高校档案编研工作探析

田佳妤 侯玲玲 付朝军

摘要：高校档案编研是以利用现有馆藏档案资源，结合学校发展需求，以为学校管理及师生提供便利为原则，对学校馆藏档案资料进行再加工的过程，也是一项长期艰苦的工作过程。档案编研是对人类精神财富的升华和再创造，是一项功在当代，利在千秋的伟业。夯实档案编研基础，探索档案编研方式方法，势在必行。

关键词：档案；编研；探析

档案编研是档案部门根据馆藏档案和社会需求，在研究档案内容的基础上，编写参考资料、汇编档案文件，参与编史修志、撰写论文专著的过程。对于高校来说，档案编研是以利用高校现有档案资源，结合学校发展需求，以为学校管理工作及师生提供便利为原则，对学校档案资料进行再加工的过程，也是一项长期艰苦的工作过程。

一、加强高校档案编研的必要性

（一）加强档案编研，为高校科学管理提供全面信息。

学校档案是学校发展历程的浓缩，是最珍贵的历史凭证，高校档案部门应根据本校现有资源，结合教学、科研、行政管理工作的需要，开拓编研的新路子。在分析基础材料的基础上，去粗取精，将准确可靠的信息归纳汇编。通过编研，为学校管理工作提供方便快捷、准确系统的服务。通过档案编研，大大减轻了每次查档的繁琐，提高了工作效率。使“死档案”变成“活信息”，最大限度地发挥档案的信息功能。

（二）加强档案编研，是保持档案原件长远流传的有效方法。

档案是党和国家的宝贵财富，高校档案是国家档案的重要组成部分。加强高校档案编研建设，使纸质档案降低查询次数，减少原件的使用频率，最大限度地提高了纸质档案的保护，减少原件的损坏和丢失，延长纸质档案的寿命。

（三）加强高校档案编研，有效推动档案管理向前发展。

档案编研工作，是学校相关部门及档案管理者，对学校的某一领域的档案进行整理、加工、再整理、再加工的过程，既能检验以往档案工作的完成质量，在编研中又有新的想法和突破，从而促进档案工作的发展，对档案工作起到推动作用。

二、高校档案编研现状分析

（一）信息量不全，馆藏不全面。

档案编研需要档案管理人员依照档案馆藏资料进行二次文献的编写。由于馆藏资料留存不全，需编研的内容涵盖面宽，势必造成编研成果的欠缺。另外，现在很多高校的编研还停留在只编不研的层面，仅局限于将档案资料进行收集、归纳、整理，而做不到综合分析、压缩、再加工及融入编研者的思想和观点的过程。

（二）编研类别单一，不能满足高校发展需求。

目前，高校档案编研范围主要有二个方面，第一方面为综合性管理资料汇编，如《大事记》、《学校组织机构沿革》、《学校历届领导干部聘任一览》、《高校院系历史沿革》等。第二方面，为文件汇编，即将各年度文件按文件类别文件序号进行编排成册。

三、加大高校档案编研工作力度，创新档案管理的有效途径。

档案编研是一项基础性工作，更是一项技术性、专业性、知识性较强的工作，努力利用高校档案资源，挖掘高校档案管理潜力，使档案编研成果不断成熟，以适应高校日新月异的发展步伐，是每个从事档案工作的部门应认真思想的问题。

（一）加强自身学习，注重理论联系实际，提高档案编研人员综合素质。

档案编研人员是档案管理工作的再升华，是档案人员依托现在馆藏资源，将信息再加工的过程，这就要求档案人员应具备较强的业务能力和政治素养。由此，档案管理人员应在完善本职工作的基础上，加强档案业务知识的学习，熟悉档案编研工作的专业性和技术性，掌握高校教育管理方向，强化自身理论修养，改进思想作风。在平凡的工作岗位上，踏实肯干，夯实基础，提高档案编研质量。

（二）广泛调研，优势互补，增强高校档案编研工作合力

目前，各高校档案编研存在的问题在于，一是编研人员的知识局限性，对于种类繁多的高校档案内容，不能精而细致的了解掌握；二是档案管理人员岗位人数配备不完善，高校档案管理人员很大程度上只是能完成档案的基础工作，收集整理和利用，对于急需的常用的资料能进行资料汇编，但也只能满足于日常工作，很难能拿出大量时间和精力对馆藏档案进行二次编研。由此，就需要各高校档案管理部门高度重视档案编研，聘请其它相关部门的专门人员进行协助编研。各高校档案管理部门，也应发挥专业合力作用，经常到兄弟院校进行调查研究，相互合作，取长补短，开发高校档案编工作的合力，既保证本单位档案编研类目的丰富，又很大程度上提高档案编研质量。

（三）依托档案资源，拓宽编研渠道，广泛收集档案编研素材。

档案资料是搞好编研工作的来源和基础，没有丰富全面的档案资料，是无法开展编研工作的。但仅依靠这一点是不够的，要搞好编研，提高编研成果的质量，特别是提高高层次档案编研成果的质量，不能仅局限于高校内部的档案资源，还应拓宽渠道，扩大编研工作素材的来源渠道，编写出具有一定深度的编研成果。因此，高校档案部门除加强内部文件资料的收集和整理外，还应注重收集与高校有关的各种教育、教学文献，不断丰富编研工作的素材，以适应高校档案编研工作的需要。

（四）借助网络平台，充分发挥档案编研成果价值。

随着当今网络应用的广泛发展，档案管理部门也可借助网络平台，通过互联网传播档案编研成果，实现档案编研工作方式的创新。如进行文件下载传递，快速下载学校各部门的重要材料，编制形式多样的编研成果；或将编研成果上传网络，师生通过下载，即可获取信息。建立网上专题档案编研数据库，及时将档案信息资源上传至网络，方便师生查询浏览。进行定向网络传递，即定期将编研成果以邮件形式传递给用户，并可作即时交互访问，利于编研成果的检索和利用。

（五）运用多媒体技术，丰富档案编研内容。

为促进档案编研工作的进一步发展，档案管理部门可运用多媒体技术及其编辑功能传递编研成果，如在编辑前对档案资料进行精心组织，合理编排，以图画为主，文字为辅，把声、画、字串成视频、多媒体幻灯片、电子图片等形式，制作成图文并茂、音像俱全的档案编研成果，使档案编研更具实用性和可观性。将多媒体档案信息编辑成网页，用户通过浏览网页，通过超链接来传递档案编研信息，促进档案编研工作迈上新台阶。

總之，档案编研工作是对人类精神财富的升华和再创造，是一项功在当代，利在千秋的伟业。因此，档案管理人员要在实践中不断探索，始终坚持求真务实的态度 ，勤奋学习，勇于创新，要从根本上转变观念，变被动为主动，开拓档案编研新方法，开发更多适应高校发展需要的档案编研成果，充分体现高校档案编研工作的价值，使档案资源最大化。

参考文献：

[1]王桂岩。赤峰学院学报（自然科学版）。 2010年第26卷第8期。