网络环境下档案管理工作的创新与安全防护

侯秋晨

[摘 要]随着信息技术的发展，档案管理工作的重要性显得越来越突出，特别是在网络环境下档案管理工作只有通过创新才能够为新时期的档案管理作出更大的贡献，本文正是基于这个背景，通过分析网络环境下档案管理工作的创新内容以及具体的安全防护，从而为提升档案管理水平提供一定的参考。

[关键词]档案管理；创新内容；安全防护

一、引言

档案信息和管理是社会工作的重要内容之一，其水平的高低对于人类社会的变迁有着直接的影响，当前随着计算机技术和网络信息技术的发展，档案管理工作经历了前所未有的变革与挑战。档案管理工作必须要从传统的纸质管理逐步过渡到纸质和数字管理的统一，才能够更好的促进档案管理水平。本文正是基于这样的背景，通过分析网络环境下档案管理的创新内容，以及在网络环境下需要注重的安全防护，从而为网络环境下的档案管理水平的提升提供一定的参考。

二、档案管理工作的创新内容分析

（一）积极开展线上服务

在网络环境里，传统的档案管理必须要产生和网络环境相适应的变化，因为此时的人们对信息的时效性和准确性有着更高的要求，互联网的出现无疑让这种需求变成了可能，那么传统的档案手工管理模式，就显然出现效率低下，提供信息相对有效等突出性问题。在这种背景下，构建档案信息化管理模式，开展线上服务就成了很多用户的重要诉求，因此档案管理部门为了迎合这个趋势，就需要积极的开展在线服务，通过专题的形式对相关的档案信息进行发布，社会公众和档案馆构建广泛快捷的信息沟通渠道，从而提升档案的管理效率。

（二）加强信息共享

网络环境的重要特点就是知识和信息等诸多资源的流动性变得更加快速，基于传统档案管理模式已经不能够适应网络环境下对资源的需求，因此档案管理部门需要构建现代信息技术管理模式，实现资源信息的共享，从而为社会公众提供全方位的档案服务。另外随着社会的发展，人类的信息总量呈现不断增长的趋势，因此对档案管理的要求就变得越来越高，这也促进了不同管理部门之间档案管理的相互共享，能够有效提升不同部门之间的信息沟通效率，从而实现一体化的档案管理模式，能够有效节省档案管理成本，同时也能够有助于促进档案信息的不断完善，提升档案信息资源的利用效率。

（三）向纵深服务方向创新

在网络社会中，社会对档案信息的需求变得更加迫切，而且对档案种类的需求也越来越严格，特别是档案信息的细分，这样就能够让公众能够非常快速的定位需求的信息，从而通过这些档案信息获得相应的帮助。这样档案管理就需要向纵深服务方向发展，不仅仅要搞好档案的采集和整理工作，还需要将采集的档案进行更加细化的整理，让档案的分类变得更加垂直细分化，同时对所有的档案资料构建统一的检索目录，并存放在统一的数据库凭条中，这样就能够让更多的用户通过网络接口通过搜索功能快速定位需要的数据，从而快速的为公众提供更加深入的服务。这就意味着传统的手工档案管理要逐步从纸质化向数字化方向发展。在这个背景下，需要通过培训大量的现代档案管理工作人员，提升档案管理工作人员的综合素质，从而适应网络环境下档案管理工作的深入开展。

三、档案管理工作的安全防护分析

（一）保障档案管理系统的完整性

由于在网络环境下，档案信息规模庞大，各种信息资源通过网络平台进行连接，档案之间遵循一致性的逻辑关系，所以在档案数据录入过程中，这种逻辑关系就会引入到数据库，从而形成规模庞大的网络档案管理数据库。而数据库的完整性对于档案信息的安全无疑具有非常重要的影响，这就需要档案管理工作人员要加强对网络档案数据库的维护工作，确保档案数据不会存在完整性的错误，如果出现相关的错误，要迅速定位数据逻辑关系，从而进行快速修复，最大限度的规避对数据库的有意或者无意的破坏。

（二）确保档案数据的长期可读性

在网络环境下，档案信息数据的保存需要统一的格式，这样才能够有助于档案信息数据的流通和管理，同时也有助于这些数据能够融入到其他系统应用中，比如企事业单位的自动化办公系统中。因此在对这些档案信息数据保存和应用时，不能够随意更改档案文件格式，从而方便数据的统一性。另外还需要对档案信息管理的软件进行及时的更新，让兼容始终处于一个动态变化的过程中。这样档案信息的完整性和真实性以及有效性才能够得到更好的保障。

（三）加强安全信息管理

基于网络环境下的档案数据的安全会受到诸多方面的威胁，比如黑客和病毒的威胁以及计算机网络结构本身安全的威胁，比如数据库崩溃或者服务器损坏等，都会对档案数据的安全构成非常重大的影响。所以加强档案信息安全的管理就需要从软硬件两个层面进行。其中从软件层面要通过构建完善的防病毒黑客攻击体系，比如增加防火墙和为客户端安装网络杀毒软件，同时对操作人员进行全方位的安全培训，提升档案管理人员的安全意识，从而提升软件方面的安全防护能力。而在硬件方面的安全防护则可以通过增加热机备份的形式，同时加强安全巡视，构建高标准的计算机安全防护机房，从而保障计算机硬件的安全稳定。

四、结语

总而言之，档案管理是社会生活中的一个重要管理内容，在网络环境中，档案管理面临着重要的历史机遇，同时也存在着前所未有的挑战，对此档案管理工作需要在传统手工档案管理的基础上，积极遵循网络环境进行创新，从而为社会大众提供快速、准确的信息服务。

参考文献：

[1]赵辉.网络环境下的档案管理创新研究[J].中国新技术新产品.2011（02）

[2]单艳梨.浅谈档案管理的网络化及其保护[J].企业技术开发.2011（01）