基于改版后人事档案整理的新模式

韩春红

[摘 要]本文以改版后的人事档案整理为例，对人事档案整理工作新模式进行浅析，强调档案材料收集归档范围的增加、档案用纸纸型的规定、整理的新规，是人事档案工作改革和发展的必然趋势，也是适应社会发展和干部管理需要的必要措施。

[关键词]人事档案；档案用纸；《干部人事档案材料收集归档规定》

干部人事档案整理有两种常见的类型：一是对新建干部人事档案的整理；二是因补充归档而对原有档案进行局部整理。按照中组部部署和鲁组发【2012】47号文件精神，人事档案在原有基础上进行改版，部分整理标准有了调整和变化。通过一段时间的实践，觉得确实便于管理和利用，下面逐一浅析。

一、档案用纸采用国际标准A4纸型

2009年中组部【关于印发〈干部人事档案材料收集归档规定〉的通知】（中组发【2009】12号），允许干部人事档案材料可以用16K纸，也可以用A4纸。这一规定打破了干部人事档案多年以来采用16K纸型的固定模式，也是对档案用纸规定的修正。一方面随着计算机办公的普及，手写材料日益减少，办公用纸纸型趋渐标准（大多采用A4纸型），16K纸型不能与办公用纸相匹配。规定的实施，实现了人事档案用纸和办公用纸纸型的统一。另一方面，对档案用纸规定的修正，减少了档案整理的工作量，提高了档案管理效率。规定的实施，减少了人力物力的耗费，也能使管理人员腾出时间来维护人事档案的质量，提高档案的利用价值。

二、《干部人事档案材料收集归档规定》带来人事档案质的飞跃

中组部最新《干部人事档案材料收集归档规定》给人事档案工作提出更高的要求，首先强调档案材料收集归档工作应遵循真实、全面、及时、规范的原则，其次增加了部分新列入归档范围的材料，如“学历学位认证件”（中国高等教育学生信息网查询）、 “国（境）外学历、学位认证函件”（教育部留学服务中心出具） “干部基本信息审核表”等，重点反映干部自然情况和德能勤绩等方面的材料，完善充实了干部人事档案内容，做到档案内容有据可查、突出真实，使干部备案制度落实到实处。

三、整理更规范、利用更便捷

干部人事档案是以个人为单位整理立卷的。这种一人一卷的方式，是与干部人事工作的实践相适应的。立卷之后，人事档案材料也是不断增加，内容不断增长丰富的。根据中组部要求，档案整理工作也有了更系统更明晰的整理规范。目前我院已利用两年时间对所有在职近千卷档案调整到位。除了审核以外，一般来讲，整理工作包括分类、排序、编目、技术加工、装订、检查验收六个步骤。从整理的角度来说发生了不少变化，也带来了利用上的便捷。

（一）分类的调整变化

1、第四、第九类材料的二级分类

此次调整，在分类环节增加了第四、第九类材料的二级分类，即对这两类中的材料，按照内容的不同再分别分为四小类，具体来说：第四类材料可以再分为：①学历学位材料；②职业（任职）资格和评（聘）专业技术职务（职称）材料；③反映科研学术水平的材料；④培训材料等。第九类材料可以再分为：①工资材料；②任免材料；③出国（境）材料；④参加会议的代表登记表等其他材料。

2、部分材料的调整变化

一是以往更改或认定姓名的材料是归在第一类的，中组部最新调整到第五类， “干部基本信息审核表”归在第五类；二是以往学生登记表归第一类，学习（培训）鉴定表、学习（培训）考核表归第三类，中组部最新规定统一调整到第四类；三是以往享受政府特殊津贴材料有的归在第四、七、九类，中组部最新规定统一归在第七类；四是根据利用工作实际需要，干部任免审批表及相应的考察材料或表现材料调整归到第九类第二小类，《公务员登记表》和《参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表》归入第九类第二小类，视同任免类。

分类的调整变化其优点是：这次调整符合中组部《干部档案整理工作细则》的要求。一是第四、第九类材料内容复杂、数量众多，二级分类成为套系排列方便查找、一目了然。二是调整部分材料的位置，可以使材料的性质更明确，方便利用者调查、评价和取证。

（二）页码编写的修订

中组部最新的页码编写方法为，凡有图文的页面，每面作一页，有封面的材料从封面开始编写，空白纸和托裱用的衬纸不计页数，复制件和原件应视为一份材料，统一编写页数。

页码修订的优点是：人事档案数字化是档案发展的必然趋势，页码编写的改变便于将来同数字化档案扫描的页码相统一。

（三）编目的修订与填写

档案材料应按照排列顺序，逐份逐项进行编目，做到目录清楚，填写准确。中组部最新的修订：①“类号”改为“序号”；②“材料制成时间”改为“材料形成时间”；③删除“份数”栏。“序号”填写材料类号和排列顺序号。

序号栏的规范填写方法是：材料类号用阿拉伯数字的“1”至“10”，二级分类的类号用“4-1”至“4-4”，“9-1”至“9-4”序号用阿拉伯数字。④复制的档案材料，采用原件的形成时间。⑤“备注”填写，归档材料因为内容相关合并为一份材料的，要在备注栏中进行简要说明，如附有考察材料的干部任免表、复制件等。⑥用新版电子目录（奇偶页打印，自动调整页边距）.xls软件设置宏，编排打印目录。

编目的修订完善带来的优点是：编目工作的改进，一是体现了档案分类准确、排列有序、目录清楚的整理原则。二是备注栏的标注，增加了档案材料的鉴别度。三是用规定软件打印目录，在档案目录首次打印时，预留出一些空白目录行，来年插入新材料后，在原有档案目录纸的基础上，只打印新加入档案材料的目录行。这样一来，该页目录纸将不需要被替换，既增加新的档案材料目录，同时也减少了目录纸重新更换打孔等装订工序。宏代码经长期使用安全无病毒，自动调整页边距打印方便。

（四）以A4纸和16K纸并存形式装订档案

干部人事档案的材料和目录采用国际标准A4纸型后，原有16K档案材料与其并存使用后装订时材料左边、下边对齐即可，材料左边留有25mm装订边，以便打孔装订。这种装订形式既符合档案用纸规定，又能做到结实、齐整、美观、不掉页，方便阅读。