探析中小学档案工作发展思路

文/嘉应学院 陈燕新

针对党政机关、科研院所、高等学校的档案工作，都有相应的较为完整、系统的业务规范，相对而言，中小学档案工作管理规范就比较少。由于档案或教育行政管理部门都未有出台针对中小学的档案管理业务规范，因而大部分中小学都没有开展规范化的档案管理工作。大体情况是：有些学校会对部分重要档案材料进行管理，有些学校却连基本的档案管理概念都没有。由于中小学档案记载着学校的发展史，是中小学在从事教学、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的真实历史记录。也是学校自我认识、自我发展、自我提高的重要依据。其具有的原始性、真实性、唯一性和可靠性等重要特征，使其成为中小学的宝贵财富，在学校升级转型、教学评估及德育基地建设中起着无可替代的作用。

一、中小学档案管理存在的主要问题

（一）缺乏档案行政管理部门必要的指导

由于没有专门的中小学档案管理业务规范，档案行政管理部门的监督指导也就缺乏必要的依据。中小学档案是国家档案的重要组成部分，抓好中小学档案也应是档案行政管理部门的重要责任。

（二）员工档案意识淡薄

在中小学，教职员工对档案的了解和认识是非常有限的，他们认为只要工作做好就行了，档案材料保留不保留并不重要，况且留着这些材料还得安排人员整理和腾出地方来保存，致使档案材料积压、乱堆乱放的现象普遍存在，有的甚至在办公室人员工作变动以后，把应保存的档案材料当废旧物处理掉了。

（三）对档案的集中统一管理认识不够

中小学档案材料的管理普遍是各自为政，即各办公室根据自己的职能范围对档案材料进行保管，认为这样才更方便利用，没有对档案进行集中统一管理的意识。如：学校办公室保管上级文件，学校文件，教职工基本信息、会议记录等；教务处保管学生考试试卷，教师上课记录等；政教处保管学生基本情况，考勤情况，奖惩情况等；总务处保管每月账本，财产目录等。多处存放，不便于档案资料的查找和综合利用。

（四）缺乏档案管理软硬件条件

首先，中小学实行职称聘任制，除教师系列职称外，还有实验、图书等系列，但档案系列职称却没有纳入聘任范围，导致档案人员即使有档案专业技术职称也无法获得聘任。大多数档案员均由其他工作人员兼职，这些人不具备基本的档案管理业务知识，也没有接受过档案专业知识与技能培训。其次，缺乏档案管理基础设施。无独立的档案库房，或库房与办公室、仓库合用。即使有专有房间，档案保管保护条件也不符合基本要求，在“防虫、防光、防潮、防盗、防火、防高温”等措施上不到位。做到“三有”即档案有专人管，存放有专有库房，工作有专门制度的学校很少。

二、中小学档案工作发展思路

（一）依靠行政力量推动

档案行政管理部门应联合教育行政管理部门制定中小学档案工作基本准则，并要求各中小学贯彻落实。在制定较为系统的中小学档案业务规范基础上，着手开展中小学档案管理定级、升级工作，并在规定的时间实现中小学档案管理升级达标的目标。这一过程需要各级档案局和教育局把抓好中小学档案工作当作共同的责任和义务，发挥各自优势，密切配合，齐抓共管。比如，教育局对学校进行教学检查或教学评估时，档案局应派人参加，把学校档案管理是否达标与教学检查评估是否合格结合起来；在中小学档案管理升级过程中，教育局对各中小学档案基本设施配备适当经费补助或支持；联合举办业务培训班，支持专职档案员的业务进修和为他们的职称聘任创造条件等。

（二）增强教职员工档案意识

档案意识的强弱直接影响着档案工作的质量和档案事业的发展，搞好中小学档案工作的关键是增强学校领导与员工的档案意识。应利用档案在招生、教研、职称评定、工作考核、调资升级、编史修志、学校评估等各项工作中发挥重要作用的时机，广泛开展档案法规、意义、内容等的宣传，让全体教职员工更多了解档案、关心档案，提高他们对档案工作重要性的认识，调动他们形成档案、保护档案的积极性和自觉性。

（三）建立专门的档案室

专门的档案室是专用来存放档案资料的地方，由专人管理。档案资料由各个办公室自己管理，由于存放环境不一样，有些办公室不可能达到存放档案所要求的保管保护条件，且非常不便于档案资料的综合利用。因此，有必要建立综合档案室，集中统一管理全校的文书、教学、基建、声像、实物等门类和载体的档案，并根据实际情况，建立健全档案工作规章制度和岗位责任制，编制出学校各部门归档目录、整理规范、技术要求、保管期及密级规定等方面的手册，同时选备工作细致扎实，熟悉学校工作，有吃苦奉献精神的人员担任专职档案人员，做到档案工作开展有机构、有制度、有人员保证。

（四）抓好试点，以点带面

要推动中小学档案管理工作，各地区可以选择档案基础较好的几所中小学作试点，教育与档案行政管理部门着重抓好试点学校的档案管理定级与升级工作，树立典型，并就工作成效召开中小学档案工作现场会，推广经验，表彰先进，促使中小学把档案管理当作教育教学中的一项重要基础工作摆上日程，下力气抓好。

（五）发挥功能，有为有位

发挥档案功能，不需等档案收集齐全后才考虑档案的开发利用，而应边建设边开发利用，使中小学档案工作较早进入良性循环。如创建学校德育基地，将学校获得的各种奖状、奖杯、照片和部分实物，教师和学生获奖的作品、论文、试卷、照片、字画，省、市领导的题字、题词等建设荣誉展室，作为新生入校接受校史教育的学校德育基地；如教师进行专业技术职称评定时，为他们提供任课情况，班主任工作情况，竞赛取得的成绩等；如推荐学生保送上大学的时候，提供他们每个学期的学习成绩，道德品德情况，参加竞赛获奖情况等材料。新任职老师备课时，可以提供优秀供其参考。只有积极发挥档案服务功能，将档案信息及时提供给学校领导、各教研组和社会有关部门，让他们亲身体验到档案信息的价值，知道档案里面有些什么东西可以利用，用多了，用熟了，档案的价值也就体现出来了，地位也会变得更加重要。当然，合理运用现代化科学技术对档案进行管理，会对我们利用档案提供更大的便利。

[1]傅建平.中小学档案工作不容忽视[J].浙江档案,1995(7).

[2]陈玉花.中小学档案管理的几个突出问题[J].广东档案,2006(4).

[3]赵淑芳.中小学档案管理新探[J].学校党建与思想教育,2010(6).

[4]高蓉.新形势下医院档案管理工作的新思路[J].办公室业务,2013(12).