油田档案信息化建设刍议

杨海燕

国家档案局于2002年11月印发了《全国档案信息化建设实施纲要》，明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务：本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加强档案信息化基础设施，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字和数据库建设。当前油田企业档案管理工作由于人员认识不高、组织不力、缺乏资金以及掌握现代信息技术的人力缺乏，油田企业档案信息化建设存在很多问题。

一、油田企业档案及其信息化

“档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图标、声像等不同形式的历史记录。”档案学是一门社会科学。社会功能和社会使命是档案存在与发展的依据，档案是机关工作者查考的依据，是生产建设的丰富资料，是科学研究的基础和条件，是宣传教育的生动素材，对社会发展起着多种积极的甚至不可缺少的作用。档案管理现代化、信息化，其核心是管理手段的现代化和保护技术的现代化。同时，需要明确的是网络化、数字化不等于信息化。档案信息化建设具有广泛的内容，它包括了档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍的建设以及促进档案信息资源开发利用的政策法规、标准的制定等。因此，不能简单地把各类档案的数字化、档案信息网络的建设等同于档案信息化建设，而应从多方面入手促进信息化建设。

二、企业档案信息化建设的必要性

1.档案管理现代化、信息化是必然趋势。随着现代科学技术的发展，档案管理专门软件的开发、利用和升级，档案管理的现代化与信息化已经成为不可逆转的大趋势。但是由于当前油田所属各个厂矿、各个部门的发展水平存在差异，所以在某些新成立档案部门的单位，档案管理仍然达不到信息化。

2.档案管理现代化可以拓展档案工作的服务领域。档案管理归根结底是信息资源的管理。信息资源的社会价值在于开发利用，开发利用的效果取决于开发的时效和利用的广泛程度。相比较而言，现代化管理手段储存的各种信息，更便于利用和开发，也就能产生更广泛的社会效益。因此油田企业档案管理必须依靠科学技术的发展，利用缩微技术、扫描技术、光盘技术，不断增加档案信息的存储量，存储密度，使得电子文件在一份文档里同时记录文字、图形、图表、声音、动画等各种媒体信息。利用很小的空间保存大量的信息，而且开发利用的速度快，具有直观性、选择性、易操作性。

三、如何实现油田企业档案信息化建设

油田企业档案信息化建设要运用辩证思维，既不能盲目从新、脱离实际，也不能墨守成规、固步不前；既要看数量，更要讲质量；既要着眼于本身，也要关注相关事物。这是一项复杂的系统工程，需要慎重选择，在具体实施的定位中，应该多做调查、分析、研究。要加快档案管理现代化、信息化的建设，应主要做好几方面的工作。

1.加强领导、提高认识。加快油田企业档案信息化建设，就必须更新油田各级领导的知识领域，因为档案管理的现代化首先是档案管理者的现代化，否则档案管理现代化、信息化就是一句空话。同时，应加强档案管理人才的业务培训，改变现有档案管理干部的知识结构，以适应现代化管理的需要。努力把档案信息化建设作为企业发展的一个重要内容，提高工作水平、工作效率和服务质量。

2.加大投入，增配软、硬件设施，开发适合本企业、本部门使用的专门的档案利用软件。要加快档案信息化的建设就要舍得投入财力，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件，但必须切合本单位实际情况，从而使档案信息化建设加快发展。

3.引进和培养现代化管理人才。从目前油田企业各基层档案工作人员的学历上看，档案管理专业的人员非常少，这对档案管理现代化、信息化工作的开展十分不利，要改变这种状况，简捷的办法就是适度调入档案专业的大专院校毕业生，对有发展前途的年轻干部，加大业务培训，培养造就一支能担当新世纪档案事业重任的高素质的档案干部队伍。同时要努力提高档案人员的政治素质，教育和引导档案人员要有正确的世界观、人生观和价值观，树立坚定的信念；掌握现代科技知识和专业技能；能胜任本职工作，并且具有创新能力，以适应现代化、信息化管理的需要。

四、对企业档案信息化建设的思考

作为专业的档案管理部门，各种技术资料、勘探资料和财务资料是油田企业的主要档案，所以在档案信息化建设的过程中应在目前归集整理的基础之上提前做好信息化建设的准备工作。应注重质量、加强特色建设。档案信息化不是表面的、形式的，信息化的程度不能看数字化档案文献有多少和上网档案信息量，而更要关注经信息化“包装”的档案信息是否找到了特定的用户，是否实现了档案服务功能的全面拓展和充分实现。信息化不只在量，更在于质，如果经信息化“洗礼”的档案文献依然不能被油田的进一步发展而利用，那么这种信息化意义不大。由于企业对档案的专业管理重视不够，目前工作主要集中在不断建立健全本企业档案管理制度的工作上，对于后期的档案开发与利用研究较少，而提供信息服务企业发展是档案工作的强业之路，所以应一手抓档案的归集整理的基础性工作，一手研究档案的开发与利用，使得油田企业开发档案真正实现其来于企业、服务企业、发展企业的作用，方便本企业和整个油田的利用，从而实现“档案效益化”。笔者认为，应在目前档案整理的基础上做好电子目录的制作，建立相关的数据库，同时在档案处设立网站（或内部网站），建立相关搜索引擎，从而方便企业相关管理人员的各种不同类型的查询。档案工作的信息化建设应在档案信息资源的有序整理的基础之上加快档案信息网络的建设、加强档案信息资源的开发利用、做好档案信息化人才队伍的建设、促进档案信息资源开发利用的政策法规、标准的制定，使得信息化建设成为一个系统网络。总之，信息化是新世纪档案事业发展的重要方向，档案信息是经济发展的重要保证，在以知识和信息为主要特征的知识经济时代，档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行，档案中蕴藏的丰富信息将会在新世纪油田发展的工作中发挥不可替代的作用，我们必须加快档案的现代化管理进程，逐步实现油田企业档案的信息化建设。

（作者单位：延长油田股份有限公司子长采油厂档案室）endprint