试论企业档案信息资源开发与利用

文/中煤平朔集团有限公司 贾娜

企业档案管理的最终目的是为了开发利用。对煤炭企业而言，深入挖掘和利用企业档案信息资源，实现档案资源价值的最大化，既是档案服务于企业生产经营实际的根本任务，也是档案部门不断提升作用，实现自我价值的有效渠道。一直以来，煤炭行业较为落后的管理思想和相对粗放的管理模式，使档案信息资源开发工作相对滞后，虽然煤炭企业普遍开发了适合本企业的档案信息管理系统，但是对档案资源的利用也仅仅是简单搜索、库量统计等基础功能上，档案信息资源的开发利用工作仍有较长的一段路要走。

一、企业档案信息资源开发情况

中煤平朔集团有限公司是中国中煤能源集团有限公司旗下的核心煤炭生产企业。所属档案馆是直属二级单位，截止2013年底共收藏各类纸质档案 121763卷(件)。馆内纸质档案全部实现数字化，并能够在线查询、借阅、审批和归档。平朔公司非常重视档案信息资源开发，先后编研出版了《大事记》、《组织机构历史沿革》、《企业所属单位简介》、《企业100个全国第一》、《平朔矿志》、《领导讲话材料汇编》等资料，积极服务于企业发展实际。

二、企业档案信息资源开发利用工作的现状

（一）对企业档案工作认识不足制约档案信息资源的开发利用

在企业档案信息资源开发与利用过程中，存在两种错误思想:一是存在档案信息无用的思想。部分人员甚至是档案专职人员，认为档案信息是过时的资料，档案工作也仅仅是防范这种过时的资料不丢失。部分企业高级管理人员，片面的认为搞好企业只需要关注生产和经营，处在企业边缘和终端的档案工作只要不出事就行，对档案工作开展的好不好、档案人员工作生活的状况好不好关心不够。二是存在开发档案信息资源是危险行为的思想。部分人员由于对档案信息化存在误解，担心开发档案信息资源会导致企业内部机密资料泄密或丢失，会带来不必要的麻烦。

（二）企业档案资料收集不够影响档案信息资源的开发和利用

资料收集是企业档案管理工作的基础。一定程度上来讲，档案的数量和质量决定着档案馆的重要地位，也是开发与利用档案信息资源的重要依据。由于企业对档案工作的重视程度不够，档案人员主动提供服务的意识不足，因此档案收集工作较为被动，档案资料经常是“存时嫌多，用时嫌少”。就笔者所在的企业而言，会计、文件、基本建设类档案收集较为完整、系统，其他档案特别是重大活动以及职能部门在日常工作中形成的重要资料等收集质量普遍不高。档案资料的不完整、不系统使开发档案资源成为无源之水、无本之木。

（三）企业档案管理人员整体素质不高束缚档案信息资源的开发和利用

档案管理人员综合素质的高低直接决定着档案工作的质量和水平。由于企业档案工作受重视程度不高、资金投入不足等因素制约，档案人员的素质参差不齐。虽然，近年来档案人员学历逐渐提高，但真正具有档案专业学历的人员微乎其微，具有中高级专业技术职称的人数也相对较低。有的单位对档案工作认识不足，很少给档案人员提供外出交流学习和培训的机会，档案人员的知识和业务能力得不到及时更新和提高。有的单位的档案人员老龄化严重，思想懈怠，甚至不能熟练操作计算机，对档案信息资源的开发利用更是无从谈起。

三、企业档案信息资源开发利用的途径与方式

有效的开发与利用档案信息资源，实现档案利用价值的最大化，服务于企业生产经营和经济建设，是档案部门也是每一个档案人员应该关注的重要内容和解决的现实问题。

（一）认真贯彻企业档案信息资源开发利用的原则

一是需求原则，就是以用户需求为导向，根据自身实际情况开发利用档案信息资源。二是效益原则，就是注重投入与产出的关系，加强成本和效益分析，利用科学合理的工作流程、技术手段和开发模式达到收益。三是合法、规范性原则，严格遵照《档案法》、《保密法》及其他相关法律法规进行开发利用。

（二）注重档案信息的编研工作

档案编研是档案部门的一项基础性工作，也是档案信息资源开发利用的重要手段。要深入挖掘档案的潜力，充分利用档案信息资源进行综合分析，撰写调研报告，提出改善管理的具体措施，拿出有份量的编研成果，为单位领导决策提供参考作用。同时通过开展档案编研工作，不仅能够整合档案信息资源，有效保护原始档案，而且可以加深人们对档案和档案工作的了解，扩大档案部门的影响力。

（三）加强档案管理人员的素质提高

档案管理人员良好的政治素质和业务能力是做好档案信息资源开发利用工作的前提和保障。

档案信息资源开发与利用工作的专业性和技术性特点，要求档案管理人员具有较高的政治理论素养和业务基本技能。这就要求档案部门主动适应时代要求，重视档案人员的培养，不断加强档案人员的继续教育，提高档案人员的整体素质，开发和利用有价值的档案信息资源，服务于企业发展建设。

[1]魏凤力.浅谈档案管理人员应如何提高自身素质[J].科技致富向导,2012,05.

[2]周蕾.档案信息资源利用服务优化研究[J].云南档案,2010(07).