协同事项管理系统的分析与设计

朱丹++马柯++王俊峰++高亚丽

摘 要：在信息化技术的高速发展下，企业在运营过程中对事项执行力的重视度也越来越高了，事项管理系统就是为提高企业的协同工作效率和执行力而生的。本文从协同事项管理系统对现代企业的意义出发，研究和分析了协同事项管理系统的功能与架构，并对各个模块进行了详细说明。

关键词：协同办公 事项管理 执行力 系统设计

中图分类号：TP18 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）04（b）-0147-02

随着现代科技的蓬勃发展，企业的办公方式受自动化技术的影响愈发明显，无纸化办公时代已经来临。在市场竞争压力急剧上涨的时代，仅仅能实现公文处理和信息交互的OA系统已经难以满足现代企业核心竞争力发展的需求，我们更要将目光着重于加强团队协作、强化工作效率等方面，基于协同管理理论的办公系统成为众多企业的需要。事项管理作为协同办公系统的重要组成部分，是企业执行能力、团队管理、企业经营管理水平的重要体现。协同事项管理系统的开发对企业工作执行效率的提高具有重要的意义。

事项管理，又叫执行力管理，指的是贯彻战略意图，完成预定目标的操作能力。事项管理是企业管理成败的关键，事项管理系统对企业中各项工作进行分解分配，最终工作根据完成期限落实到具体部门具体人员。通过对各项工作的落实和完成情况进行追踪管理，在实现信息共通的情况下完成无纸化工作分派，使领导得知已安排工作的分派情况和执行情况，工作执行人可以更加明确重要紧急级别工作事项，从而提升企业整体办事效率。

1 事项管理系统功能分析

按照企业需求，事项管理系统要为不同的角色提供事务处理和管理功能，并要具有强大的监控和追踪功能，同时与即时通讯、传真、短信、电子邮件深度融合，实现事项建立、事项分派（再分派）、事项执行、事项简报、事项回馈、事项审批、事项结案等八大功能，如图1所示。

事项建立是针对领导安排的工作、会议决定的决议、计划分解的工作、红头文件中需要落实的事项等需要追踪解决的事项，要求建立事项的追踪机制，使其有迹可查。

事项分派是针对建立的事项，由事项的发起人分派给具体的执行人、督导人、协助人，以便于事项的落实。一级领导将工作事项分派给一个或多个二级领导后，二级领导可将自己接到的工作事项拆分再分配，以此类推。事项执行是事项执行人（督办人、执行人、协助人）根据事项具体要求，进行事项任务的落实执行。事项回馈是针对事项某一阶段、某一时期、或者最终完成的情况，进行事项完成情况的答复。事项审批针对执行人提交的事项，发起人查看其是否满足预期要求、标准。具体来说，事项管理系统的主要功能即能够针对要追踪落实的事项建立事项追踪信息；对于较大事项进行逐级分解执行，明确各自角色及事项内容；所有上级领导都可以通过系统查看和指导下级工作；每项工作都可以针对事项处理结果进行回馈；针对工作结果可形成给领导的简要报告；系统提供待办工作事项和监督工作事项的任务提醒、手机短信提醒、即时通讯提醒等多种提醒方式，并可根据事项的不同级别设置不同的提醒机制，使用户第一时间了解到需要处理的业务信息。

2 事项管理系统详细设计

协同事项管理系统是让企业在一个信息透明度高，上下级互动性强的环境中，不同员工不同部门高效的共同工作，这也是协同办公的意义所在。在系统中，领导可以对下级人员进行权利分配，实现无纸化工作派发，而中级领导接到的工作内容可拆分再下发，每个用户都可以看到下级用户的工作进展，可全程监督工作的完成情况。有关学者对企业执行力进行多年研究，提出了执行力七大要素—— “目标、计划、汇报、追踪、总结、评估、标准”，即“OPRTAES”法则。在系统的具体实现中，根据此法则可设事项创建，事项处理，事项审核，事项追踪四个模块。

2.1 事项创建

事项创建是针对领导安排的工作、会议决定的决议、计划分解的工作、红头文件中需要落实的事项等，在系统中建立起需要追踪解决的事项。需要注意的是建立事项的追踪机制，使其有迹可查；事项分配即针对建立的事项，由事项的发起人分派给具体的执行人、督导人、协助人，以便于事项的落实。该模块包括：事项列表，事项基本信息，事项分派信息，事项附件信息四个页面。运行界面示例如图2。

一般由公司（部门）秘书或者公司（部门）领导或者有此需求的人建立事项资料信息；用户可以看到自己建立的或者发起的所有事项资料信息；开发时应设置事项提出日期≤计划开始时间≤计划完成时间；每次进行事项分派时，将会产生事项分派时间，对应到执行编号，和执行人；事项分配选择相应人员，点击分配，成功之后会给事项执行人一条事项处理待办任务；在填写事项基本信息时可以设置事项级别“不重要/重要/非常重要”，系统会据此向执行人发出事项顺序提示。

事项建立成功后，事项状态变为“已建立、待分派”；事项分派后，事项状态变为“已分派、在执行”。

2.2 事项处理

事项处理是当用户接收到领导分派的事项后，由事项的执行人进行事项处理或再分配的过程。事项执行人可在系统中进行事项执行情况的回复，并发送简报给督办人员。

事项处理模块的页面分为待办事项、事项再分配、事项回复、事项简报。在待办事项页面中可以查看上级领导交办的事项信息；事项再分派页面中事项的待办人可以将待办事项再次向下级拆分分派；通过事项回馈页面，待办人可以时时将事项的进度向上级反映；项执行过程中，待办人可不定期在事项简报页面中向上级提交事项简报，主动反映事项的进展。

用户需要针对事项某一阶段、某一时期、或者最终完成的情况，进行事项完成情况的答复，然后提交给事项发起人。提交成功后会给事项发起人一条事项审核的待办任务；系统可以针对事项阶段或最终完成情况给发起人一份简报描述，发送成功后会给发起人一条事项简报的待办提醒。事项执行完毕提交跟催人后，事项状态变为“已完成、待审核”。

2.3 事项审核

事项审核是针对执行人执行完毕并提交的事项，发起人查看其是否满足预期要求、标准，并根据执行人对事项执行情况的回复做审批和对事项的完成结果进行评级，可将结果评级分为A/B/C/D四个等级。事项审核完成后系统删除相应人员首页的事项处理待办；若事项完成情况不理想，审核人可将事项退回上级领导，重新分派执行。事项发起人对执行人提交的事项核准通过后，事项状态变为“已结案”。

2.4 事项追踪

事项追踪是为了让有关领导可以对事项的进行情况进行跟踪查看，也体现出了协同办公所追求的信息高度透明思想。在这一模块中，用户可以查询到各个工作事项的详细信息、状态及其进度。

3 结语

事项管理软件演绎着先进的管理思想和管理模式。它将执行力管理集中到同一个平台上，为企事业单位提供了功能强大的管控系统；同时，它规范了事务流程，便于事务处理；用户只要能连接到互联网，不论在何时、何地都可以处理自己的事务，达到了提升执行力，提高管理效率的目的。在技术方面，可以利用通用业务平台进行开发，能提高开发效率并节省开发成本。该系统作为协同办公下的一个重分支，以其高度的实用性，在现代企业中得到了广泛认可，但其普及性依旧有待提升。

参考文献

[1] 曹彩凤，王婕妤，高聪.执行力管理软件系统研究与实现[J].电子设计工程，2011，19（3）.

[2] 郭永旭.枣矿集团执行力文化体系创新研究[D].天津：天津大学，2009.

[3] 吴芸，朱顺痣.面向企业执行力管理协同系统分析与构建[J].科技创新导报，2010（3）.

[4] 李春勇.浅谈建筑施工企业安全生产执行力[J].中国房地产业，2012（6）.endprint

摘 要：在信息化技术的高速发展下，企业在运营过程中对事项执行力的重视度也越来越高了，事项管理系统就是为提高企业的协同工作效率和执行力而生的。本文从协同事项管理系统对现代企业的意义出发，研究和分析了协同事项管理系统的功能与架构，并对各个模块进行了详细说明。

关键词：协同办公 事项管理 执行力 系统设计

中图分类号：TP18 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）04（b）-0147-02

随着现代科技的蓬勃发展，企业的办公方式受自动化技术的影响愈发明显，无纸化办公时代已经来临。在市场竞争压力急剧上涨的时代，仅仅能实现公文处理和信息交互的OA系统已经难以满足现代企业核心竞争力发展的需求，我们更要将目光着重于加强团队协作、强化工作效率等方面，基于协同管理理论的办公系统成为众多企业的需要。事项管理作为协同办公系统的重要组成部分，是企业执行能力、团队管理、企业经营管理水平的重要体现。协同事项管理系统的开发对企业工作执行效率的提高具有重要的意义。

事项管理，又叫执行力管理，指的是贯彻战略意图，完成预定目标的操作能力。事项管理是企业管理成败的关键，事项管理系统对企业中各项工作进行分解分配，最终工作根据完成期限落实到具体部门具体人员。通过对各项工作的落实和完成情况进行追踪管理，在实现信息共通的情况下完成无纸化工作分派，使领导得知已安排工作的分派情况和执行情况，工作执行人可以更加明确重要紧急级别工作事项，从而提升企业整体办事效率。

1 事项管理系统功能分析

按照企业需求，事项管理系统要为不同的角色提供事务处理和管理功能，并要具有强大的监控和追踪功能，同时与即时通讯、传真、短信、电子邮件深度融合，实现事项建立、事项分派（再分派）、事项执行、事项简报、事项回馈、事项审批、事项结案等八大功能，如图1所示。

事项建立是针对领导安排的工作、会议决定的决议、计划分解的工作、红头文件中需要落实的事项等需要追踪解决的事项，要求建立事项的追踪机制，使其有迹可查。

事项分派是针对建立的事项，由事项的发起人分派给具体的执行人、督导人、协助人，以便于事项的落实。一级领导将工作事项分派给一个或多个二级领导后，二级领导可将自己接到的工作事项拆分再分配，以此类推。事项执行是事项执行人（督办人、执行人、协助人）根据事项具体要求，进行事项任务的落实执行。事项回馈是针对事项某一阶段、某一时期、或者最终完成的情况，进行事项完成情况的答复。事项审批针对执行人提交的事项，发起人查看其是否满足预期要求、标准。具体来说，事项管理系统的主要功能即能够针对要追踪落实的事项建立事项追踪信息；对于较大事项进行逐级分解执行，明确各自角色及事项内容；所有上级领导都可以通过系统查看和指导下级工作；每项工作都可以针对事项处理结果进行回馈；针对工作结果可形成给领导的简要报告；系统提供待办工作事项和监督工作事项的任务提醒、手机短信提醒、即时通讯提醒等多种提醒方式，并可根据事项的不同级别设置不同的提醒机制，使用户第一时间了解到需要处理的业务信息。

2 事项管理系统详细设计

协同事项管理系统是让企业在一个信息透明度高，上下级互动性强的环境中，不同员工不同部门高效的共同工作，这也是协同办公的意义所在。在系统中，领导可以对下级人员进行权利分配，实现无纸化工作派发，而中级领导接到的工作内容可拆分再下发，每个用户都可以看到下级用户的工作进展，可全程监督工作的完成情况。有关学者对企业执行力进行多年研究，提出了执行力七大要素—— “目标、计划、汇报、追踪、总结、评估、标准”，即“OPRTAES”法则。在系统的具体实现中，根据此法则可设事项创建，事项处理，事项审核，事项追踪四个模块。

2.1 事项创建

事项创建是针对领导安排的工作、会议决定的决议、计划分解的工作、红头文件中需要落实的事项等，在系统中建立起需要追踪解决的事项。需要注意的是建立事项的追踪机制，使其有迹可查；事项分配即针对建立的事项，由事项的发起人分派给具体的执行人、督导人、协助人，以便于事项的落实。该模块包括：事项列表，事项基本信息，事项分派信息，事项附件信息四个页面。运行界面示例如图2。

一般由公司（部门）秘书或者公司（部门）领导或者有此需求的人建立事项资料信息；用户可以看到自己建立的或者发起的所有事项资料信息；开发时应设置事项提出日期≤计划开始时间≤计划完成时间；每次进行事项分派时，将会产生事项分派时间，对应到执行编号，和执行人；事项分配选择相应人员，点击分配，成功之后会给事项执行人一条事项处理待办任务；在填写事项基本信息时可以设置事项级别“不重要/重要/非常重要”，系统会据此向执行人发出事项顺序提示。

事项建立成功后，事项状态变为“已建立、待分派”；事项分派后，事项状态变为“已分派、在执行”。

2.2 事项处理

事项处理是当用户接收到领导分派的事项后，由事项的执行人进行事项处理或再分配的过程。事项执行人可在系统中进行事项执行情况的回复，并发送简报给督办人员。

事项处理模块的页面分为待办事项、事项再分配、事项回复、事项简报。在待办事项页面中可以查看上级领导交办的事项信息；事项再分派页面中事项的待办人可以将待办事项再次向下级拆分分派；通过事项回馈页面，待办人可以时时将事项的进度向上级反映；项执行过程中，待办人可不定期在事项简报页面中向上级提交事项简报，主动反映事项的进展。

用户需要针对事项某一阶段、某一时期、或者最终完成的情况，进行事项完成情况的答复，然后提交给事项发起人。提交成功后会给事项发起人一条事项审核的待办任务；系统可以针对事项阶段或最终完成情况给发起人一份简报描述，发送成功后会给发起人一条事项简报的待办提醒。事项执行完毕提交跟催人后，事项状态变为“已完成、待审核”。

2.3 事项审核

事项审核是针对执行人执行完毕并提交的事项，发起人查看其是否满足预期要求、标准，并根据执行人对事项执行情况的回复做审批和对事项的完成结果进行评级，可将结果评级分为A/B/C/D四个等级。事项审核完成后系统删除相应人员首页的事项处理待办；若事项完成情况不理想，审核人可将事项退回上级领导，重新分派执行。事项发起人对执行人提交的事项核准通过后，事项状态变为“已结案”。

2.4 事项追踪

事项追踪是为了让有关领导可以对事项的进行情况进行跟踪查看，也体现出了协同办公所追求的信息高度透明思想。在这一模块中，用户可以查询到各个工作事项的详细信息、状态及其进度。

3 结语

事项管理软件演绎着先进的管理思想和管理模式。它将执行力管理集中到同一个平台上，为企事业单位提供了功能强大的管控系统；同时，它规范了事务流程，便于事务处理；用户只要能连接到互联网，不论在何时、何地都可以处理自己的事务，达到了提升执行力，提高管理效率的目的。在技术方面，可以利用通用业务平台进行开发，能提高开发效率并节省开发成本。该系统作为协同办公下的一个重分支，以其高度的实用性，在现代企业中得到了广泛认可，但其普及性依旧有待提升。

参考文献

[1] 曹彩凤，王婕妤，高聪.执行力管理软件系统研究与实现[J].电子设计工程，2011，19（3）.

[2] 郭永旭.枣矿集团执行力文化体系创新研究[D].天津：天津大学，2009.

[3] 吴芸，朱顺痣.面向企业执行力管理协同系统分析与构建[J].科技创新导报，2010（3）.

[4] 李春勇.浅谈建筑施工企业安全生产执行力[J].中国房地产业，2012（6）.endprint

摘 要：在信息化技术的高速发展下，企业在运营过程中对事项执行力的重视度也越来越高了，事项管理系统就是为提高企业的协同工作效率和执行力而生的。本文从协同事项管理系统对现代企业的意义出发，研究和分析了协同事项管理系统的功能与架构，并对各个模块进行了详细说明。

关键词：协同办公 事项管理 执行力 系统设计

中图分类号：TP18 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）04（b）-0147-02

随着现代科技的蓬勃发展，企业的办公方式受自动化技术的影响愈发明显，无纸化办公时代已经来临。在市场竞争压力急剧上涨的时代，仅仅能实现公文处理和信息交互的OA系统已经难以满足现代企业核心竞争力发展的需求，我们更要将目光着重于加强团队协作、强化工作效率等方面，基于协同管理理论的办公系统成为众多企业的需要。事项管理作为协同办公系统的重要组成部分，是企业执行能力、团队管理、企业经营管理水平的重要体现。协同事项管理系统的开发对企业工作执行效率的提高具有重要的意义。

事项管理，又叫执行力管理，指的是贯彻战略意图，完成预定目标的操作能力。事项管理是企业管理成败的关键，事项管理系统对企业中各项工作进行分解分配，最终工作根据完成期限落实到具体部门具体人员。通过对各项工作的落实和完成情况进行追踪管理，在实现信息共通的情况下完成无纸化工作分派，使领导得知已安排工作的分派情况和执行情况，工作执行人可以更加明确重要紧急级别工作事项，从而提升企业整体办事效率。

1 事项管理系统功能分析

按照企业需求，事项管理系统要为不同的角色提供事务处理和管理功能，并要具有强大的监控和追踪功能，同时与即时通讯、传真、短信、电子邮件深度融合，实现事项建立、事项分派（再分派）、事项执行、事项简报、事项回馈、事项审批、事项结案等八大功能，如图1所示。

事项建立是针对领导安排的工作、会议决定的决议、计划分解的工作、红头文件中需要落实的事项等需要追踪解决的事项，要求建立事项的追踪机制，使其有迹可查。

事项分派是针对建立的事项，由事项的发起人分派给具体的执行人、督导人、协助人，以便于事项的落实。一级领导将工作事项分派给一个或多个二级领导后，二级领导可将自己接到的工作事项拆分再分配，以此类推。事项执行是事项执行人（督办人、执行人、协助人）根据事项具体要求，进行事项任务的落实执行。事项回馈是针对事项某一阶段、某一时期、或者最终完成的情况，进行事项完成情况的答复。事项审批针对执行人提交的事项，发起人查看其是否满足预期要求、标准。具体来说，事项管理系统的主要功能即能够针对要追踪落实的事项建立事项追踪信息；对于较大事项进行逐级分解执行，明确各自角色及事项内容；所有上级领导都可以通过系统查看和指导下级工作；每项工作都可以针对事项处理结果进行回馈；针对工作结果可形成给领导的简要报告；系统提供待办工作事项和监督工作事项的任务提醒、手机短信提醒、即时通讯提醒等多种提醒方式，并可根据事项的不同级别设置不同的提醒机制，使用户第一时间了解到需要处理的业务信息。

2 事项管理系统详细设计

协同事项管理系统是让企业在一个信息透明度高，上下级互动性强的环境中，不同员工不同部门高效的共同工作，这也是协同办公的意义所在。在系统中，领导可以对下级人员进行权利分配，实现无纸化工作派发，而中级领导接到的工作内容可拆分再下发，每个用户都可以看到下级用户的工作进展，可全程监督工作的完成情况。有关学者对企业执行力进行多年研究，提出了执行力七大要素—— “目标、计划、汇报、追踪、总结、评估、标准”，即“OPRTAES”法则。在系统的具体实现中，根据此法则可设事项创建，事项处理，事项审核，事项追踪四个模块。

2.1 事项创建

事项创建是针对领导安排的工作、会议决定的决议、计划分解的工作、红头文件中需要落实的事项等，在系统中建立起需要追踪解决的事项。需要注意的是建立事项的追踪机制，使其有迹可查；事项分配即针对建立的事项，由事项的发起人分派给具体的执行人、督导人、协助人，以便于事项的落实。该模块包括：事项列表，事项基本信息，事项分派信息，事项附件信息四个页面。运行界面示例如图2。

一般由公司（部门）秘书或者公司（部门）领导或者有此需求的人建立事项资料信息；用户可以看到自己建立的或者发起的所有事项资料信息；开发时应设置事项提出日期≤计划开始时间≤计划完成时间；每次进行事项分派时，将会产生事项分派时间，对应到执行编号，和执行人；事项分配选择相应人员，点击分配，成功之后会给事项执行人一条事项处理待办任务；在填写事项基本信息时可以设置事项级别“不重要/重要/非常重要”，系统会据此向执行人发出事项顺序提示。

事项建立成功后，事项状态变为“已建立、待分派”；事项分派后，事项状态变为“已分派、在执行”。

2.2 事项处理

事项处理是当用户接收到领导分派的事项后，由事项的执行人进行事项处理或再分配的过程。事项执行人可在系统中进行事项执行情况的回复，并发送简报给督办人员。

事项处理模块的页面分为待办事项、事项再分配、事项回复、事项简报。在待办事项页面中可以查看上级领导交办的事项信息；事项再分派页面中事项的待办人可以将待办事项再次向下级拆分分派；通过事项回馈页面，待办人可以时时将事项的进度向上级反映；项执行过程中，待办人可不定期在事项简报页面中向上级提交事项简报，主动反映事项的进展。

用户需要针对事项某一阶段、某一时期、或者最终完成的情况，进行事项完成情况的答复，然后提交给事项发起人。提交成功后会给事项发起人一条事项审核的待办任务；系统可以针对事项阶段或最终完成情况给发起人一份简报描述，发送成功后会给发起人一条事项简报的待办提醒。事项执行完毕提交跟催人后，事项状态变为“已完成、待审核”。

2.3 事项审核

事项审核是针对执行人执行完毕并提交的事项，发起人查看其是否满足预期要求、标准，并根据执行人对事项执行情况的回复做审批和对事项的完成结果进行评级，可将结果评级分为A/B/C/D四个等级。事项审核完成后系统删除相应人员首页的事项处理待办；若事项完成情况不理想，审核人可将事项退回上级领导，重新分派执行。事项发起人对执行人提交的事项核准通过后，事项状态变为“已结案”。

2.4 事项追踪

事项追踪是为了让有关领导可以对事项的进行情况进行跟踪查看，也体现出了协同办公所追求的信息高度透明思想。在这一模块中，用户可以查询到各个工作事项的详细信息、状态及其进度。

3 结语

事项管理软件演绎着先进的管理思想和管理模式。它将执行力管理集中到同一个平台上，为企事业单位提供了功能强大的管控系统；同时，它规范了事务流程，便于事务处理；用户只要能连接到互联网，不论在何时、何地都可以处理自己的事务，达到了提升执行力，提高管理效率的目的。在技术方面，可以利用通用业务平台进行开发，能提高开发效率并节省开发成本。该系统作为协同办公下的一个重分支，以其高度的实用性，在现代企业中得到了广泛认可，但其普及性依旧有待提升。

参考文献

[1] 曹彩凤，王婕妤，高聪.执行力管理软件系统研究与实现[J].电子设计工程，2011，19（3）.

[2] 郭永旭.枣矿集团执行力文化体系创新研究[D].天津：天津大学，2009.

[3] 吴芸，朱顺痣.面向企业执行力管理协同系统分析与构建[J].科技创新导报，2010（3）.

[4] 李春勇.浅谈建筑施工企业安全生产执行力[J].中国房地产业，2012（6）.endprint