企事业单位文档一体化管理浅析

刘晓红

[摘 要]随着信息技术的广泛应用，文档一体化管理不再只是一种管理思路，更多的是在实践中实施的一种管理方式和管理手段。本文通过对文档一体化管理工作现状的分析，提出了实现文档一体化管理的具体措施。

[关键词]企事业单位；文档一体化；管理

随着信息技术的广泛应用，文档一体化管理不再只是一种管理思路，更多的是在实践中实施的一种管理方式和管理手段。实现文档一体化管理，保证了文件信息不会被遗失或损耗，简化了文档管理的工作程序，提高了文档管理的效率，更重要的是改变了文件的生成方式和载体特点，实现了对文件处理的前控性。文档一体化管理通过先进的计算机系统对文件进行筛选、立卷、整理、编目、检索，利用网络技术，有利于档案信息资源的开发利用，发挥信息资源的经济效益和社会效益。

一、充分认识做好文档一体化管理工作的重要性

文档一体化是企事业单位日常工作的重要基础工作，是企事业单位自身建设的重要组成部分。做好文书档案管理工作，对于夯实工作基础，推进各项工作的科学化、规范化建设以及可持续发展，都具有重要的现实意义和历史意义。企事业单位的有关部门应充分认识做好文档一体化工作的重要性，认识存在的差距和不足，切实增强责任感和紧迫性，坚持以科学发展观为指导，积极开展等级评定活动，全面加强文档一体化管理工作，为各项工作的全面、协调、可持续发展提供工作基础和技术支撑。

二、文档一体化管理工作的现状

1.文书、档案工作的标准化程度较低。标准化是实施文档一体化的前提和关键。企事业的各部门由于职能分工不同，使得各自形成的文件、档案类别也不尽相同。缺少统一的标准、制度，在文书处理过程中，文件格式错乱，文件载体不耐久而造成文件的残缺不全，字体难以规范，制约了档案业务工作质量的提高；文件部门的成果不能被档案部门直接采用，要重新进行编目、著录、标引等项工作，重复劳动浪费了大量的人力、物力。

2.软件应用规范化程度较低，不能实现资源共享。目前，市场上有很多的文档管理软件，功能的侧重点不同，而且国家也没有统一的标准。很多企事业在对软件功能不了解的情况下，随意购买软件。而软件厂家只对档案管理人员进行简单的指导。因此，管理人员对软件的功能应用单一，不能很好地发挥软件的作用。此外，应用软件之间没有共同的通用平台，不能实现资源共享，甚至所应用的软件只适用于文件管理，对图像、声像等特殊载体的科技资料管理缺乏实用的管理方法，影响了档案系统整体水平的提高，制约了文档一体化的进程，也使得企事业档案资源不能很好地发挥应有的价值。

3.文档人员素质普遍偏低。文档一体化管理是一项融文书学与档案学、管理学、计算机科学等多知识、多技术为一体的科学。而现行企事业所从事这项工作的人员，缺乏相应的专业知识和技能，尤其是档案、信息处理的复合型人才更是少之甚少，大部分文档管理人员办公室自动化水平偏低，只是简单地做文字处理，尽管引进了现代化设备，但不能发挥作用，就更谈不上档案信息化了。

三、实现文档一体化管理的主要措施

1.理顺管理体制，完善组织机构

传统的档案管理体制已经不适应时代的要求，档案管理费时费力，开发利用困难，无法优质、高效地提供保障服务。现行的文件和档案管理流程实行分块管理，割裂了文件运转的联系性和连续性，制约了文档一体化的实现，档案管理体制不改革，文档一体化就无法实现。首先要建立统一的管理机构，负责管理文书工作和档案工作，在体制上解决文档同步管理问题。规范部门职责，同时要赋予档案部门一种新的职权，统一协调和指导从文件到档案的各环节的工作。确保档案管理职责渗透到各部门，使文件的形成处理、立卷归档与档案的收集、整理、利用在统一监督指导下有机衔接。

2.搭建功能完善的文档一体化业务平台。实现文档一体化管理的目标就是通过建立一个以计算机信息管理为核心，集公文处理和档案管理为一体的综合办公自动化系统。要实现文档一体化管理，必须从文件材料的产生开始，就运用计算机管理系统进行统一管理，完成文件运行的全过程，把文件管理和档案管理两个不同阶段和性质的工作紧密结合起来，实现计算机自动生成目录、辅助立卷和自动检索，进行文件、档案的快速查询、统计、借阅等管理工作。因此，文档一体化必须树立前端控制思想。在文档一体化的软件系统设计中，要使用兼容性强、应用性好、智能程度高的信息化系统，使文件与档案的运转、传递、处理、管理以及开发利用更加方便快捷，能满足现代办公环境下文档一体化协调发展的技术保障体系。档案人员应主动参与“系统”的设计，根据文档一体化管理要求和档案管理工作的需要，对各模块、各工作环节的管理功能如何实现自动化、标准化等问题进行思考，并提出具体的设计要求。而档案人员要配合设计人员做好“元数据”的编制工作，尽可能将电子文件管理过程各环节工作的管理功能和安全保密功能更好地实现标准化和智能化，从而实现前端控制、全过程管理和集成化提供利用的目的。因此，文书档案管理部门要与信息技术部门一起进行深入调研、科学论证，遵循文书处理和档案管理的客观规律，逐步建立科学规范、设计合理、操作方便、高效安全的业务平台。

3.优化队伍结构，提高人员素质。文档一体化管理模式是集信息处理、业务流程、知识管理与服务于一体的知识管理模式，要求档案管理人员必须既要熟知现代档案管理业务，又要了解文书处理基本知识，熟练掌握计算机技术及网络知识，能独自开发、使用、维护档案管理软件，进行档案信息编辑、存储、检索、利用等工作。档案管理人员的培养可从三个方面着手：一是创造有利条件，引进人才，并留住人才；二是通过引进竞争和激励机制，破除职务终身制，采取竞争上岗的方式，给人才晋升的机会，从中选配工作责任心、事业心强的档案工作人员来充实档案工作岗位；三是重视和积极组织在职培训工作，尽快使档案人员由过去的单一的专门型向综合的通才型转变。档案人员要积极参加各种档案培训、讲座、业务交流，学习档案专业知识理论、现代化管理知识，掌握计算机的操作技能，并运用新知识分析和解决工作中出现的各种新问题。