论现代档案管理新观念

文/杭州市余杭区档案局 高建华

近年来，档案部门和档案学界提出并运用不少档案管理新观念，实现了观念更新，推动了工作科学发展。本文试图对档案信息资源观、大档案观、档案记忆观、档案文化观、档案知识观等重要观念进行综述并提出融入新时期档案工作的措施。

一、关于“档案信息资源观”

（一）定义及内涵

档案信息资源（狭义的），是指来源于档案的反映事物特征，经过加工处理有序化并大量积累起来的有用信息的集合。在世界步入信息社会时，档案工作也引入了信息这一新观念。在信息时代，“档案是一种重要的信息资源”的观点已经得到人们广泛的认同。无论是在政府的管理工作中，企事业单位的活动中，还是在公众的社会生活中，档案已经逐渐从“后台”步入“前台”，成为社会管理与机构运行的工具，成为维系人类社会永久记忆与创造力的智慧宝库。信息、物质和能量是共同构建社会的三大资源。档案是一种最真实、最可靠、最具权威性与凭证性的原生信息，它具有确定性与可靠性，在信息家族中具有不容置疑的基础性和支配性地位。随着政府社会管理和公共服务职能的强化，《政府信息公开条例》以及《2006—2020年国家信息化发展战略》的发布实施，国家档案信息资源的科学管理、有效保护和合理开发，已成为国家信息化发展战略的重要内容，越来越受到党委、政府和有关部门的重视。

（二）价值及开发利用

档案信息资源观流行，凸现了档案的价值，消除了重藏轻用的传统观念，由注重实体管理转向信息开发，实现了档案信息的资源观和财富观。档案信息资源的开发利用，是资源保护、配置优化的目的所在。档案信息资源的开发利用，可以包括四个方面：一是加大向社会开放力度，使信息资源更广泛地接触社会，提高开采面；二是档案信息资源如何与图书、情报、计算机信息等其他类型信息资源共存，一体化开发利用，以取得更好效果；三是要尽快运用现代科学技术，实现“资源共享”，使有限的档案信息资源充分发挥其利用价值。同时，使档案信息资源的形态和开发层次呈现多样化；四是使部分档案信息资源实现商品化，进入市场交流。

（三）开发的新形势

档案是一种信息资源，这一观念促使人们探索“跨资源”联合开发的新形式。“跨资源”是指对不同种类信息资源进行联合开发。这是一种需求导向的开发思路，因为利用者在查询信息时主要追求对特定需求的满足，并不在意这些资源的类型和保管地点，对他们而言，资源库内容的丰富性、可用性是最重要的，不同类型资源混合的专题信息库往往比单一类型资源的信息库更好用，更受利用者欢迎，更易于实现社会价值和经济价值。这是档案部门需要向外跨出的一步，它有助于档案信息资源走近利用者，实现增值，服务社会。

（四）关于档案管理模式改革

档案信息的集成度和信息一体化管理和利用推进了档案管理模式改革。档案管理模式改革，是对社会主义计划经济条件下形成的档案管理模式展开的一场革命，是一次触及思想观念、管理理念、工作方式，打破不适宜的条条框框束缚的革命，是一项系统工程，迫切需要从国家档案事业发展战略的高度，运用法律、行政等多种手段予以推广。一是要从中国特色社会主义档案事业发展战略的高度，坚持解放思想、实事求是、与时俱进，加强对国家档案信息资源管理的顶层设计，积极构建符合中国特色社会主义实际的国家档案信息资源管理新模式。二是要适应改革新需求，修订《档案法》，尽快从法律层面推动档案管理模式改革，全面建立具有中国特色社会主义档案事业管理的新模式。三是档案管理模式改革是整个经济体制改革的一个组成部分，只有在党委和政府的坚强领导下，才能推进改革，取得成功。四是要在改革实践的基础上，创新档案学理论，推动档案学发展，从而促进档案事业又好又快发展。

二、关于“大档案观”

（一）定义及内涵

传统认识中，档案是指已经办理完毕，并因具有保存价值而归档的文件。甚至，在许多人印象中，档案仅是指归档保存的纸质红头文件（即党政机关的正式公文或党政文书档案）。笔者认为，为适应信息技术发展、档案内容与形式变革和人们信息需求变化的要求，档案工作者应该提倡一种“大档案观”（或者说“泛档案观”）。所谓“大档案观”，即是将一切具有保存价值的文件视为档案，而不论这些文件是否办理完毕，不论这些文件是红头文件还是非红头文件，不论这些文件是纸质的还是电子的，不论这些文件是文字、图表的还是音频、视频的。

（二）提出“大档案观”的必要性

1.档案室档案要收集齐全完整。有些单位档案室的档案人员局限于“档案是文件”的传统观念，只收集红头文件，非红头文件被排除在外，导致室藏内容单一、效用低下。“大档案观”不仅要求收集红头文件，更有必要把单位职能部门产生的非红头文件或“账外文件材料”。在企业，档案专家认为，企业档案室除了收集档案外，还要收集图书、情报、市场信息等对企业决策、生产、经营有用的所有信息，甚至可以把档案建成集档案、图书、情报于一体的信息中心。

2.档案馆要整合档案资源。集中统一管理是档案工作的基本原则，也是新形势下提升档案工作水平，更好地利用档案资源为社会服务的根本保证。在计划经济条件下形成的传统档案管理模式是与档案馆服务对象相适应的；各个部门和单位形成的档案资料分散在档案形成部门，也主要是为本单位领导和本单位工作服务的。尽管档案法律法规要求部门档案要按规定及时移送到各级国家档案馆，以便及时向社会公众开放，但由于受到经济利益的驱使，部门形成的档案资料的移送，并没有得到较好地执行，使得档案资料不能及时地与社会公众见面。这与经济社会发展的要求相比，与信息时代发展的趋势相比，与人民群众不断提高的服务需求相比，很不协调、很不适应。新时期各级国家档案馆对行政区域内的档案资源实行集中统一管理，是要求通过对国家档案资源归属与流向的调整，档案机构的归并等措施，进一步理顺档案行政管理部门与有关部门在专业档案工作中的关系，建立以档案行政管理部门为主体，各有关部门配合的国家档案监管体制，变专业档案的多头管理、分散保管为国家综合档案馆集中统一管理，最大限度地优化配置国家档案资源和发挥其作用。档案资源整合主要通过物理资源整合、数据资源整合、应用系统整合加以实现，重在体现档案信息的系统性、有效性与共享性。档案资源整合既是新形势下贯彻集中统一管理原则的需要，也是实现档案资源集中统一开发利用的唯一有效途径。

（三）“大档案观”可以拓展和提升档案工作

有人可能会质疑把文件（档案）的外延从传统的严格意义上的文件（档案）拓展到包含非正式文档、外部信息、隐性知识的“大档案观”或“泛档案观”，担心这样做会损害档案工作的特性，偏离档案管理的主线。对此，中国人民大学教授徐拥军博士在他的论文中做出了精彩的回应：一是，‘大档案观’或‘泛档案观’下，档案管理对象的主体仍是严格意义上的文件、档案，非正式文档、外部信息只是有益的、必要的补充，如同我们过去强调档案馆（室）应该收集相关资料一样，不会从根本上损害档案管理的特性。二是，在机构精简的情况下，公司里许多机构都会肩负多项性质类似的工作。许多公司没有负责收集、管理非正式文档、外部信息的专门机构，那么这些工作由档案机构来肩负最为合适。更何况，知识管理要求集成管理全部信息、知识资源，以便于信息、知识共享。三是，过去档案界人士严格区别档案与文件，档案与其他信息、知识的努力，“主观上以坚守档案‘本职’工作为目的，客观上严重束缚着档案界与时俱进的发展步伐，其结果只能使档案界自己的工作领域越来越趋于狭小，档案职业在社会分工中越来越趋于边缘化。”在实践中，一些公司的档案部门应用“泛档案观”，取得了巨大的成功。

三、关于“档案记忆观”

（一）定义及内涵

档案记忆观自20世纪90年代提出以来，随着联合国教科文组织倡议并组织实施的“世界记忆工程”项目的展开，“记忆”成为档案界继“信息”与“知识”之后的又一重要概念，其影响日渐显现。随着档案界对“记忆”这一概念的重视和探讨的深入，“档案记忆观”作为档案学新视点被提出来。“档案记忆观”是指人们对于档案作为社会各项活动的原始记录而具有的构建人类社会记忆的作用和价值的基本认识。其核心内涵是:基于对档案社会记忆属性的深刻认识，把档案与社会、国家、民族、家庭的历史记忆联结起来，强调档案是一种社会(或历史、集体)记忆，档案馆是“记忆的保存场所”，并从个人乃至民族的根源感、认同感、身份感的高度去看待档案及其保护的重要思想或观念。

（二）提出档案记忆观的必要性

上海大学丁华东教授从社会记忆理论出发，认为档案与社会记忆的关系同向的，有时是同一的；档案工作者在社会记忆向度层面承担的角色，既是社会记忆的保护者，又是社会记忆的中介者，还是社会记忆的建构者。基于此，档案界应积极行动，开展对档案记忆的研究，走进记忆之门；参与世界记忆工程，开展中国档案遗产名单；开展社会记忆建设项目，拓展档案工作领域，更全面地构筑社会记忆。

（三）成功经验：“城市记忆工程”的开展

2002年起，青岛市政府拨出专款，由青岛市档案馆实施“城市记忆工程”。该工程通过摄像、照相等技术手段，全面记录21世纪初期青岛的城市面貌，并对即将开工建设项目的原貌进行了抢救性记录。到2006年底，“城市记忆工程”一期计划项目基本实现，形成了街道、村庄、优秀建筑、古遗址、名特优产品、河流、建设项目等共计1752个项目的2万多分钟录像档案和2万张照片档案，在国内率先形成了规模化的城市面貌档案库。此后，青岛市档案局馆又把记忆的视角拓展到城市的文化、社会生活等新的领域。

（四）“档案记忆观”的实践，体现了档案部门主动记录历史、构建社会记忆的重要作用

传统的观念认为，档案工作者记录过去而非未来，处理历史事件而非现实或未来事件，他们不构建历史和记忆，因为这是史学工作者和其他档案用户的角色。但当代档案工作者认为，档案工作者是建构社会和历史记忆的积极因素。在此过程中，他们不仅有义务保护或记录过去，还有责任把未来的需要和期望铭记于心，惟其如此，才更能反映社会的“价值”而不只是某些重要用户或传统用户的价值。

四、关于“档案文化观”

（一）定义

由于“一切文化都是人类认识和改造自然、社会的实践经验的总结和物质形态的凝聚”，档案是人类认识世界和改造世界的历史记录，是人类智慧的物态结晶，是一种宝贵的精神财富。因而，档案也是一种文化——档案文化。人们对档案文化的认识或看法也就形成了人们的档案文化观，具体一点说，档案文化观就是人们对档案作为一种文化现象的认识或看法。档案文化观属于意识形态范畴，是档案意识的一个重要组成部分。

（二）内涵

档案是文化的积淀。档案工作是人类积淀文化的一种有效手段，是人类文化的贮存器，人类的知识，90%以上来自档案文化的历史积淀。如果没有档案，也就失去了连续地全面地直接记录和积累文化的原载体。因此，档案作为文化的积淀，又是衡量文明的标准，现代国家把档案保存的多少，档案馆事业的发展作为衡量这个国家文明的发展的尺度，不是没有道理的。

（三）档案文化和档案文化观的提出，对于我们重新认识和研究档案、档案工作和档案事业具有重要意义

首先，有助于我们从理性的高度把握档案、档案工作和档案事业的文化属性。从国际档案界来说，直到20世纪，多数档案机构在文化方面只是被动地发挥作用。但自1945年后，档案界对自己的职能，包括行政职能和文化职能两方面，进行了认真的重新评价，称之为档案界的革命。这样，档案机构在传播自身的档案馆藏方面成为主动的文化单位。我国《档案法》第八条规定，中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，这就以法律的形式肯定了档案馆的文化属性。因此，从文化的高度重新认识档案、档案工作和档案事业的性质就显得十分重要。

其次，有助于我们更为系统地研究档案、档案工作和档案事业，丰富和发展档案学理论。我们在研究档案、档案工作和档案事业时，不仅要研究一定历史时期的社会的政治、经济、文化、科技等活动对档案、档案工作和档案事业的制约和影响，而且要研究一定历史时期社会意识形态对档案意识的制约和影响，并且还要研究人们的档案文化观，对档案工作及其对社会的政治、经济、文化的发展，是起了促进作用，还是起了促退作用，并以此作为衡量人们的档案文化观是否科学、正确的标准。此外，从文化角度研究档案、档案工作和档案事业，自身还可以构筑起一个理论体系，如档案文化的内涵、档案文化的特征、档案文化的价值、档案在文化建设中的作用、档案馆的文化属性与文化教育功能、档案文化资源的保护、开发和传播等，对于这些问题进行广泛深入的研究，可以丰富和发展我们的档案学理论。

五、关于知识管理

（一）定义及内涵

人在获取知识的过程中与信息的这种相互作用和内在联系决定了“知识管理”是一种对人与信息资源的动态管理过程。我们理解“知识管理”应是以“人”为中心，以信息为基础，以知识创新为目标，将知识看作是一种可开发资源的管理思想。简单地说，“知识管理”就是人在组织管理中对其集体的知识与技能的捕获与运用的过程。

（二）档案管理与知识管理两者管理对象重叠

档案管理的对象是文件、档案，知识管理的对象是知识。组织的知识分为显性知识和隐性知识。显性知识一部分来源于组织在自身各项职能活动中直接形成(包括制作和收到)的文件、档案;另一部分来源于组织通过收集、购买、交换等方式从外部获取的图书、报纸、期刊、数据库等。也就是说，文件、档案属于知识的范畴，属于知识管理的重要对象。中国台湾学者杨舜仁说，“知识存在的型态与文件管理之型态相同”。可见，文件、档案是档案管理和知识管理共同的管理对象。档案管理与知识管理的密切关系主要源于这种管理对象的重叠。

（三）档案管理与知识管理的技术相同

在数字化环境下，文件、档案产生、流转于各种各样的信息系统。对于非数字化环境下产生的文件、档案，为了使其适应数字化环境的要求，也必须对其进行数字化处理。因此，现代档案管理的全部活动——文件、档案的制作或接收、归档、整理、鉴定、保管和提供利用等都依赖于现代信息技术。而知识管理更是信息技术飞速发展的产物，知识管理的实现离不开计算机技术、通讯技术和网络技术等的应用。档案管理和知识管理都需要应用的具体技术或工具包括元数据、数据库、文本挖掘、搜索引擎、电子邮件、门户系统、信息代理、信息推送、信息安全技术等等。可见，档案管理与知识管理有着共同的技术支撑——现代信息技术。

（四）知识管理融入档案管理后产生的作用

1.知识管理可以拓展档案管理的领域。传统的企业档案管理过分强调档案与文件、档案与图书情报的区别，过分拘泥于历史记录的保管，而不是为现实工作服务，脱离于企业价值创造过程之外，从而极大地限制了自身发挥作用的领域。知识管理要求将包括文件、档案在内的一切载体形态的知识纳入管理范围，并将不同载体形态的知识进行整合与集成，建构一个整体的知识资源体系。知识管理强调在企业各项生产、经营、管理活动创造知识、共享知识、应用知识，使知识直接服务于企业价值创造活动。这样，档案管理就被融入一个更广阔的活动领域，而与组织的发展战略、业务活动直接相结合，成为企业日常工作中必不可少的组成部分。

2.知识管理可以提升档案管理的价值。传统的企业档案管理重保管轻利用，被动地提供简单、浅层的档案服务，不能充分地满足用户对信息、知识的需求，不能有效地为企业各项生产、经营、管理活动提供深层服务。知识管理强调借助先进的信息技术，通过现代化、智能化、人性化的手段，主动地为用户提供高级、深层的信息、知识服务，最终实现知识的价值，提升组织的核心竞争力。知识管理对知识服务的强调和价值创造的关注，使得知识管理专家能够增强文件管理工作者对信息和知识利用的理解，促进文件、档案的开发利用，从而提升档案管理的价值，提升档案管理机构与人员在组织体系中的地位。

六、关于档案超前控制观

（一）定义及内涵

档案的超前控制管理，指档案管理部门的指导、监督、检查、协调工作，做在档案形成、积累、整理和移交归档之前。这一管理理念形成于工程、科研、产品等科技档案管理领域。在一般情况下，档案人员收集、整理档案只能在文件材料形成之后，这就容易导致各类档案不齐全、不完整。因此，科技档案人员要参与计划管理、课题管理和成果管理领域。科技档案超前控制管理，增强了各方面同心协力办档的凝聚力，促进科研档案管理的标准化、规范化、制度化，以发挥更大的经济和社会效益。如：重大建设项目的竣工档案要达到完整，齐全成套、不残不缺；准确，图物相符、没有差错；系统，有条不紊、整体一致，实现档案的有效利用，发挥投资效益,档案人员必须从项目一开始就要充分发挥职能作用,超前控制,主动出击,严把平时的督查、指导关,这是档案人员工作的重点和难点。

（二）扩大化运用

这一工作理念后来被运用到文书及其它专业档案领域。特别是对临时机构、节庆活动和周期比较长的会议、开展的主题活动等，由于事毕人散，文件工作者和档案工作者均无权干涉机构文件的形成,仅被动接受已形成的文件实体，这些方面形成的档案容易失控、散失。于是，档案部门提出了文件材料的超前控制理论。在重大活动、重要会议开始之前，组成档案工作小组或指定档案人员，从发出通知开始到这项工作结束，对文件材料的形成、用笔、用纸、归档份数、归档要求写进工作方案、或写进合同、协议书中，如此，方可保证形成的档案具有成套性、完整性。

（三）档案工作与经济责任制挂钩

档案的超前控制理念使档案管理产生了新机制，特别是档案工作与经济责任制挂钩以后，使归档工作变被动为主动，变过去的四处求、讨，变为现在的登门送档，争相归档；使每项工作、每次会议、每次活动使所形成的档案材料符合形成规律，保征其内在的必然联系，使档案材料具有鲜明的系统性、完整性和准确性。

（四）启示

首先提出了文件连续体管理的思想方法。用连续体这一系统方法管理文件从根本上改变了文件保管者的角色。文件保管者不再是在文件形成后才管理文件,而是主动超前地同其他保管者一起共同确定机构活动需要保管哪些文件,然后纳入事务活动体系进行管理。一体化强调共性而不是差异,强调质量而不是数量,强调积极主动和连贯性的思考而非消极被动和无法比较的思考,强调全局观念决策而非局部利益决策,强调实施一体化控制而不是搞分裂,强调统筹兼顾解决问题而不是各行其是,强调通过合作使用户满意。还应该强调文件连续体模式作为电子文件最优化管理模式的重要性,其目的是为了增进人们对文件管理的关心,提高管理效率和满足用户需求。电子文件管理可以通过一体化方法、一体化组织和一体化控制实现最优化,从而构成电子文件最优化管理的框架。其次是形成了后现代档案管理思想。后现代档案管理思想认为档案工作者是知识、文化和社会记忆的形成者之一而不仅只是被动的接收、保护和检索完全由他人形成的文件和知识。再次，一体化控制意味采用一体化方法和一体化组织,将文件管理的产品质量控制、管理过程控制和服务控制纳入文件保管的管理过程，它将一体化控制作为管理措施,实现全面质量管理;增加文件的整体价值及其完整性;促进文件形成者、利用者、保管者和管理者间的合作，共同提供更为优质的服务,从而保证我们能鉴定、保存和利用真实、可靠和完整的文件。

[1]杨来青.青岛市档案馆“城市记忆工程”的实践与思考[C].“档案与城市记忆”论坛文集[M].中国档案杂志社,上海市档案局,2008.

[2]徐拥军.档案管理与知识管理的关系研究[J].山西档案,2008(1).