财会凭证档案利用与鉴定销毁解析

郭凤艳

财会凭证档案是财会档案的重要组成部分，真实地记录了一个机关、团体、企事业单位在经济活动、经济业务中经费使用的审批程序、使用方向、使用金额、使用日期等信息。凭证档案是保障经济发展、维护经济秩序最基础的原始信息。根据国家财政部、国家档案局一九九八第三十二号文件规定：按会计凭证类、会计账簿类、会计报表类分别划定保期限为永久、长期，即：25～30年不等，其中会计凭证档案保管期限15年。

一、利用基础

国家机关、团体、企事业单位随着经济的增长，使单位经费总额不断增加（除了一些单位经济方面的特殊情况外），经济活动的范围也随之扩大、经济业务往来更加频繁。财会凭证档案形成的数量较十几年前增长了3～4倍。有形成就必然有利用，财会凭证档案的利用与其保管期限已不相适应，必须实施滞后销毁才能满足利用的需求。

二、现时利用

财会凭证档案的价值是由其自身性质决定的，凡与经济活动有关又需查证的利用均需要依赖于财会凭证档案。虽然各机关、团体、企事业单位的职能有所不同、利用的目的也有所不同，但是，财会凭证档案在经费支出、收入、发放、转帐、结算方面的原始凭证作用是相同的、不变的。在处理经济活动的同时，可以借助其调节、控制的辅助性功能对经费进行管理，使经费的使用更加合理有效。

三、过时利用

对财会凭证档案的过时利用，除了现时利用能达到的目的外，最突出的利用就是处理因经济制度发生变化后出现的遗留问题，还有经济审计的利用。在社会转型期，我国的经济体制发生了重大变革，由计划经济转为市场经济，与人民群众关系最为密切的是医疗制度改革以及住房货币化取代了福利分房等等，在这方面对财会凭证档案的利用显得十分重要。有一实例可以证明财会凭证档案过时利用的重要性：上世纪八十年代末，按国家政策规定离休干部可在异地安家，并享受适当的异地安家费。有一单位为某干部在异地购买了一套小户型房屋，明确其只享有使用权不享有产权。十几年过去了，其子女对房产提出了异议，认为其父亲应享有该房屋产权，称其父亲向单位缴纳过房款。事情显得十分棘手，其子女经常来到单位要求解决，最终通过查找利用财会凭证档案，证明其父亲缴纳的是房屋租金不是购房款。与此同时，根据当时购房的实际价格提出了一个双方都能接受，且又不违反政策规定的解决方案。

四、鉴定销毁

国家财政部、国家档案局一九九八年三十二号文件明确规定，会计凭证档案的保管期限为十五年。其中有债权债务的凭证档案、有项目建设的凭证档案、有未了事件的凭证档案不得销毁。针对以上几条是可以准确把握，其余的财会凭证档案基本是以滞后销毁来应对利用。据在一个地域的调查及不完全统计，大多数机关、团体、企事业单位对已满保管期限的财会凭证档案基本没有实施销毁。

第一，是为了应对利用。只是利用的目的根据具体情况有所不同。有一个大型煤炭企业，单位迁至两百公里以外的新址时，不惜大箱大箱地把六十年代以来形成的财会凭证档案实施搬迁，其目的不言而喻，就是为了应对利用。据说，常有关于用工合同等方面的问题要查证利用。

第二，销毁财会凭证档案存在风险。档案管理部门一般不会轻易提出对已到期的财会凭证档案实施鉴定销毁，即使提请鉴定销毁，审批领导也不敢轻易批准销毁。按规定对已满保管期限的财会凭证档案鉴定销毁，不用承担责任。但是，由于国家的经济制度改革以来，经济活动呈现出多样性、复杂性，加之改革需要不断探索、实践、完善，一些事物存在着不确定性。对于财会凭证档案查证利用也存在未知的因素，倘若能够预期已满保管期限财会凭证档案的后续利用，尽管工作、手续繁琐，还是可以对已满保管期限的财会凭证档案进行筛选、重组、保存利用。只因财会凭证档案的后续利用特征及指向模糊、难以把握界定，一旦保管期满就销毁，所有的单据化为乌有，整个经济的信息链条受损，再也无法应对利用。因此，财会凭证档案十五年保管期限是不能满足利用的需求，延长财会凭证档案的保管期限至二十五年可以基本满足利用需求。

五、利弊分析

按期销毁或保管期满后继续利用与否，是由经济活动来决定的。市场经济也是法制经济，当与经济活动有关联的问题出现时，需要通过规范的程序或法律的途径来解决。法律是以证据为准，证据能使一个隐蔽的事件通向彰显。与此同时，发展经济、构建和谐社会不仅仅需要知识、科技、勤奋，还需要诚实、秩序、公正、守法。当一个集体或个人不能自觉遵守秩序、维护公正、法律时，就得借助于有效地监督、管理手段来达到目的，财会凭证档案是客观的证据，能满足监督、管理、维护公正、法律的利用需求。目前，根据国家对财会凭证档案已满保管期限的销毁规定，并非强制性的。如不实施销毁，已满保管期限又未销毁的财会凭证档案毕竟属于“编外”档案，一方面还存在利用价值，另一方面却不被重视，如果实施销毁，当出现棘手问题时，正常的工作秩序就要受到干扰。相比之下，放宽并延长财会凭证档案的保管期限，需要的只是适当的保存空间，这样会更有利于财会凭证档案的有效利用、更有利于经济的持续发展、更有利于社会的和谐及稳定。