机关档案工作存在的问题与对策

姚蕾

【摘 要】机关档案工作是整个档案工作的基础，是提高机关单位工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关单位历史真实面貌的一项重要工作。本文分析了机关档案的其重要性及存在的问题，并提出了相应的对策。

【关键词】机关；档案；问题

一、机关档案工作及其重要性

机关单位档案文件是机关单位依法对单位进行登记、监督、管理过程中形成的具有重要参考价值的资料，它担负着为机关单位管理提供服务、为机关单位分类改革提供参考、为社会查询提供法律凭证等使命。

机关单位档案包括其从业人员的人事档案，是维护单位与职工正当权益的凭证，但人事档案只是机关单位档案的很小一部分，机关单位档案主体主要是其从事各项工作所产生的公务记录，其不仅是机关单位开展现有工作的必备材料，也是文化传承、科技兴国和依法治国的基石。因而档案管理工作是每个机关单位的一项重要的、不可或缺的基础性工作，档案管理工作对于推动各级机关单位抓经济发展、促精神文明建设、维护群众正当权益起着越来越重要的作用，因而规范管理科技档案，实现科学技术向生产力的转化，从而进一步发展生产力，具有重要的现实意义。

机关单位是由国家出资设置的具有公益性的组织，保存的各类文件档案，是对社会各类行业的信息收集汇总，这些信息因为无法让社会市场自动参与资源调配，所以，需要借用机关单位进行档案管理，这些机关单位不具备盈利性，无条件给国家机构和社会提供相关信息查询、咨询和借阅等服务，以为社会服务为宗旨，具有公共服务的特性。

二、机关档案工作存在的问题

（一）机关单位档案管理的制度不健全

由于机关单位的档案管理无法为单位带来明显的利益，而档案管理工作的开展，又特别的繁琐，耗时耗力，机关单位不愿意加大投资力度在这样的工作上，导致许多的机关单位没有完善的规章制度，或者执行力度不够，任由档案管理工作的员工自由散漫，随意发挥，无法跟上机关单位前进的脚步。

（二）单位领导对档案管理工作重视程度不够

针对机关单位的档案管理制度，国家制定了一系列的规章制度，机关单位的档案管理必须要严格遵守国家的相关法律法规，但是我国的一些机关单位学习国家法律的力度不够，认识不足，对档案管理工作的重视程度不够，并没有意识到机关单位的档案资源是一笔十分宝贵的財富。领导班子对档案管理工作的不重视，就会使得整个机关单位的档案管理工作十分混乱，管理落实不到位。

（三）档案室现代化管理设施比较落后

机关单位的档案资料是一笔十分宝贵的财富，但是因为长期对档案管理工作的不重视，导致很多单位档案管理的资金不足，很多档案室的管理设施十分落后。有些机关单位的档案室十分简陋，工作人员的办公环境比较差，档案室、办公室、接待室没有分开，一些档案室内甚至还堆放着易燃易爆物品，威胁着档案资源的安全。

（四）机关单位档案管理人员的业务素质不高

目前，在我国的机关单位档案管理工作中，由于档案管理人员专业技能不够硬，职业道德素质不达标而造成的重要档案资料丢失、遗漏，甚至泄密等现象时有发生。特别是近几年来，随着机关单位人事制度的改革与调整，使得相当一部分没有接受过专业的档案知识培训和档案管理技能培训的人员就职了档案管理岗位，由于其对档案管理的重要性、归档的要求、档案信息资料的收集和查找等业务不了解，对档案管理的具体操作流程不熟悉，对档案资料的搜集意识淡薄等，造成了档案管理工作无法正常开展，严重降低了机关单位的档案管理水平。

三、机关档案工作问题的对策

（一）健全档案管理制度

机关单位的档案管理制度应该有所完善，所以在建立时应该遵循相应的原则。首先，档案管理的相关制度的建立应该遵循科学性和合理性的原则，建立的制度应该从自身单位的实际情况出发，满足自身单位的档案管理特点，进而更好的进行本单位的档案管理的相关工作。第二，机关单位档案管理制度应该秉承实用简明的原则，管理制度的建立应该将可操作性作为最终的目标，进而使得档案管理制度能够更好的发挥其规范和指导性的作用。其次，档案管理制度的建立应该能够约束员工也能够约束领导，这种双向的约束性可以较好的发挥档案管理制度的管理性，机关单位中领导起着引导和榜样的作用，可以促进档案制度的实施。最后，档案管理制度的建立中应该将严肃性作为原则。为了更好的执行档案管理制度，在档案管理的执行中应该将其权威性作为制度的最重要的原则，在制度的施行过程中，应该做到奖罚分明。

（二）加强对档案管理工作的重视程度

首先企机关单位的领导人员要从传统的观念中转变出来，增加对档案管理工作的重视程度，因为这是保证企事业档案管理工作顺利进行的前提。因此，提出以下几点措施作为参考，第一，要把公司的档案管理工作提上日程，并派专门的人员进行督办，制定一些规则制度和奖励措施，从根本上调动员工的工作积极性。与此同时，加强他们对信息和资料的了解程度，使管理人员工作起来能够得心应手。第二，企机关单位要定期对档案管理人员进行询问和考核，对于优秀人员给予奖励，对于存在缺点的员工给予鼓励，这样做不仅可以将管理人员的潜质激发出来，而且还可以提升档案管理工作的整体质量。

（三）以不断提高档案管理人员素质水平

档案管理是一项专业性很强的工作，要求工作人员具备较高的政治素质，良好的职业道德，更要具有较高的理论水平和较强的业务能力。加强业务培训：全面提高档案管理人员的业务素质和责任意识。将机关单位管理档案工作人员培养纳入人才培养计划，全面提高工作人员素质，通过专业培训、知识更新、进修学习等提高业务水平，建立档案管理人才梯队，适应档案管理业务发展。同时，建立档案管理考核责任追究制度，将机关单位档案管理列入绩效目标考核内容，推动档案管理水平的提高。要加强业务学习：不断提高干部的综合素质和业务水平。在加强业务学习的同时，还应注重干部队伍的作风建设，教育引导他们转变工作作风，深入实际，实事求是，在工作中做到“廉洁公正、严谨细致、恪守职责、热情服务”，在机关形成一种“团结、紧张、严肃、活泼”的工作氛围。要强化服务意识：提高档案人员的服务水平。在确保机关单位档案资料齐全、内容规范完善的同时，注重提高服务质量，使用文明语言，为机关单位开展业务工作提供详实可靠的资料信息，使档案管理工作达到“材料规范、内容齐全、管理科学、服务优质”的目标。

（四）增加投入，完善设施

确保专门档案管理的安全完整，在办公设施紧张的状况下，应当优先安置档案室所需，实现库房、办公室各自独立存在，并且投入资金及时增设、更新换代档案室设施，譬如：电子计算机、电子打印机、防火灭火器、环境温湿度计、烟雾报警装置等，促使库房符合防火防盗、防鼠防尘等要求。加强档案工作基础建设。要建立坚固的防火、防潮专用档案库房，配置铁质的档案柜；库房内应设置空调、去湿、灭火等设备；库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查；档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。

（五）加强人事档案管理现代化和信息化建设

人事档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。要提高工作效率，就需要对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存。

参考文献

[1]刘子芳，刘沛江.机关档案工作的有效组织与管理[J].档案管理，2013年3期.

[2]高丽琴.做好新形势下的机关档案工作[J].兰台世界，2009年z2期.