新形势下基层计划生育档案工作中存在的问题及解决对策

文/邹城市人口和计划生育局 宋学民

计划生育档案工作是计划生育事业发展的一个重要基础，在全面建设小康社会的新时期，计划生育档案工作服务计划生育中心工作的水平有了新的提高，新形势新任务对计划生育档案工作的要求越来越高。随着计划生育事业数字化、网络化迅猛发展，互联网等工具的出现，计划生育工作面临着各方面的前所未有的挑战，切实做好新形势下的计划生育档案工作势在必行。

一、基层计划生育档案工作中存在的问题

目前，应该引起注意的是，基层计生单位在计生档案管理方面存在一系列较为严重的问题，这些问题主要是由基层单位人员的观念以及其他客观因素（制度、经费等）造成的。

（一）档案管理意识淡薄

在实际的计生档案管理工作过程中，工作人员对计生档案管理工作的重要性缺少有效的把握，甚至多数基层计生部门领导也不重视这一工作的开展，以至于没有通过召开会议来总结计生工作中存在的问题。因此，基层计生单位没有形成科学的考核体系，制度严重滞后，从而给基层计生单位工作的有效开展带来极为不利的条件。在工作实践中，不少的档案工作者未能够体会到基层计划生育档案管理的重大意义，再者，计划生育档案管理者的思想松懈，工作常常为了应付，进而导致出现档案归档不及时和资料收集不完整。由于很多基层计生单位在实际工作开展过程中，往往采用“一票否决”的策略，甚至单位中的很多工作人员都是临时雇佣的，没有形成有效的用人机制，未能够有效地管理下岗职工生育节育的问题，导致漏档漏管情况的出现。也存在一些单位做假证明、假文件、假资料的情况，这使得基层计划生育档案资料失真。

（二）计划生育档案信息化建设进展缓慢

仍然存在着各部门对计划生育档案信息化建设认识不到位，室藏档案的数字化加工力度不大，在计划生育文化网上可提供查询利用的档案数据数量不多，档案管理模式不新，从事档案工作的专业技术人员不多等方面的问题。

（三）管理档案的方式存在滞后性

目前形势下的基层乡镇计划生育档案管理方式是手工化，依旧使用传统意义上的查阅、检索、编目、收集方法，而现代化的管理方式很少被使用，这在某种意义上不利于顺利进行档案的管理。在颁布《档案法》之后，除了国家、省、市级的计划生育档案室之外，县级以下的基层计划生育档案室大都缺少相应的档案管理制度，未能够将相应的档案管理设施进行添置，特别是计划生育档案室面临着办公设施质量低和一房多用的情况，因而导致档案资料的丢失与污损。

（四）基层计生单位工作人员的业务素质普遍较低

很多基层计生单位在用人方面存在严重的问题，且工作人员的年龄结构普遍不合理，多数工作人员年龄较大，甚至还有某些疾病。这些工作人员由于没有接受一定的教育，所以文化素质较低，档案管理工作方面的知识严重缺乏，从而难以保证计生档案管理工作的高效开展。

（五）计划生育档案的实际意义没有得到充分显现

现如今，在服务观念和模式上，基层计生单位往往扮演陈旧的角色，工作人员情绪不高。此外，基层计生单位在工作编研方面也存在严重的不足，成果较少，且质量较低，编研工作的范围较窄。这种工作模式陈旧至极，不但无益于计生工作的有效开展，也难以将计生档案管理的本质作用充分发挥。

二、基层计划生育档案工作解决对策

近年来，我国计生事业取得了较好的发展成绩，每个计生部门都积极抓紧时代的脉搏，加强计生工作的制度等的建设工作，以扎实有效推进计生档案管理工作顺利推进。笔者作为基层人口计生部门的档案管理人员，结合多年的工作实践，对如何进一步做好新形势下的人口计生档案管理工作，有几点思考。

（一）加强学习培训，提高档案管理人员素质

计划生育档案工作牵涉到多个环节的内容。为此，要求档案管理工作者的素质比较高，领导人员需要重视培训、选拔与任用综合素质比较高的管理工作者。在数字化与信息化的时代背景下，管理者应当具备一定的计算机操作能力、比较好的信息处理技能，以及一定的知识结构。重视提高管理工作者管理能力、创新能力，以及吸纳与整合新技术的能力，推动管理工作者综合素质的提高。

要通过开展广泛持久的档案管理法律法规的宣传教育，全面提升基层计生干部特别是县、乡领导干部的思想认识和档案法治意识，增强对计生档案管理工作重要性的认识。要采取多种形式，通过开展档案管理法规的宣传教育，全面提高基层计生工作人员特别是领导干部的思想认识和档案法治意识，增强对计生档案管理工作重要性的认识。要加强档案工作人员的理论业务学习，切实提高其综合素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案事业。二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所管的档案内容，熟悉档案法规。三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验。

（二）形成科学的机制，完善管理制度

事实上，基层计生档案管理工作也是一个完备的系统体系，因此，必须采取综合管理的措施。基层计生档案管理制度的制定必须充分结合基层计生工作实际，以保证计生工作顺利推进。第一，计生档案收集等工作的开展，必须在制度的牢笼下进行，对已归档的资料，全部进行检查，按要求归类、装订。第二，采取定期谈话的方式，配备专职人员，定期到基层与相关服务对象谈话，这样能够获得工作的主动权。第三，大力推进计划生育项目检查治疗工作，这就需要计生单位、本地医院各个科室的有效协调，并对所做的项目进行登记，并保存这些资料。因此，只有通过完善基层计生工作制度，才能获得齐全的档案资料，才能保证档案收集等工作的有效开展，从而大大提高了计生工作的效率，也充分发挥了计生档案管理工作的应有的作用。此外，在基层计生档案管理工作过程中，还应实行目标责任制，并定期考核，以完善计生档案管理机制，加强各方面工作的协调，充分发挥制度的保障作用，从而有效推进基层计生工作的顺利进行。

（三）创新管理模式，以适应新时期计生工作需要

新时期条件下，计生档案管理工作发生了一系列变化，因此，计生工作管理模式也要满足这种变化，必须创新其模式，档案工作只有以超前的意识、超前的节奏、超前的服务占领市场，让使用者满意，才能使档案工作适应改革发展的新形势。要开创档案工作的新局面，就要创新档案管理的思路，拓宽档案管理渠道，强化档案工作的服务手段和长效管理机制。作为一名人口计生档案管理人员，首先要更新服务观念，不但要把档案管理好，而且要把档案利用好，把档案工作的重点放在开发利用上，从而更好地为经济社会的全面可持续发展做出档案工作者应有的贡献。

（四）加大经费投入，改善保管条件

在财力上要给予大力支持，把计生档案管理经费作为计划生育事业发展的基础性投入列入财政预算，以便改善基层计生档案室的保管条件，加快计划生育档案的规范化、信息化建设。要加强各类计划生育档案的规范化管理，进一步强化依法治档，制度建档意识，认真总结档案管理经验，结合实际，清理调整建立规范；要落实资金，增配硬件，完善软件，构建资源共享的网络平台。不但要配备计算机等信息化建设的硬件，还要对当前使用的软件进行完善、维护和更新，以确保管理系统稳定性和提高工作效率；要加快室藏档案的数字化进程，为计划生育信息的资源共享提供必要条件；要按照专业化现代化的要求，既要加强计划生育档案队伍建设，又要培养“既懂档案业务又懂信息技术”复合型人才。

（五）强化服务理念，拓宽服务领域

计生档案管理人员要用发展的眼光积极拓宽服务领域和范围，靠优质高效的服务，争得理解和支持，求得发展的空间。要树立服务意识，档案人员要有超前服务意识，要具备开阔的思路，敏锐的目光，要积极学习和掌握新形势下计划生育工作的新政策、新要求和有关的计划生育档案开发利用理论知识，提高自身素质，积极主动了解大局，服务大局。要充分挖掘和利用计划生育档案资源，紧密围绕各个时期计划生育文化中心工作，抓住热点、难点问题开展档案编研工作，使档案变成服务经济社会大局的活信息，为计划生育工作的深人开展和社会经济的加快发展作出新的贡献。

（六）重视管理流动人员的计划生育档案

近些年以来，我国的流动人口数量不断地增多，这在人口总数量当中占据比较大的比重。根据有关的信息资料显示，我国在2011年的时候，流动人口的数量就达到了2.3亿。为此，重视管理流动人口的计划生育档案具有重大的现实意义。具体来讲，可以将专门性的流动人口管理部门加以创设，有效地分析各个区域的流动人口实际情况与人口诉求，调查与走访流动人口，实时性地将流动人员管理当中存在的一系列问题解决。且创建与完善相应的流动人员管理制度，再跟其它的管理制度相统一，对流动人口的管理进行完善与规范，保障流动人口计划生育档案管理的严谨与完整。除此之外，要求对计划生育的档案管理制定详尽地管理流程，以推动管理的正常进行，这需要全面地贯彻实施流动人口的收集、存档与整理，以积极地开展计生工作。

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