高校学生档案管理工作存在问题及对策探讨

文/泰山护理职业学院 张向民

一、高校学生档案管理工作存在的问题

（一）重视度不高，管理制度不完善

很多高校对学生档案管理工作都不够重视，缺乏必要的档案信息检查、监督及指导工作，对信息管理的相应制度也不完善，使得档案信息的管理呈现出混乱、模糊的现象。

（二）管理者素质不高，不能满足管理要求

很多高校学生档案管理人员素质都不高，就算有学历高的管理人员也很少是档案管理专业的，更未接受过相关的专业培训，对档案管理的认识、管理技能、方式、理念等方面都差强人意，很难满足当前档案管理的要求。这也阻碍了高校学生档案管理工作的创新和发展。

（三）档案信息单一，利用价值不高

当前高校学生档案信息内容单一，通常都只记录了学生在校的奖惩情况、入团情况、入党情况、在校学习成绩情况、获奖情况、身体情况、大致家庭情况等，对于能够反映学生综合素质的相关资料都没有纳入档案信息的收集和记录范围。这些单一的档案信息难以全面反映学生的实际情况，自然档案的利用价值也就不高了。

（四）档案信息收集、整理、归档不及时，不规范

很多高校在学生档案信息的收集、整理和归档方面都不及时，也不规范，通常都是等到学生快毕业的时候才对学生档案信息进行处理，时间紧凑，这种情况很容易造成学生档案信息收集不真实、不全面，缺乏可信度。不规范主要表现在以下四点:1.程序不完善。学生应该签字的地方没有签，应该盖学校公章的地方盖的确是系章等。2.档案资料不完整。如没有高考报名表、没有毕业生登记表等。3.纸张不统一。很多高校学生档案里的各种表格、页面、页边距等都各有不一，不知道是要进行折叠还是裁剪，严重影响了学生档案的规范性。4.书写不规范。主要是学生用笔不统一，有圆珠笔、有钢笔、甚至还有铅笔。

二、存在问题的对策分析

（一）提升重视度，完善管理制度

各个高校所有领导和教职工都应该重视学生的档案管理，主动支持和落实学生的档案工作。学校领导应该将学生的档案工作纳入日常重要工作中，将其作为学校的基础性工作。对于档案工作需要的各项经费、人员、设备等都要全面落实。在档案管理制度方面应从以下三点着手:1.完善档案登记和转递制度。新生进校时，档案管理人员要落实有关信息的登记工作，确保登记的信息是真实全面的，并及时对信息进行整理和归档。学生毕业后，要及时将学生的档案转向社会，严格依照档案的转递程序，确保每一份档案的去处都能查到。2.完善档案的补充和移交归档制度。对学生档案信息的归档内容、途径、时间等要有明确规定，保证归档的信息都是真实的、全面的，促进学生档案工作科学、规范进行。3.完善档案管理和借阅制度。分配专人管理学生档案，归档时要将档案严格分类存放，方便查阅信息或是补充资料。制定严格的档案借阅制度，每位借阅的人员都必须做好严格登记，避免档案被损坏、遗失或是造假。

（二）提升管理人员素质，满足档案管理要求

1.对档案管理人员进行继续教育或是专业培训，提升他们的管理能力和素质。根据实际情况制定培训或是教育内容，如培训计算机知识和技能，帮助管理人员运用现代化的档案管理技术。2.通过多种途径吸纳更多优秀的管理人员，如招聘应届毕业生、公开招聘社会档案管理人士等。3.促进各个高校档案管理人员的沟通交流，相互学习有效的管理方式和理念，认清自身的不足，不断探索和实践，找出最有效、最科学的档案管理方式。

（三）丰富学生档案信息，提升档案利用价值

在已有学生档案信息的基础上，拓展档案信息的收集范围，丰富学生档案信息内容。如收集服务他人、军训、生活作风、学习习惯等方面跟学生思想修养和道德品质有关的资料；收集参加活动、班干部工作等方面跟学生个人能力和性格有关的资料；收集下乡活动、社会实践、毕业设计、勤工俭学等跟学生实践能力有关的材料等。这些跟学生息息相关的、能全面反映学生整体情况的资料，都应该进行收集、整理和归档，丰富学生档案信息，全面发挥出高校学生档案的利用价值，使之成为学校评定学生及社会单位评定学生的有力基础。

（四）及时、规范收集、整理和归档学生档案

1.从学生进校的第一天起就要落实档案的收集工作，充分抓住每一次收集学生档案资料的机会，自觉树立及时收集、整理和归档学生档案的意识。2.严格规范档案的收集程序，统一档案标准。学生填写档案时应该签字的地方必须签字，应该盖什么章就必须要盖相应的章，纸张要统一，用笔也要统一。避免出现错别字、病句、复印件替代原件等情况，从学生到辅导员再到档案管理人员，每一环节都要落实责任，对学生档案信息进行层层把关。3.充分借助现代化的信息网络技术，实现学生档案资料的数字化收集、整理和管理。将纸质档案转化为电子档案，储存在计算机里面，同时做好备份处理，避免因长时间存放导致档案损坏、模糊不清而无法使用的情况。

总之，每一所高校上至领导、下至学生、中间的管理人员、教职工等都必须要重视学生档案工作，不断纠正学生档案工作中还存在的问题，及时解决，真正实现高校学生档案的真实化、科学化、完整化和价值化。

[1]薛晓静.高校学生管理工作存在的问题及对策探讨[J].商业文化（下半月），2011（06）.

[2]孙秀丽.高校学生档案管理工作存在的问题及对策[J].开封教育学院学报，2012（01）.