浅谈如何推行企业物资系统电子化采购

李防知

随着网络经济和信息技术的快速发展，电子商务已成为企业提升物资管理水平、实现降本增效、增强核心竞争力的内在要求和重要手段。传统的物资采购方式主要采用电话询价、书面报价、比价或当面商务洽谈的方式，信息传递方式落后，操作过程透明度不高，缺乏有效监管，工作效率低下，迫切需要利用信息化手段改变和提升物资供应采购管理。

一、优化工作运行机制，强化配套管理，夯实电子化采购工作基础

结合当前电子商务运行优势，对原有信息系统、机构设置、业务流程、管理模式进行全面优化和持续改造，着力在管理配套、人员培训、硬件配置等方面下功夫，为电子化采购的快速、健康发展奠定了坚实基础、营造了良好环境。

1.在配套管理上，为确保网上采购业务有序健康发展，要制订相关的网上采购管理办法，按照业务执行和监督考核两个层次，明确界定各部门、各岗位在网上采购业务中的管理职责和操作权限，保证网上业务处理有章可依、规范运行。

2.在业务培训上。要提高员工网上采购业务技能，将网上采购业务操作、信息化管理应用等列为年度员工培训计划的必修课目，对业务人员进行集中强化培训和应用达标考试，确保每名业务人员都能够熟练掌握网上采购操作程序和要求。

3.在硬件配置上。应按照物资网上采购标准流程和“一站式”供应服务模式合署进行办公，并增加对计电子化采购硬件设施的投入，及时对网上采购业务所需计算机、服务器等网络硬件设施进行更新换代，为电子化采购提供良好的商务办公环境。

二、精细物资计划管理，集合需求批量，提高网上采购规模效益

及时、准确的物资计划是实施电子化采购的基本前提。要以ERP系统为依托，积极推进物资计划管理信息化建设，物资需求计划的提报、平衡、集成以及采购计划的下达、执行、考核全部实现线上操作运行和网上实时监控。

1.在物资需求计划编报上。针对物资需求计划在同一时间段集中提报，编报内容不规范，物料名称和规格型号需要反复核实确认，导致需求计划收集汇总时间长，平衡难度大、差错率高的问题，要严格按照统一格式和规定时间编报物资需求计划，所有物资与标准物料编码一一对应，物资名称、规格型号、技术参数、需求数量和时间等要素做到齐全明确，保证需求信息的准确性和及时性，减少物资采购部门对接确认需求的时间，提高计划管理工作效率。

2.在物资采购计划编制上。针对各单位当期生产进度不同，材料需求各异，同品种采购批量小、采购频次多，造成网上采购“一单一询”、“一单一签”，无法集成采购批量，影响规模采购效益的问题，应开发物资计划管理辅助系统，建立生产物资历史消耗分析数据库，实现对每项物资的历年消耗数据进行自动检索、分析比对，形成消耗数据曲线，从而达到提高网上采购效率和效益的目的。

3.在物资计划执行考核上。通过应用物资计划管理管理辅助系统，实现对各厂级单位物资需求计划和物资供应部门采购计划执行情况的实时监控、双向考核，系统每月按照设定考核计算公式自动导出各单位的需求计划准确率和及时率进行排名通报，保证了物资计划执行的严肃性，提高了物资计划的精细化管理水平。

三、应用信息技术手段，强化供应商考核结果应用，防范采购风险

供应商是控制物资供应风险的源头。推进网上采购后，可以方便、快捷地通过网络将采购信息实时发布给各地供应商，由货比三家到货比百家千家。但是随着供应商选择范围的扩大，采购风险控制难度也进一步增大。为促进供应商考核评价结果与电子化采购的有机结合，优选供货渠道，防范采购风险，应开发供应商考核辅助管理系统，实现对供应商动态量化考核的多角度统计分析和实时监控，为强甄别、优选使用供应商提供全面、详实的信息支持。

1.实现对无业绩供应商的自动清理。以往对供应商长期无业务的入网产品目录进行清理，只能按照合同查阅、核实供应商签约信息，业务数据查询、统计工作量大，占用大量的人力和精力。系统可对供应商供货业绩、产品目录业绩、招标过程的标段业绩进行自动统计，并能按照一定时段导出无业绩供应商和产品目录进行自动清理，为精细供应商产品目录管理提供了技术支持。

2.为供应商业绩引导订货提供数据支持。针对供应商动态量化考核中，只对供应商进行整体评价，无法对应到物料品种上，物资招标、谈判采购中供应商业绩引导订货得不到有效应用的问题。系统可按照类别、品种、标段、部门等查询条件自动计算出供应商的单项考核得分，为实施供应商业绩引导订货提供全面的管理数据支撑。

3.对供应商日常表现进行实时监控。以往在供应商合同执行考核中，可能存在采购人员凭主观意识打分，供应商产品质量、售后服务、日常考核等动态信息不能全面展现，导致考核评价不全面。系统可实时录入物资入库质量检验结果、质量监督抽查通报、生产单位使用考评意见、供应商奖惩通报等动态信息和考核结果，提高供应商动态量化考核数据的全面性。