档案信息化管理的创新思路和方法

王静

[摘 要]伴随着我国信息化进程的不断深化，我国人事制度的改革工作也在不断的深入，对档案的操作频率越来越高，对档案的管理要求也逐步的提升，借助互联网和计算机技术，未来终会形成不同形式存在的电子文件组成的信息化管理。本文将针对现在的档案信息化管理情况给出自己的创新思路与管理方法。

[关键词]档案信息化；管理思路

一、档案信息化管理的起源与现状

1.档案信息化管理的起源

想要针对档案信息化管理给出合理的建议，就需要先知道档案信息化管理的来龙去脉，在上个世纪，全球掀起了经济全球化以及社会信息化的运动，这不但促进了人类社会的发展，也改变了人们的日常生活，深入到了人们身边的每一个角落。结合实际情况，我国也开始了档案信息化管理的进程，它以计算机技术、网络技术、数据库技术等多项新技术作为基础，逐步的将原有的纸质档案向数字化档案方向转移。

以新技术升级档案管理方式，这是一种严峻的挑战，如果没有可以支撑改革的完善的档案管理方案以及相对应的基础设施，那么不但会致使档案管理工作不能正常运作，而且在面对信息数字化战略挑战时也会丧失先机，因而在国家的大力引导下，档案信息化管理的理论与实现都逐步的展开了。

2.档案信息化管理的现状

在1996年，我国的国家档案局便将电子文件研究项目加入到了科技计划中，1998年完成了《电子文件归档与归档电子文件管理规范》的起草。作为我国最早建立的数字档案馆，深圳市数字档案馆在2005年通过审批后开始了其建设过程。

虽然我国关于档案信息化的研究工作已经开展了许多年，但是应该看到现在的档案信息化仍然有着种种问题，仍然步履蹒跚。因此我国曾举办过相关的报告会，意将学习发达国家的档案信息化管理工作，虽然取得了很多的成果，但是总体上看，档案信息化管理仍然任重而道远。

二、当前信息化档案管理的不足

1.档案信息化在建设过程中缺乏总体布局

我国大范围的档案信息化并没有展开，有一个很重要的技术问题，那就是数字化技术的不足，这很大程度上限制了档案信息化的发展，因为此问题的干扰，使得各地档案数字化建设参差不齐，国家也没有一个明确的规划，这使得我国的档案信息化备受阻碍。

2.标准化程度不足

我国各个省市的档案信息化管理往往是不一而同，明显的缺乏一个统一的标准，做不到规范化的档案信息化管理。造成的后果就是每个档案管理单位都会根据自己的情况进行相应的系统定制，但是这种系统定制的应用范围过于狭小，每当遇到新的问题就需要进行一次调整，但是不同单位遇到的问题也不同，持续下去只能让档案信息化管理系统局限在有限的范围使用。

3.管理人员对于信息化掌握程度仍然欠缺

现在大多数的档案管理部门中的档案管理人员的计算机水平以及互联网水平都较低，大多数人只能应对一些简单的操作，对于复杂的情况则力有不逮，自然也不能针对现在的档案信息化管理做出什么优化和研发，难以更加深入的发挥档案信息化管理带来的优势。

三、针对不足提出的应对策略

1.上收权限，建立以省为单位的开放式管理系统

现在的人才流动非常的频繁，如果每个单位都有自己的独特的档案信息化管理办法的话，那么各种接口的不统一会给人们带来很大的不便，也不利于以后的系统的扩展，所以，最好是从单位手里上收一定权限，让“单位人”向“社会人”转化，以此为目标建立一个社会化的档案信息化管理系统。

新的运作模式可以参考现有的较好的档案管理模式，比如教育部的学历管理网。由政府统一建立一个平台，以唯一的身份证号作为ID，如果下属区域觉得范围有些大的话，可以参考程序员中的软件开发系统，可以在平台上添加过滤器的方式完成档案的分类处理。

这样做的好处是各个单位的档案管理方法统一了，方便了档案的管理，这种社会化的管理方法也可以大大的减少单位的档案管理压力，降低了对管理人员的要求，特别的是，许多业务可以由个人登录这个平台进行办理，无论对办理者还是单位都是双赢的。

2.统一建立可分享的数据库

档案的本质就是数据，由于许多原因，许多单位的档案管理系统并不兼容，而数据是一切的根源，想要整合档案信息化管理系统，就需要从数据这个根本上整合，这样一是可以避免大量的数据冗余，提高了数据的利用效率，二是数据结构会更加的合理，可扩展余地大，能够为以后的档案信息化管理系统的发展打下一个好的基础。

具体的办法是可以将数据类别分开整理，如姓名、身份证号等必须的一些字段分为一部分，然后根据内容分为一部分，最后依据某些特定的定制数据再分一部分。配合上面提到的开发式管理系统，添加过滤器后对于数据的管理将更加的高效，能够让数据与操作更好的融合为一个整体，提升整个系统的工作效率。

另一个好处是这种统一的管理模式将减少数据被攻击的可能，能够更加有效的保证数据的安全性，单位将不再保留数据，也就避免了由于单位的计算机安全水平不足而引发的档案安全问题了。

3.统一档案信息化管理系统服务模式

现在的档案信息化管理系统的模式是不唯一的，有的使用的是B/S服务模式，而有的用的却是C/S模式，这两种模式针对的情形是不同的。C/S模式是客户端-服务器形式的，数据是存放在自己的服务器上，然后通过客户端进行操作，这种方式有着很大的弊端，非常的不利于以后的升级、整合。而B/S是现在非常有前途的方式，它是通过浏览器的方式对数据进行操作，现在的互联网技术以及计算机技术已经足够支撑这种操作方式了，特别是最近兴起的云概念更是为其提供了一个美好的前景。

另外上面提到的两点方法都是需要C/S模式配合的，统一的管理界面也方便相关人员的学习与操作，不会因为更换环境而从新学习。

总而言之，将本文中提到的三点思路整合，并付诸实践，就可以得到一个高效、安全、方便的档案信息化管理系统了。

参考文献：

[1]张虹，姬瑞环.档案管理基础[M].中国人民大学出版社，2005.

[2]李洪兰.档案信息化人才队伍建设刍议[J].档案.2010，（02）.