况，参考相关的法律法规，进而制定出最适合档案部门信息管理的规章或制度，用这一办法对用户进行约束，使信息得到系统的管理，进而能够保证档案信息的安全与可靠。

2.4提高体系的科技技术含量

在数字档案信息在进行安全保障建设的过程中，要积极的运用现代的科学技术。要充分实现数字档案信息的管理安全，不仅需要建立完善的保障制度还要重视科学技术的研发，进而保障体系的建立与技术之间合理的互动、相辅相成。工作人员要重视技术的安全使用，还要重视体系的安全，及时的采用入侵及时检测、防病毒以及防火墙等技术手段，保证数字档案信息处于真正的安全保障环境当中。

2.5提高从业人员的职业道德与素质教育

要提升从业人员的职业道德与综合素质，就要加强档案管理人员的安全意识，只有这样才能让他们意识到档案信息安全的重要性，工作人员要严格的按照相关的规章制度来执行工作，增强每一个工作人员对于档案信息的责任心，让他们具有积极认真且负责的工作精神，强化管理技术，进而保证档案信息的安全与真实性。

3.结语

综上所述，数字档案信息的安全管理是非常重要的部分。因此，只有明确档案信息的重要性，建立健全安全管理工作的科学合理模式，制定有效的实践对策或方案，才能有效提升工作的水平，为推进档案信息的数字化管理、安全性管理以及可靠性应用打下坚实的基础，随着信息时代发展的要求，进而实现可持续的全面发展目标。

参考文献：

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[3]关绍鹏.浅析数字档案信息的安全管理[J].网络化·电子化，2009