针对高等学校档案管理现代化问题的研究

陈维宏

[摘 要]档案管理工作所涉及的方面较多，其政策性及机密性较强。学校的档案管理工作是对学校全部信息资源的整理，支持学校各部门的具体工作。对学校的活动开展有决定性影响。在传统的学校档案管理工作中，对与现代化的科学技术并未全面运用。因此现代化档案管理的建设，是学校档案管理工作的必经之路。本文针对高校档案管理现代化的发展。提出建议。

[关键词]高等学校；档案管理；现代化

学校的档案管理工作，不仅记载着发展历史，更记载着在发展过程中的成功与失败历史。在现代化的发展中，高校的档案管理已成为学校构成的关键部分。其作用是不可替代的，传统的学校档案管理工作与现今学校发展已不适应，要改变这种状况，必须将档案管理工作革新。现代化的学校档案管理已在多所院校实施，其应用的效果也非常好，因此针对现行的档案管理工作，要想全面的完善，还需要从其根本上进行转变。实施具体问题具体分析策略，以实现现代化的档案管理工作在学校的运用中能够体现出效率化、效益化及水平化的综合提升。

一、高校档案管理的现状

（一）对档案管理工作的不够重视

受传统思想的影响，相当一部分人认为，档案工作就是抄抄写写、保管等事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档和上级部门的检查就行。有些单位对国家有关法律法规学习和贯彻力度不够、不知道档案是国家宝贵的历史文化财富，档案工作是国家的一项重要事业。由于长期的认识不足，导致各单位对档案管理工作不重视，档案管理工作混乱。

（二）档案管理的基础设麓较差

由于长期对档案工作的不重视，资金不足，导致许多单位的档案管理设施落后，甚至个别单位没有专用档案室。有些单位档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。

（三）档案管理人员素质较低

有些单位不重视档案管理工作的重要性和专业性，档案人员变动频繁。大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管理要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不了解，档案收集意识淡薄。甚至有些单位的档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。

二、高校档案管理建设原则

高校档案管理具有一定的原则性。既要在工作中动静结合，还需在管理上职责与权益灵活运用，在具体的工作中不能过于死板，这样才能充分体现出高校档案管理工作的独特性。

（一）规范、灵活相统一原则

各单位档案的管理制度要严格按照国家标准来执行，这样有助于制度执行的标准化、规范化，但不是说所有单位的档案管理制度千篇一律。高等学校因规模、类型、层次的差异，应根据自身特点不断地实践、探索和总结，建立一套内容全面、结构完善、符合本单位实际的规章制度体系。

（二）职责、权益兼顾原则

在档案制度的制定过程中，一定要明确领导干部和档案管理人员的工作职责范围及权限，同时也应保护其合法权益。当前高等学校忽视管理人员的权益，这极大地影响管理人员的工作热情，也影响到整个学校的发展。建立高校档案工作制度必须把明确职责和保护权益放到同等重要的地位。

（三）制定、执行并重原则

制度建设的首要工作是根据本单位实际情况，制定出一系列系统、科学、合理的档案管理制度。才能检验其制度是否适合单位发展、是否可以调动工作人员积极性，关键在于制度的执行。各单位应关注各项制度落实情况，在实践中不断完善，使制度更加人性化、规范化、合理化。

三、高等学校档案现代化管理的有效措施

对于高校档案管理的现状及其发展的原则可以看出，要促进学校各项工作活动的有序进行，必须加强对档案的数字化管理及现代化建设。从根本上革新管理理念，提高工作人员的业务素质。将高校现代化档案管理建设落实到工作的实处。

（一）革新管理理念

管理理念是促进高校档案管理工作提升的关键所在，观念的创新就是要在档案管理中坚持以人为本，即在工作中围绕着如何服务于人以及促进人的发展，尤其是更好地服务于广大教师和学生的需求。其次，观念的更新还要树立起全面发展的管理理念，通过加强内部培训，增强全体师生员工的档案意识。最后，要建立起与其他工作协调发展的管理理念，与高校其他管理工作协调，更好地服务于学校教学管理工作。

（二）信息化管理

随着计算机信息技术进入校园，实现高校档案管理的信息化是必然趋势，树立科学发展观，落实高校档案管理数字化和信息化的实现。目前大多数高校的信息化管理还停留在文件及目录管理上，对于深人细致更加规模化的信息化管理还尚有欠缺。因此在档案管理过程中进行系统化的计算机信息系统建设是极为必要的。要做好档案管理的信息化，就需要从档案管理的各个环节着手，将数字化管理落到实处，具体来说就需要在档案资料的收集时，做到电子文件收集的正确、齐全，在电子文档的录入和系统检测中做好监督工作，以确保档案的安全性和准确性。在馆藏资源的整理过程中，管理人员则需要通过不同的分类建立计算机检索系统，逐步实现数据库管理与在线使用的同步，从而通过数字化的管理为教师和学生提供更加完善和便捷的服务，减轻管理人员的工作负担。

（三）提高管理人员的素质

管理人员素质的高低直接影响高校档案管理的水平，学校应该加强档案人才队伍的建设，明确岗位职责，提高管理人员的整体素质。尤其是在数字化和网络化的时代背景下，需要加强对管理人员信息化管理的培训，增强其信息化管理的操作技能，既要懂得如何整理归档档案，又要懂的现代信息技术的专业知识，成为档案管理的复合型人才，以适应现代社会的挑战。

四、结语

对于高校档案管理的现代化发展是具有一定时代意义的，在建设其现代化的发展之路，要提高工作人员的素质，提升其业务管理水平。最大限度的实现档案管理工作的综合价值。另外在档案建设中要注重工作形式的创新。将现代化的创新理念运用到实际工作中，实现学校各部门间的工作协调发展。

参考文献：

[1]郭杨.基于创新体系下的高等学校档案管理问题的研究[J].华章.2012.01.20