关于保密科技档案管理的思考

文/中国医学科学院北京协和医学院药物研究所 郭雅菲 叶仙蓉

科技档案是指本单位在科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。科技档案作为科技工作的一项重要的基础性资料，真实地记载了科研人员试验过程中的思路方法和经验总结，凝结了科研人员的创新智慧、实际操作中的宝贵经验和在实践中创造出的成果。

一、科技档案保密工作的意义

药研所的科技档案包含了国家级和省部级等多类重要项目的原始记录、申报书、进展报告、专利、新药证书、成果申报和获奖奖状等资料，具有专业性、系统性和现实性的特点，在本单位科研工作的方方面面都发挥了重要作用，是药研所科研工作核心价值的体现。因此，保证科技信息的安全，维护科研人员的知识产权，在科技档案得到充分合理利用的前提下，加强科技档案保密工作，具有重要意义，也是档案管理人员责无旁贷的职责。

二、建立健全保密科技档案管理制度与监督机制

药研所科技档案管理有着三十余年的工作基础，通过在工作中不断积累经验，逐步建立完善各种制度，先后建立了《档案库房管理制度》、《科技保密工作条例》、《科技档案工作条例》、《档案保密制度》、《保密档案管理办法》和《档案人员管理工作职责》等二十余项规章制度，包含了科技档案保管工作的软硬件建设、人员管理、保密要求等多个方面，管理制度与监督机制的建立健全，有效地保证了科技档案实体与信息的安全，使科技档案保密工作有章可循，有据可依。

三、库房建设是科技档案管理的基本硬件保障

科技档案库房建设是档案管理部门的基础工作内容，也是保密科技档案管理的基础，是保护科技档案最基本的物质条件。《档案馆建筑设计规范》中，对科技档案库房的建筑设计标准和技术要求都提出了严格的标准，并不是每一间办公室都可以用作科技档案库房。药研所从科技档案保密安全角度出发，将科技档案库房设在办公楼一层，而不是地下室，并且与办公室、阅览室分开，应由专人管理，无关人员一律禁止入内。科技档案库房及办公室门窗都进行了加固，每间屋子均安装有火警自动报警装置，在对库房及办公室的地方安装有安全监控设备，且在科技档案库房定期安放防虫药。科技档案库房的安全措施为科技档案的保护提供了保障。

四、保密科技档案的鉴定与利用

科技档案鉴定工作的目的，是通过鉴定，使得科技档案重点突出，精少简练，减轻管理负担。对于秘密级的科技档案来说，还要明确接收的秘密级科技档案的密级及保密期限，保密委员会要定期组织主抓科研工作的领导、相关专业的专家、待鉴定的保密科技档案所属课题负责人和科技档案管理人员，共同对保密科技档案进行密级与保管期限的鉴定，对密级调整、保管期限变更和需要销毁的科技档案要写出书面报告。利用秘密级科技档案资料，实行申报、审批制度。利用一般秘密级科技档案时，必须两人以上在档案室查阅，不得借出档案室。如特殊情况，确需摘抄、复制、外借的秘密级科技档案，应严格按照相关程序报批，并严格履行保密管理制度。机密级科技档案一律不准复制、摘抄、外借。

五、科技档案管理人员认真履行职责是保密科技档案管理的核心

科技档案管理人员是可以直接接触到科技档案资料的涉密人员，对维护档案的完整与安全起到关键性作用。因此，做好档案保密制度管理的同时，加强管理人员的自身保密思想教育，是必不可少的。工作中严格执行保密档案管理制度。做到不该说的不说，不该问的不问，不该看的不看，不该记的不记；不在私下交谈保密档案内容，不准将秘密级科技档案随意外借。在利用科技档案，特别是秘密级科技档案时，药研所的做法是，凡是利用科技档案的工作人员，必须通过科技档案所属课题组负责人签字同意，方可利用。如科技档案内容涉密，只可以在档案室查阅，严禁对档案进行涂改、勾画、剪裁、抽页、折叠、拆散、撕毁或转借。保密科技档案要做到专柜存储，双人双锁，并建立专门的借阅登记制度，做到相关人员负责签字。

六、新形势下科技档案保密管理面临的挑战和解决方案

现代信息技术迅速发展的今天，科技档案处在数字化信息社会的环境中，对科技档案资料进行网络信息化方式的科技档案信息化管理，将这些相关资料存入计算机，通过网络进行管理与查阅，不仅给科技档案管理人员带来方便，也给科技档案利用者创造便利条件。在提供便利的同时，计算机网络安全也是一个不可忽视的问题。

（一）挑战

信息化的普及与发展，给档案管理工作带来了极大方便，将一些纸质材料进行扫描、拍照和文字录入，成为档案管理工作中的一项重要工作。用U盘、光盘、移动硬盘等存储、拷贝以及备份，也成为常态化工作。接入互联网也是未来的发展趋势。然而，这些移动存储介质还可以在不同的计算机上使用。在方便科技档案管理工作的同时，也会给保密工作带来严峻考验。将秘密级科技档案与普通科技档案进行分开管理，是另一种加强保密管理的重要工作。这样不仅可以大大提高普通科技档案借阅的方便性，同时可对秘密级科技档案加大管理力度，保证信息安全。实现科技档案的电子借阅，让科技档案的利用者更加便利，将是下一步科技档案管理工作的重点，笔者认为，对普通科技档案实现电子借阅很容易实现，对于保密科技档案的电子化借阅，可以通过进一步开发软件系统，设置查阅权限来完成。

（二）解决方案

尽管一些档案室已经开始对保密科技档案进行了初步的信息化工作，对如何提高信息化条件下科技档案的保密水平，笔者提出以下几点设想。

首先，引进科技档案保密管理系统。该系统是针对存有保密信息的计算机进行人为干预的软件操作系统。该系统可以对主机、移动存储介质、上网、打印机等附件进行控制，进一步加强保密管理。第一，设置移动存储介质的使用权限，授权的移动存储介质只能在装有保密系统的计算机之间使用；第二，设置主机数据的导入导出权限，对保密文件只能拷入，不能拷出。如要拷贝，只能用专用的存储介质。该系统的优点在于可以严格控制保密信息的拷贝、刻录，以防不法分子的窃取及随意拷贝造成信息无意的丢失；第三，设置主机对打印机的相关限制，该设置可以防止纸质文件的泄密；第四，设置主机对上网进行相关限制，防止黑客的攻击，以及利用邮件访问、传送涉密信息。

其次，引进纸质文件水印系统。如果将存有秘密信息的计算机装上该水印系统。打印的纸质文件将生成水印信息文件。通过该纸质文件可以追溯到是哪个科室、哪台计算机打印的文件。另外，具有水印的文件只能在装有水印系统的计算机使用。这样就严格控制了纸质文件的泄密。

科技档案管理工作是一项重要的基础工作，随着网络技术的飞速发展，对科研档案的信息化管理也愈加严格，科技档案管理工作必须与时代科技发展紧紧联系在一起，要不断更新观念，与时俱进，在实践中探索好的经验与方法，进行科学的管理，从而达到实现科技档案价值最大化的目的。

[1]国家科委,国家档案局.科学技术研究档案管理暂行规定国档发【1987】6号[S].

[2]常竹青,李玲,靳利敏.谈档案保管过程中的保密[J].山西档案,2006（1）:31-32

[3]杨芳红.科技档案鉴定应把握的要点[J].档案,2004(6).

[4]李新兰.档案管理与保密[J].华章,2013(6):308.