浅谈做好企业档案管理工作的必备条件

文/陕西法士特齿轮有限责任公司 杨小平

档案信息资源的收集、整理、保存以及开发利用是档案工作永恒的主题，是档案工作的重要环节。全方位地给企业发展提供高质量的档案信息资源服务是档案工作的最终目的，是档案工作的要点。

档案管理的基础工作做的越扎实，越有可能为以后更好的开发档案信息资源提供充分的准备。企业在不断地发展与创新，企业档案工作也应与时俱进，以适应企业的发展需要。随着科学技术的进步，计算机及网络技术在档案管理中的广泛运用，管理手段不断进步，档案管理工作步入了新的高速发展阶段。

一个企业想要真正做好档案管理工作，除了具有良好的思想政治素质、崇高的职业道德素质和扎实的专业知识素质的档案管理者外，还应该具备以下几个条件。

一、领导的高度重视

档案工作历来在各个企业都是最不受重视的一类工作，它不能给企业带来直接的经济效益，多数人认为可有可无，用时才会想起，领导不重视。但是，企业领导漠视档案工作的直接后果是档案管理工作越来越薄弱，积累到一定程度，就会给企业带来重大损失，使企业丧失宝贵的历史记录、文献及科技资料。影响企业的后续发展及市场竟争能力。因此，作为一个有发展眼光的企业领导，必须高度重视档案管理工作，抱着对职工、对企业、对社会负责的态度，投入一定的人力、物力和财力，对档案工作提出目标要求，纳入企业发展规划。只有这样，企业档案部门的具体工作才能顺畅。有领导的支持，企业档案管理工作即成功了一半。

二、完善的规章制度

企业领导的重视，思想意识的统一，再加上企业有关档案管理制度和档案部门各种规章制度的完善，是企业档案管理工作规范化、标准化、精细化的保障。档案管理过程按标准流程、具体实施按程序化运行，就必须制订详细的符合企业发展需要，并且是实用有效的各种规章制度和管理办法。那些操作性不强、模棱两可的不确定规定，是不会起到规范行为及提升档案管理工作的质量和目的。所以在制定档案管理制度时，必须投入足够的精力，要以谨慎的态度、求实的精神、全面考量，反复讨论，制定出高水准的制度文件体系，作为今后工作的依据和准则。就我们企业的情况而言，以前虽有制度规范等，但有的较为笼统，操作性不强，新手上岗多在老师傅的指导下不断摸索。不同的档案种类，因人而异的不同理解，导致档案管理工作整体不够规范，案卷质量水平不高，因而标准化，程序化的制度体系显得尤为重要。具体工作是应该如何做，而不是你说这样做，他说那样做，好象都对，但做的又都不一样，效果不尽人意。

三、全员参与的档案整理、保护、归档意识

有了上级领导的支持、完善规章制度的保证，下来就是加强宣传，增强全员的档案管理工作服务意识。例如档案部门应主动向上级领导建议，牵头组织一些全公司内的宣传普及档案知识活动，最好通过案例说明档案的重要性。只有全员的档案意识加强了，才能保证档案收集环节所收集的档案资料的真实性与完整性，才能使一些重要的档案资料不会被遗弃，最终成功移交档案部门归档保存。

四、扎实的档案管理基础工作

档案管理工作主要由接收、整理、保管、鉴定、统计、利用等环节组成。作为档案管理者，他的默默无闻、无私奉献精神正体现于这些平凡、枯燥的工作环节。这些基础档案管理工作，要求档案管理者，能够静下心来，埋头苦干，不厌其烦扎扎实实地做事。每一个环节的工作都要严格按规章、按流程、按标准运行。每一项基础工作都做好了，档案的整体工作才会有稳固的根基，才会为今后档案信息的开发和微机化管理铺平道路；才会使今后档案管理工作步入新的更高的快速发展轨道，全面提升档案管理的整体水平。

五、超前、创新的学习意识

现代科学技术的广泛应用是当今档案管理工作者必须学习的重要知识之一，应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习，以便更加方便、有效地实现企业档案的高效管理工作。

首先应结合岗位工作实际需要和未来的发展趋势，查漏补缺，找出自己的不足。其次要根据不同的层次，不同的需求，学以致用，便于实际操作，讲求实效。

面对21世纪档案管理工作的未来，必须不断开阔视野，拓展知识面，了解本专业及相关学科的最新发展动态，积极学习相关知识，多补充一些新技术、掌握一些新方法，以增强专业技能。外语是当前档案管理专业技术人员较为薄弱的环节，应结合本岗位需求，提高外语和计算机水平。

六、开拓、进取的时代眼光

时代在前进，档案管理工作者必须以发展的眼光、与时俱进的思想执着对待平凡工作，使档案工作的方方面面紧跟社会发展的脚步。只有思想和行动能与时俱进，工作才不会落伍。因此，对待档案工作应始终保持积极向上的工作态度，开拓进取，以企业的需要为己任，不断尝试更先进的管理模式，努力走在行业的前头。具体就是要特别重视信息沟通，加快档案信息化的步伐。一个企业档案管理的微机化程度越高，信息的查阅量才会越高效，档案的服务质量才会更优质。因此，档案管理工作要想在企业、社会的各个层面发挥出更大作用，就必须从传统的观念中走出来，变被动为主动，深入挖掘档案信息资源，做好档案编研及专题汇编等工作，使档案工作成为企业发展不可缺少的重要组成部分，为企业未来的发展奠定坚实的基础。

企业档案管理工作发展的水平与企业的长远发展息息相关，企业在档案管理方面做好了以上几点，就为档案管理工作持续发展做好了充分的准备。档案工作者只要勇于探索与实践，工作中不断改进与创新，企业的档案管理水平一定会获得显著的提升，为企业未来的高速发展发挥出巨大作用。