公安档案信息资源开发利用的几点思考

张桂荣

[摘 要]开发利用档案信息资源是档案工作为社会主义现代化建设服务的重要途径；档案工作的最终目的是有效地开发档案信息资源，最大限度地服务社会。公安档案也不例外。文章试图从突破公安档案信息资源开发利用的瓶颈的角度，谈谈档案资源的开发利用。

[关键词]公安；档案；开发利用

今年3月，永定县凤城镇童某夫妇打算去漳州监狱探视服刑的弟弟童某良。童某按要求到村委会出具了他与童某良的兄弟关系及他与廖某的夫妻关系证明。当他把村委会出具的证明拿到城关派出所要求盖章时，民警拒绝盖章，因为调阅童某与廖某的户籍档案，无法证明他们俩是夫妻关系。结婚二十几年的合法夫妻，派出所怎么就无法证明这老俩口的夫妻关系呢？原来，童某本是永定县峰市镇人，到永定化肥厂上班后，户籍迁往化肥厂集体户。1990年，童某与廖某结婚后，廖某户籍夫妻投靠迁入峰市镇长坝村。化肥厂倒闭后，童某的户籍先是迁回长坝村，后因工作关系迁入凤城镇，单人单户。1997年，因棉花滩水电站库区移民，峰市镇长坝村整村搬迁至凤城镇长化村居委会。在户籍关系的迁入迁出中，在户籍项目的不断变更中，童某、廖某夫妇成了不相干的两个人，各自户籍档案内均无体现夫妻关系。根据童某出具的结婚证，户籍民警变更了童某夫妇的相关户籍信息，完善了相关档案材料，并在相关证明材料上盖上了公章。第二天，童某、廖某夫妇千里迢迢来到漳州监狱。狱警查看童某夫妇出示的相关证明材料后，表示仍需上网查询核实。经查询，全国人口信息库内，童某、廖某仍然没有夫妻关系的相关信息。为什么查询不到？如果当地派出所确实变更了童某夫妇的相关户籍信息，那么只能解释为是系统更新速度慢等原因了。而他们又没有随身携带结婚证，结果廖某被拦在门外，没有见着亲人。

一、新形势下制约公安档案服务效能的瓶颈

从上面事例来看，目前，公安档案管理工作与新形势下公安档案信息资源的服务利用需求依然存在不适应现象，主要表现为以下几个方面的问题：

（一）思想重视不够，档案意识淡薄

基层派出所的民警平时忙于公安业务工作忽视了档案工作，根本认识不到档案的重要作用和价值，部分派出所领导和民警都认为“只要工作好，档案材料可有可无”、“工作任务重，哪有时间搞档案。”由于档案意识淡薄，有的材料形成和使用后乱堆乱放，不移交专人保管，常常被遗忘或沉入箱底，遇到民警调动或岗位变动时往往一丢了事。

（二）档案收集不及时、不完整

由于平时收集、整理不及时，对本单位形成的档案底数不清，情况不明，需要整理时临时搞突击，翻箱倒柜能找多少算多少。有些民警认为自己保管档案材料能够方便工作，不愿上交集中管理。因移民、城市改造等原因，档案实际保管在哪里，有的已经说不清楚，群众为查一份档案在多个派出所之间奔波、甚至“无功而返”、“事与愿违”的例子仍然存在。

（三）管理人员业务素质不高，学习意愿不强

大多数派出所的档案管理员由内勤兼职（永定县公安局已列入创建示范单位的14个派出所的档案管理人员均由内勤兼任），管档人员一警多能，档案工作只是内勤工作中的一小部分。抱着多学一样多累一样的心理，兼职管档人员学习意愿不强，档案业务不熟悉，档案工作的管理实际上基本处于无人管理状态。

（四）现代化程度不高，利用效果不好

大部分派出所档案管理仍然处于手工操作阶段，有的配备了电脑也不能坚持使用，更不用说应用公安档案管理软件，实现档案信息输入、检索、利用等工作的现代化，使档案信息处于封闭状态，传输功能低，共享性差，不能充分发挥公安档案在公安工作中的作用。

假如当前户籍档案的数字化加工已经完成，实现全省户籍档案数据挂接，那么，漳州监狱的民警就可以通过网上异地查档，核实童某夫妇的夫妻关系了。

二、公安档案信息资源开发利用的几点思考

公安档案是公安机关打击违法犯罪，维护社会治安，保障群众安居乐业的工作记录，是公安基层基础建设的基石。作为一种重要的信息资源，如果开发利用得好，公安档案也是一种间接的警力资源，在某些程度上能够起到缓解公安机关警力不足的作用。档案信息资源开发利用的关键在一个“活”字，要通过积极主动的工作，把“死”材料变成“活”材料，化被动为主动，最大限度地为公安现实工作做好服务。

（一）加强档案资源建设

丰富的馆（室）藏档案资源是实现公安档案部门服务领导决策、服务公安实战、服务经济社会的基础，是公安档案事业发展的有力支撑，更是公安档案存在于社会的命脉与基石。因此，公安档案部门应着重研究和解决影响提供利用的“源头”和“瓶颈”，在加大公安档案收集力度与规范化建设上下功夫、用力气，把公安档案资源建设作为档案事业发展的一项战略任务予以高度重视，提上重要的议事日程。

一是主动介入，及时归档。要树立全局观念和超前意识，主动及时参与、了解公安中心工作，介入到公安档案形成过程中去，加强对专职业务工作、重大（案）事件、重大活动、重点工程建设项目等公安档案的收集工作，做到公安工作发展到哪里，档案工作就延伸、服务到哪里。二是内容齐全，载体丰富。要从档案的形成、收集、归档，最终进行著录等环节抓起，力争做到建档对象一个不漏，建档资料齐全完整，建档材料整理规范，确保档案信息资源库齐全、准确，并录入警务档案系统，为档案调阅从人工查询向计算机检索的转变打下良好基础，彻底改变档案工作中“拖拉”、“积压”、“混乱”、“遗失”、“难查”的工作局面。同时，随着公安工作的不断发展，公安档案收集工作既要收集纸质、实物档案，又要收集非纸质载体的档案，更要注意声、光、电、磁介质档案的收集。

（二）健全档案长效管理机制

档案管理工作是一项需长期坚持的工作，只有坚持常抓不懈，才能不断提升档案管理水平，才能服务新形势下的公安工作。

一是抓培训，强素质。档案管理水平高低，在很大程度上同业务水平的高低有关系。要将档案管理课程列为民警初任培训或警衔晋升培训的必训内容之一，通过培训使全体民警都能掌握基本的档案管理知识和归档立卷的基本技能。在业务培训方面要邀请有关专家领导进行面对面的授课，还可以到档案管理工作较好的单位学习参观，取得有益的经验。二是立规章，促规范。建立制度，目的是有章可循，方便管理。在制订制度上，不但要将人员问题的具体规定和操作标准以文件形式下发，而且还要制定执行档案材料的收集、整理、归档等多项制度，进行定期检查考核，形成系统的工作考核、奖惩制度。为提升档案管理的重要程度，建议推行公安派出所档案等级管理与派出所等级评定挂钩制度，实行档案工作一票否决制。三是重科技，加快现代化管理步伐。为提高档案工作的服务水平和管理效能，应转变观念、更新理念，要把档案管理纳入科技含量，重点引进和录用先进的档案管理技术和装备，切实抓好档案计算机管理的建设，并不断创新，不断完善，使档案管理工作适应信息化、数字化、网络化时代的发展需要。

（三）拓宽利用档案的渠道和领域

档案保管是手段，开发利用是目的。作为公安档案管理部门和档案工作者应有强烈的信息开发意识，积极主动地开展工作，并随着公安工作的发展，不断解放思想，开拓创新。公安档案部门要在收集齐全、妥善保管的基础上，充分利用自身特有的优势和行之有效的方式方法，对公安档案进行深加工，把档案中储存的大量宝贵信息，有针对性、有目的地发掘出来，使公安档案信息资源发挥应有的、更大的作用。

比如，全面推进户籍档案数字化加工工作，充分发挥数字化档案的“百度”功能。尽快全面推进户籍档案数字化建设，并实现联网共享，推行就近、异地查询服务。同时，要扎实做好数据录入质量检查和数据迁移校核工作。有条件的情况下，可以在档案系统中增设纠错提醒功能，在户籍档案信息录入、扫描、加载过程中，切实加强数据审核、校对，发现差错、缺漏、不达规范要求的，及时纠正，保证数据质量；己完成数据迁移工作的地方，要组织力量、抓紧时间对导入新系统中的数据进行检查，确保新系统数据的准确性、完整性、可用性。今年4月初，永定县公安局举办全县户籍档案拍摄业务培训，全县户籍档案数字化将加快进程，依托“福建公安档案信息系统”，在不久的将来，网上异地查档服务将是福建省公安机关擦亮的又一个高效便捷的绿色窗口。

再如，整合违法犯罪档案资源，建立“违法犯罪案件查询中心”，为实现违法犯罪档案资源共享和综合利用，为防范控制、侦查破案和打击犯罪创造条件；利用丰富的档案资源，建设走廊文化、廉政文化，提振民警的精、气、神，制作安全防范、法律宣传材料，为平安创建活动服务等等。

只有充分认识新形势下制约公安档案服务效能的瓶颈，从资源本身、制度建设等方面研究、突破瓶颈，才能实现档案信息资源的开发利用，使公安档案管理工作真正成为增强公安工作发展后劲的公安基础业务工作，使各级公安机关共享公安基础性工作成果，为提高工作效率、降低工作成本创造有利的条件，为公安机关维护社会治安稳定、依法打击处理违法犯罪活动提供强有力的信息资源保障。

引用文献：

[1]对公安派出所档案管理创新的思考；辽宁警专学报；2012年03期

[2]信息化时代公安档案管理模式初探；天津大学；2009年