高校毕业生档案管理中存在的问题及对策研究

文/西安财经学院 高远飞

一、毕业生档案管理概念界定

（一）毕业生档案

毕业生档案是指入学到毕业期间，反映学生学业、生活、实践等各种材料总和。即：1.入学前高中档案，如毕业生登记表、体检表、入团及奖惩记录；2.大学档案，如成绩单、毕业生登记表、报到证、入党及奖惩记录等。

（二）毕业生档案管理

毕业生档案管理是指就业指导中心依据毕业生档案管理办法有关规定，将学生入学到毕业间所有材料进行整理、复查、归档、保管；向毕业生提供查询、借阅；移交机要通信部门转递，协助毕业生查询去向；补办丢（遗）失档案等。

（三）毕业生档案管理内容

主要工作：1.研究修订档案管理制度；2.监督、检查档案管理；3.培训档案管理人员；4.教育毕业生使用档案；5.档案管理相关工作。

具体工作：1.入校时档案审查整理；2.在校期间入档、保管、查询等；3.毕业时归档、复查、转递等；4.部分遗留档案保管、查询、移交等；5.个别丢失、遗失档案补办等。

二、毕业生档案管理中存在的问题及原因

（一）存在问题

1.入校时学生原高中档案不全或内容不符。缺少毕业生登记表、体检表或团档等情况；学生个人情况与档案材料记录内容不符。2.在校期间学生入档不规范。没有统一规范的入档登记目录；入档不规范，该入档的没入档，如处分等；不入档的随意入档；入档材料无入档时间，缺少负责人或部门签章等。3.毕业时学生档案不全或错装。（1）缺少主要材料：如党员材料、成绩单、报到证等；（2）将学号相连学生档案装混，如报到证、党员材料等。4.个别毕业生档案寄错、遗留、遗失。因邮寄地址不详或档案“移转寄”工作失误，导致寄错、遗留或遗失；个别学生退学或中途出国将档案遗留学校；其他原因致档案遗留或遗失。

（二）原因分析

1.毕业生档案管理制度不健全。目前没有一部关于高校毕业生档案管理的办法，现有《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》，虽将高等学校学生档案列入高校档案管理与利用，但因主体针对性不强，实际操作性弱，一般高校只能参照上述办法，结合工作实际，管理毕业生档案，实际上“各自为政”。2.高校对毕业生档案管理不重视。因毕业生档案管理属于就业工作和附属工作，同时受到场地、经费、人员编制等影响，导致毕业生档案管理难以引起高校领导及有关部门重视，使得档案管理只是维持现状，难以提高管理质量和服务水平。3.档案管理人员缺乏专业知识与有效培训。根据陕西高校毕业生档案管理现状，毕业生档案管理工作一般属于就业指导中心，很少聘用专业人员负责毕业生档案管理，多数是就业工作人员兼任档案管理，主要靠自学和实际工作积累档案管理经验。但相对于毕业生档案管理要求，实际上缺乏专业知识与培训。4.毕业生对档案作用和使用认识不够。当前毕业生就业灵活多样，毕业生对人事档案管理规定不清楚，对档案作用不了解，导致对自身档案不关心，不重视。部分学生为节省档案管理费，自行保管，还有极少数毕业生“弃档”。5.毕业生档案转递流转不规范。当前毕业生档案转递分四方面：经机要通信部门以机要形式邮寄；与高校所在地人才交流中心联系，由人才交流中心自提；部分企业要求毕业生自提；极少数毕业生为节省档案保管费或使用便利，申请自提。虽然机要方式转递档案比较规范，但转递费高，程序繁，集中工作量大，邮寄时间长。对于高校就业专项经费，工作人员和工作要求等都影响很大，所以，高校一般对毕业生档案分流解决，降低费用，减轻转递压力。

三、改进高校毕业生档案管理的对策

（一）完善毕业生档案管理办法，实现规范化管理

依据《中华人民共和国档案法》，教育部、国家档案局《高等学校档案管理办法》，结合毕业生档案管理经验，研究档案管理理论，探索制定毕业生档案管理专门办法，统一规范档案管理各项工作，为提升毕业生档案管理科学化水平奠定制度保障。

（二）加强档案管理机构、人员和经费建设，实现专业化管理

根据毕业生档案管理实际，加强领导，成立毕业生档案管理机构，全面指导、检查档案管理，逐步提高档案管理经费，强化档案管理人员培训，优化档案存放地点，同时开展毕业生档案管理宣传教育，提高毕业生对人事档案认识水平，尽可能减少毕业生“弃档”和“口袋档案”现象，为进一步做好毕业生档案管理奠定人力财力物力保障。

（三）推动毕业生档案管理网络信息建设，实现信息化管理

通过应用计算机与通信技术，不断完善毕业生信息网各项功能，建立毕业生档案管理信息库，同步更新信息；公布《毕业生档案管理办法》，档案转递流程与邮寄去向；开辟毕业生历史遗留档案查询等专栏，采用“网上咨询——网上留言——网上答复”，切实高效解决毕业生档案问题。

总之，毕业生档案关系着毕业生未来发展和个人利益，也检验着高校毕业生就业工作质量。因此，我们认真分析档案管理中存在的问题，学习档案管理理论，结合工作实际，试探性提出解决档案管理有关问题的方法，努力提高毕业生档案管理科学化水平。

[1]李德群.高校毕业生档案管理存在的问题及对策研究[N].郧阳师范高等专科学校学报,2010(4).

[2]段署平.高校毕业生档案管理中的问题及其对策[N].怀化学院学报,2006(9).

[3]文小琼.普通高校毕业生档案管理工作中的问题及对策研究[J].陕西教育,2009(5).