浅谈新时期机关档案信息化管理的创新

张继超

【摘 要】在信息經济飞速发展的今天，档案信息作为主要的信息来源，在社会发展中发挥着越来越重要的作用。机关档案部门必须抓住这个机遇，加快档案的信息化建设。本文分析了机关单位实现档案管理信息化的必要性，并提出了机关档案信息化管理的创新措施。

【关键词】机关；档案；信息化

一、机关单位实现档案管理信息化的必要性

档案管理信息化，指的是改变档案管理的方式，侧重点从档案实体的管理工作转移到通过档案的保管，以信息化的方式为人们提供必要的档案信息的服务。档案实体信息化的实现是对所有档案的信息进行类别区分，相同的资料进行分析，进而加工整理资料，而后进行信息整合与提取，通过这样的流程，可以提升档案管理的高效性，提升效益。在传统的档案管理中，查询效率较低，修改流程比较繁琐，相比之下，现代的电子档案就完全弥补了传统档案的缺点，保存更加便捷，修改更加容易，查询更加快捷等等。同时，网络的发展也给档案的传递带来了福音，通过网络的快速传递让档案管理的利用率不断提升，并且大大降低了档案管理的人工成本。

通过调查，现在大部分的机关单位仍然用手工进行人事档案的管理工作，这种手工操作模式让人事档案更加繁琐。部分单位的人力资源管理系统或者是人事档案管理系统由于安装原因或系统设置的局限性，只把人事一些基本档案输入进系统中。在部门有需要查找与搜索资料的时候，也都用手工进行操作。所倡导的无纸化的阅档并没有完全应用到实际机关单位的工作中，档案管理完全脱离了时代发展的需求，在经济全球化迅猛发展的今天，所有机关单位必须要改变并且改善这一传统的档案管理方式，要真正意义上进行现代档案信息化的建设。

二、新时期机关档案信息化管理的创新

（一）提高信息化条件下对机关档案管理的认识

由于机关文书拟制工作涉及部门多，人员分散，加上一些部门和个人对文书档案管理重视度不够，文书档案管理工作一直较为薄弱。在纸质档案和实物档案管理方面，机关各部门草拟的稿件、保存的实物，普遍未能做到及时、全面归档。在电子档案方面，有的没有保存，有的保存的往往是最后一稿的电子文件。特别是领导的每次修改痕迹，无法在电子档案中得到保存，且这些电子文件无法进行集中管理，很容易丢失。究其原因，主要是思想上未引起高度重视，在工作比较繁忙的情况下，忽视做好一些基础性的工作。机关作为指导基层工作的重要机构，必须要进一步提高信息化条件下机关文书档案管理的认识，制定科学的工作流程和工作制度，确保机关文书信息化管理落到实处。

（二）调整馆藏结构，加快数字档案馆建设

在数字时代，由于信息量的急剧增加，信息传递速度的大幅度提高，无论是一个人、还是一个地区、乃至一个国家，获取信息的能力的高低将会直接影响其竞争力。因此，一定要加快数字档案馆建设。近年来，各地档案馆积极开展档案资源建设年活动，丰富档案馆藏，增加档案门类，调整馆藏结构，加快传统载体档案信息资源的数字化进程，扩大数字档案信息资源总量，充分发挥综合档案馆综合管理的优势，整合各类档案信息资源，并逐步实现各部门档案信息的数字化。

（三）加强档案管理的基础设施建设

软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。在工程规划初期，应该由有关各部门和档案部门人员共同协商，分别从各自的管理角度提出设计思路，考虑各方面的需要，从而避免在系统运行过程中出现空缺或重叠，提高效率。尤其在设计软件方面，应采用一定的安全保密措施，实行电子签单制度，建立和健全档案管理责任制，电子文件签入、签出制度，安全日志制度，从而保障档案不被篡改或便于追溯使用过文件的人员。此外，为便于软件升级，保证不同开发商提供的软件能够相互兼容，必须提高数据存贮形式的标准性、一致性和可续性。

（四）档案数据需要制定行业档案业务标准

档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。但目前的状况是：机关单位机关内，计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、兼容性等方面存在严重的不足；在检察机关档案信息规范化方面的分类编码标准不完善、不统一；也缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。档案行政主管部门虽明确了电子文件、电子档案的定义和归档要求，但缺少指导实际操作的实施细则，特殊专业档案的行业标准不统一、不完善。这势必造成各地区档案信息化建设各自为政，数据标准、格式不统一。

机关单位各种信息管理软件繁多，各信息软件之间数据接口困难，档案信息难于共享。如某单位档案部门正在使用的软件有四套：单机版的管理软件一套、老的办案系统软件一套、新的办案软件一套、文档一体化管理系统一套。这些软件之间没有数据接口，档案信息无法共享，但各个软件又独立完成档案管理的不同职能，档案工作人员要重复输入数据才能保证档案工作的顺利开展，只有制定出规范标准，各软件按照规范进行数据沟通交换，才能彻底解决这一问题。不仅对于软件研发单位来说，避免的多次重复开发数据接口的麻烦，同时也能提高业务系统建设效率，减少信息化建设人员时间，直接减少预算费用。

（五）增强档案创新管理中的安全意识

档案的创新管理中虽然提高了档案的管理手段和方法，尤其是信息化的应用为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但这也给档案管理带来一定的风险，档案人员必须提高安全意识。比如在档案信息化建设时，有些管理人员由于安全意识往往不够，往往造成档案信息的丢失和泄密，带来巨大的损失。在管理中，一定要对人事档案管理的相关政策进行认真的研究，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对通用数据库的数据根据使用权限进行系统的分类加密，要正确处理好档案资料的保密与利用的关系，既要克服求稳怕险、不思进取的保守观念，又要防止不设界限、随随便便的麻痹思想。另外，由于电子档案在耐久性和安全性等方面的问题目前没有解决，它在一定的时间范围内还不能脱离纸质档案而独立存在，纸质档案正好弥补了电子档案的不足，因此，只有把这两种管理方式相结合起来，才能够提高档案管理和利用现代化水平。实现人事档案纸质与数据格式并存，并通过计算机、互联网实现实时查阅、网上调阅等等。

（六）提高档案人员的专业素质

档案管理信息化是不断完善、优化的过程，始终要依赖于档案人员素质的提高。建设一支高素质的档案干部队伍，是档案管理信息化的重要基础。档案管理部门要补充具有计算机、通信、微电子等学历背景的技术人员，逐步改变现有业务人员队伍专业结构单一的情况，满足信息化建设工作的需要。在当今的信息时代里，每位档案人员应不断提高业务素质。一是要加强专业知识学习，拓宽知识面。二是要学习计算机、人事档案管理软件等相关知识的学习，达到掌握利用现代信息管理技术创新管理档案的能力。另外，要不断加强档案管理人员政治思想和职业道德教育，以使他们的具备较高政治觉悟，责任意识。档案管理工作是一项长期的枯燥乏味的工作，这就需要提高他们的待遇，调动他们创新档案管理的主体意识，发挥自己的主观能动性。建立合理的档案管理人员的效绩考核评价规定，对档案管理信息化能力强、成绩好的单位和个人要及时进行表彰，激励大家学信息化、用信息化。

参考文献：

[1]潘明明.浅谈如何加强机关档案信息化管理[J].中国电子商务，2013年11期.

[2]高春梅.浅谈政务公开背景下档案信息化管理[J].兰台世界，2012年z1期.