医疗设备档案管理之我见

文/广西河池市第一人民医院 杨彩仙

医疗设备是医院资产的重要组成部分之一，是医务工作者从事诊疗活动的重要工具，也是社会百姓检查身体、保持健康的重要工具。所以，医疗设备不仅是一台机器，更是百姓健康的保护伞。医疗设备档案正是记录、监管这台有生命价值的机器的管理方法。医疗设备档案管理工作的意义还在于通过对医疗设备的档案的管理来记录医院自身的发展历史，通过医疗设备的不断变化来体现医院的医疗水平和综合实力也在与时俱进。

一、医疗设备档案管理的意义

（一）完整设备档案为领导决策提供参考

充分利用设备档案，了解设备使用频率、使用寿命，维修保养成本等核算出所购设备给使用单位带来的经济效益。建立医疗设备档案，能为同类设备的更新换代提供依据和参考。

（二）完整的医疗设备档案管理为百姓就医的提供安全保障

医疗设备的使用最大的受益者是前去就医的百姓。完整的医疗设备档案管理工作贯穿于设备采购、使用、维护到报废的全过程；包括医疗设备日常运转情况记录，技术性能参数和精度定期测试记录，很大程度上提高了医疗设备的使用精准程度，更好的为就医百姓提供专业、安全的医疗服务。

（三）完整的医疗设备档案管理为处理法律或经济纠纷提供原始凭证

医疗设备档案的反映设备购置的文件如签定的合同协议、供应商产品资质证明、有关索赔及“三包”报务材料是使用设备的重要依据。完整的收集这些档案材料能为因设备使用而产生的法律或经济纠纷提供有效法律依据。

二、医疗设备档案管理的现状不容乐观

（一）观念陈旧，对设备档案管理重视不够

目前，对于医疗设备的档案管理各大医院的重视程度普遍不够，都存在“重使用，轻管理”的现象。医疗单位对医疗设备档案管理工作没有严格的制度要求，导致了医疗设备档案管理不健全。各科室、各部门为了方便使用，没有主动将档案材料移交档案部门集中管理，导致设备档案收集不齐全，设备软件光盘材料验收时不进行校对、不标注说明，安装调试清单没有有关技术负责人的签名，设备的保养、维修或更换零部件不记录等情况影响档案材料的真实可靠性。

（二）医疗设备档案管理人员的专业程度不高

档案管理人员的年龄、专业素质、管理水平、文化程度等方面参差不齐，与医疗设备科技含量的迅速发展不匹配，导致了医疗设备档案管理上的滞后，直接影响到医疗设备档案管理的质量。

（三）医疗设备档案管理缺少资源共享

很多医疗设备的使用都存在共性问题，而一些医院的医疗设备档案管理依然仅限于传统纸质的管理，缺少医疗设备网络共享系统。纸质档案管理经过一段时间就会出现破损、丢失等情况，对医疗设备的信息造成数据上的损失，影响医疗设备后期的安全使用和安全检修情况。

三、医疗设备档案管理的改善措施

（一）加强医疗设备档案管理的网络资源系统

将医疗设备档案管理形成网络资源共享的管理方式，不仅节能、环保，还可以节省了办公空间。在网络上多方面进行医疗设备档案备份，防止丢失，也可以增强同行业的工作者的经验交流，形成良好的资源共享，有利于提高医疗专业水平。

（二）建立健全医疗设备档案台账

建立设备档案台账，为方便查询采用表格形式输入，记录与设备相关品名、产地、规格型号、配件、使用部门、操作手册、技术文档以及此设备的维护、维修费用等情况，使院领导能随时查询和掌控全院各科室设备的运行维护情况，通过对设备的故障率进行分析，为将来的决策提供参照。

（三）提升医疗设备档案管理工作人员的专业度

再好的医疗设备还是需要人来进行管理，所以提高医疗设备档案管理人员的专业技能，加强档案管理人员的职业素养是十分有必要的。对档案管理人员进行各级各类的在职培训，并采取请进来、走出去的方法进行学习，不断提高他们的档案管理业务水平。以此提高对医疗设备档案管理的能力。

（四）强化医疗设备档案质量控制

医疗设备档案在其购置、运行、管理、报废等活动中形成的具有保存利用价值的文字图表、声像、以及随机材料是科技材料属于科技档案的范畴，其管理质量核心在于完整性、准确性、系统性。因此，医疗设备档案的收集整理应坚持实行“三纳入”、“四同步”的管理措施，档案管理人员要经常与技术人员联系，树立他们的档案意识，自觉管用好档案，积极地将各阶段形成的文件材料向档案部门移交；在归档文件交接过程中双方要对材料进行审查、鉴定和挑选，确认材料的真实性和可靠性。同时，把好购置仪器开箱验收关，在设备验收之前先进行文件材料的清点和登记，保证归档材料的齐全完整。

如今，各地区医疗技术水平正飞速发展，医院必将大量引进与其业务功能相适应的先进的医疗设备，从“硬件”上和“软件”上都要达到优化。设备档案管理者要以积极主动的态度学习并了解医疗设备的完整信息，提升医疗设备使用效率，充分发挥其效能，使医疗设备的投资能够得到最大程度的回报，为医院有效开展医疗、科研、教学工作提供服务，让就医的百姓得到权威、专业的医疗服务。

[1]张星黔.医院医疗设备档案管理的重要性[J].贵阳中医学院学报.2013(01).

[2]施元春,刘亚杰,叶淑华.大型医疗设备档案管理及成效[J].中国医学装备.2009(07).