血站物资采购库存一体化管理浅析

●杜莉

血站物资采购库存一体化管理浅析

●杜莉

物资管理是血站后勤工作重要的组成部分。文章从血站物资管理的要求和特点出发，对物资保障的目标、要点等进行了详细阐述。对物资从计划、采购、库存、合同、动态分析等进行全方位管控的方法和内容做了说明，并按可视化、可控化和数字化实现物资采购与库存的一体化管理。

采购库存一体化管理 可控化 及时供应

物资保障是血站后勤保障工作的重要组成部分，对保证血液的质量和采供血的安全有着重要影响。及时、高效的物资保障是保证血站各项工作正常运转的基础与关键因素之一，也是完成各项科研、采供血、教学、服务等各项工作的物质基础。通过一系列有效手段优化采购与库存管理，构成一体化的完整供应链，实现适时、适地、适量的物资保障，对于保证血液质量安全和完整有着重要影响。

广义的血站物资包括仪器设备、行政办公仪器、车辆，采血耗材、检测试剂、办公耗材、文化用品、印刷品、宣传品，献血纪念品、营养品以及基建维修材料等。这其中又把直接影响血液和血液成分制品的质量特征，特别是安全性的物资，如一次性采血袋、一次性病毒灭活袋、采血耗材、检测试剂、一次性注射器等作为关键物料管理。把不影响最终产品的质量或即使略有影响但可以采取措施加以纠正的物料作为一般物料管理，如一次性口罩帽子、一次性鞋套、手套、试管等。在本文中把关键物料和一般性物料定义为狭义的血站物资加以阐述（下文中称为血站物资），其它部分如仪器设备、办公用品、设备、车辆、印刷品、纪念品及维修材料等不再做过多说明。本文就从关键物料及一般性物料的管理目标、要点谈起，就血站物资采购与库存管理一体化的问题与业内同行进行探讨。

一、血站物资采购库存一体化管理的目标

在《血站质量管理规范》中，为了保证采供血机构的血液质量安全，采供血所使用的物料必须符合国家相关标准，不得对献血者健康和血液质量产生不良影响。物资管理看似简单，实则涉及到多个方面，过程复杂，对血液的运行、血液的质量有着重要的影响。实行科学的物资管理是一项复杂而细致的工作，需要付出艰苦的努力。

血站物资对于血站的管理又有着特殊的意义，一般来说，从每一天每辆采血车出发之前的物资准备，到血液制备、加工、储存过程中所用的原辅材料，包括一个血型条码、一盒试剂、一个棉签都对血液的质量有着重要影响。物资采购库存一体化管理的内容包括：基础管理、采购、库存、供应商、合同管理等，管理的目标是：

1.最优化。血站物资采购库存一体化管理不仅要做到采购有计划、管理有台账、物料有卡片、数量清楚、金额清楚、用途清楚、去向清楚、准确无误、账务相符、及时入库、及时入账、及时供货等，对于大宗物料的采购与库存还应采取延续策略，即在有适量库存的条件下，采用即时供应的原则，既保证了物料在最佳有效期内使用，又有效降低成本。

一是库存最优化。库存管理是要使两个对立的目标保持平衡，即采供血所需的物资的可用性达到最大及最小库存余量和相关的运输成本。也就是找到确保采供血工作顺利运行前提下的最低库存量。主要包括以下几个方面：（1）库存结构的最优化。按ABC分类法以及物资消耗历史记录来确定存量。ABC分类管理就是将库存物资按品种和占用资金的多少分为重要的A类，一般重要的B类和不重要的C类三个等级，针对不同等级分别进行管理和控制的一种方法，其具体分类方法为：A类物资所占品种少，占用资金大。如一次性采血袋、检测试剂等；B类物资占用品种比A类物资多一些，占用的资金比A类物资少一点。如一次性注射器、真空采血管等；如C类物资所占品种多，占用的资金少。如一次性手套、一次性棉棒等。（2）物资状态的最优化。包括对应于使用部门需求的预留量、可用量、接近过期量，以及安全库存、经济订购量确定的再订购点，以减少人为因素影响。（3）编码方法最优化。编码好记、好用，无需有特定含义，可以采用条码扫描方式快速定位。

二是采购最优化。从采购需求的申请审批、明确采购人员对供应商的选择、验收入库、出库使用到最后的发票结算，尽可能地减少环节，每个节点的职责明晰，运转高效，并能够有效地跟踪、审核、控制。

三是业务流程最优化。应涵盖生产商和供货商的各种资质证明材料的审核、正确的采购计划、物料采购、验收入库、库房管理、出库管理、不合格物料的控制、物料使用管理、台账管理、安全防护等方面，均需按最佳业务模式加以优化，形成高效、流程的业务流程。

四是供应商结构最优化。通过对供应商资质以及相关条件的考核，建立以主供应商制为基础的供应商目录，实现供应商结构的最优化。

2.及时供应。物资的储备状况是在满足采供血需求，可预计发生或者某种事态变化需求量突然增大下的重要因素。所以应把物资管理与采供血计划统一考虑，采购计划对应于采供血计划。一种情况是常态采供血的物资需求计划，随时补库，使采供血计划能够与物资的采购与库存动态平衡，不需要紧急采购；另一种情况是突发或者集中大规模采血时能够根据计划快速补充物资。比较好的方式是建立相应的数学模型，通过计算以及对历史消耗数据的分析，提出安全、经济的物资储备方案以及团体无偿采血的应急预案。

3.可控性与可追溯性。无论是物资的采购过程，还是库存管理过程，通过任何一点都可以对采购和库存的过程进行全面追踪，并对每笔物资申请、采购、订单、入库、结算、供应商进行追溯。如某种物料在哪个仓库中有、可用数量有多少、预留的有多少、预留与哪份计划对应、替代品是什么、哪家买的、在哪份合同上、哪个批次、采购需求是谁提出的、在哪份采购单上、价格是多少、采购历史价格如何、谁验收的、往年的数量等都是可以跟踪和可控的。

4.综合分析。可以对物资的采购、出入库、ABC分类、供应商等进行全面的分析，通过这些分析提出物资保障决策。这些分析不但可以实时刷新，而且还要以直观的图形展现出来。比如：可以随时了解现在有哪些物资、存放在哪些仓库中、有多少是可用的、前一天的物资使用了多少、未来一个月内采购某种物资要花多少钱等等都可以通过图表实时查看。从血站领导到物资部门、业务部门可以直接透视到每个仓库、每台采血车的物资使用及储备实时情况。

二、血站物资采购库存一体化管理的要点

无论是物资存量的优化与降低，还是降低成本和及时有效地供应都是以最大程度地保障采供血的正常进行为基础的，物资管理要与血站的采供血计划一起规划。所以血站物资管理的要点包括：

1.与采血车、采血屋相关联。即每台采血车、采血屋都需要哪些物资，每天的消耗量有多大，不同地点不同时间采血车的物资需要量。根据血站采供血计划，对每台车、每个采血屋每天实际用量分析汇总，制定最佳的物资需求计划。

2.过程全面管控。通过安全库存、重订购点、ABC分类法、采购提前期、资源共享、台车物资消耗分析、台车物资需求计划等多种方法来保证物资的全面管控。除了记录所有物资的相关信息，实时了解其批次、状态、有效期，发放历史、重订购、盘点以及对应技术档案资料外，还包括跟踪出入库状况，优化物资的管理，消除冗余或呆滞库存，从而降低成本。通过对库存的优化和合理计划，建立符合采供血要求的合理库存水平，即在适当的时间、适当的地点保证适当的库存。

3.建立完善的供应商目录。血站物资管理的安全性、时效性、专业性对供应商有着严格的要求，建立供应商准入制度是最基本的要求，通常要求五证齐全，并且在国内有较广泛的应用。以主供应商制为主体建立供应商目录，详细记录供应商相关信息，如所属类别、付款条件、信用额度等，每种物料按1∶3的比例对应供应商，其中以质量、价格、服务、信誉等综合分析后确定其中的一家为主供应商。供应商目录使选择余地和议价余地大大增加，可以更好地控制物资的质量，提高保障的可靠性。

4.采购流程与库存管理流程。通过确定采购工作流程，帮助完成采购工作。（1）申请审批流程。采购申请由使用部门提出，所有物资采购合同、采购办理必须先批准后实行，有效审批者是血站站长和分管领导。（2）规定采购管理责任。采购必须从合格供应商目录中选择。明确采购人员对供应商的选择、采购物品的质量和需求的满足保证等付完全责任。（3）采购要有严格的招标、询价、比价和议价。（4）强调入库验收职能。任何物资入库后须经采购员和库房管理员一起验收并在送货单、发票上签名备查。验收者必须核实进货的物品与订货单是否相符，对经手验收物品的品种、规格、数量和质量等与采购发票或采购约定所载之要求的相符性负责。(5)明确退货与货款结付流程。为避免损失，采购物资由于质量、规格不符，采购部门需立即办理退货，无论货品是否退还供应商，均需立即书面通知财务部门及时扣回相应款项。禁止采购员直接办理款项支付。货款由财务部门根据采购合同、物资使用情况和资金流转情况安排结付。同时作为物流供应链的一部分，能根据采供血计划和库存状况实现自动采购，确定在正确的时间采购正确的物资。

5.最佳配送。对于关键物料动态配送，如一次性采血袋、采血耗材等按日配送。对于一般物料按需配送，如跟采供血工作相关的一次性口罩、手套、棉签等采取即采即领的方式。对于办公用品、其他材料按月配送，如打印纸、签字笔等采取使用科室月底提交采购计划、月初配送的方式。

6.基础档案管理。技术档案包括供应商本身的资质档案与物料的技术档案，供应商的资质档案详细记录供应商所取得的资质，有效期、范围、主要指标等内容，物料的技术档案则详细记录物料本身的技术参数，如一次性采血袋的规格型号、批次号、生产日期、有效期等，可保证每一种物料来源的可追溯性，保证血液的质量和安全性。

7.物资的盘活与调剂。对于某一区域内的若干血站，可以实现物资的共享与调剂。如有的物资可能购买量过大而使用期过长，当有效期过后可能会造成较大浪费。因此，可以考虑某些血站共享资源，分散存储某些物资，一方面降低了成本，另一方面提高供应的有效性。如某种物料需要进口，而进口周期较长，因此若干个血站经过协商后，确认某些物料的存储，一旦需要就近调剂。对于一些存储期较长而自身用量不大或者不常用的物料，可以“盘活”与其它血站交换或者调剂。

三、建立血站物资采购库存一体化管理信息平台

对于血站而言，建立起从物资采购、库存、合同、供应商到每台采血车的物资保障体系，对于保证物资的有效供应，实现高效、精确、即时、便捷的管理目标，其唯一途径就是采用信息化手段，建立物资采购库存一体化管理信息平台。

1.基本要求。血站物资采购库存一体化管理从血站层面来说就是将物资管理的采购、库存、发放等与供应商管理、合同管理、分析决策等构成一体化的信息平台，把血站的制度、流程、规范、标准等固化到信息平台上，包括以下几个方面：（1）标准的管理模式：实现管理模式的标准化，对于若干区域内的血站而言，标准化的模式可以实现物资的资源共享，统一调配、差异化存储、内部调剂互换。（2）规范的管理流程：引入先进管理理念、方法和手段，使备件计划、采购、仓储、合同、统计、分析等科学规范，流程最优化。（3）科学的动态数据分析：动态跟踪物资的采购、供应情况，对采购计划、库存控制、合同执行等进行动态跟踪管理和统计分析，及时、准确地提供决策依据。（4）有效的供应商管理：供应商管理更加科学、全面、客观，应建立健全供应商档案。档案要有编号、详细地址和联系方式、结算条件、交货条款、品质评级和银行账号等，并定期或不定期更新，由专人负责管理。供应商档案的评估应按三个关键要素进行：成本和价格；质量；交付相关指标。（5）统一的编码：实现编码的一体化管理，一处地点维护，多处应用。

实施策略与方法.物资采购库存一体化管理是以采供血工作为基础，实现物流供应链流畅运行，这就要求按照“整体规划，集成共享”的原则来实施，具体实施方法是：（1）建账立标打基础：以血站物料为基础，建立物料台账、供应商台账，确定仓库地点及布局。确定相应的物资分类、供应商分类等相应的标准。（2）规范标准定编码：建立编码标准、管理标准、制度标准、技术标准等，建立统一的代码体系以及制定相应的管理制度。确定其安全库存、ABC分类、再订购点等指标。（3）优化流程明职责：建立和优化相应的流程，如采购流程、入库验收流程、出库退库流程、退货与付款结付流程、编码流程等，根据流程确定相应岗位，明确其职责。需要注意的是尽量消除交叉点重叠部分的职责。（4）梳理厂商建目录：对供应商进行梳理，建立以主供应商为基础的供应商目录。（5）三高标准”保质量：为保证信息平台能在短期内快速发挥作用并产生明显效益，要求所有数据加载量达到95%、软件功能的使用情况达到95%、使用部门或人员的投入达到95%。（6）清产盘资享资源：同一区域内的多家血站通过清产核资，盘活沉淀的物资，各血站之间通过平台进行调拨、互换。各血站定义不同物料的存储数量，由于在同一区域内采用统一的编码，所以可以实时看到物资在仓库存储、预留、可用等情况，各家根据自身采供血业务工作的特点和要求，确定所要存储的物资的种类、数量、成本等信息，实现各血站物资的差异存储和资源的共享，有效降低成本。（7）实时跟踪易管控：信息系统上线后，从采供血业务部门、检验部门、质量管理部门到物资保障部门内的所有人员按统一的标准，执行统一的流程，在统一的制度下严格按要求操作，就保证了对物资管理方方面面的实时跟踪。

四、结束语

在物资保障一体化信息平台建设中，有四个环节：一是数据基础准备，二是标准化体系的形成，三是业务流程的优化，四是综合平台的建立。这样，物资保障一体化平台就建起来了。物资保障一体化不仅仅是对物资供应链的管理，还是与设备仪器、技术档案、质量监测、合同等融合为一体的信息平台。物资保障一体化不仅对于单个的血站降低库存、降低成本，保证物资的及时供应有着重要作用，同时也是同一区域内的血站规范物资标准，实现物资的资源共享所必须的信息化平台。

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（作者单位：北京市红十字血液中心 北京 100000）

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1004-4914(2014)09-267-03