新时期人事档案管理信息化建设研究

文/吉林省白山市江源区委老干部局 曹杰

一、前言

在信息化时代，信息资源作为一种重要的战略资源，已经成为经济和社会发展过程中不可缺少的一部分，因而加强对人事档案管理的信息化建设工作，有利于实现人事档案信息资源的共享，为现代化建设工作服务，从而直接或间接地促进我国经济的发展和社会的进步，加快实现中华民族伟大复兴的进程。总之，信息化对于人事档案管理具有积极的作用，在新时期的社会发展中拥有重大意义。但是，信息化建设的过程中，并不是一帆风顺。仍然会出现一些问题。

二、人事档案管理信息化建设中存在的问题

（一）管理设备落后

在人事档案管理向信息化过度的过程中，必须要有一定的硬件和软件作为载体来提供建设支撑，比如像大型计算机，数字扫描仪，网络线路等硬件设施以及信息处理软件和信息储存系统（目前较为先进的云存储系统十分适合在档案管理中运用）等软件开发运用，这些是信息化建设的基础和前提，需要投入大量的人力财力和技术。但是由于多方面的原因，在很多单位，对于技术设备的更新不够重视，很多落后和应当被淘汰的设备和技术仍然在继续使用，这就严重的制约了信息化的建设。

（二）制度不健全

在信息化的建设过程中，档案管理的制度起着指导和规范作用，也为建设提供了标准。另一方面，健全的规范制度，可以加快信息化建设的进程，对于后期的管理质量和效率来说也能达到事半功倍的效果。但是在档案管理的信息化建设过程中，由于缺乏理论支持和实践经验，各项规范标准不统一，特别是作为档案管理最重要部分之一的信息安全，没有在适应新时期的要求，体系十分不完整。

（三）工作人员的素质不高

在档案管理的日常工作和信息建设的过程中，员工始终是主体，是整体质量最重要的影响因素，因此在档案管理信息化建设中，新时期对于工作人员的专业技能和职业素养也有新的要求。但是就目前的情况来看，管理队伍的素质普遍不高，特别是服务意识和职业责任感缺乏，同时对于新技术和新设备的了解和掌握上，也有待加强。

三、如何在新时期做好人事档案管理信息化建设

（一）加强基础设施建设

要加大对于基础设施的建设投资力度，要及时的更新设备，对于先进的器械和软件，要积极的引入，同时做好相关的培训工作。建立一套完整健全的网络信息管理系统，提高人事档案信息化管理工作的效率，走向人事档案的现代化管理道路。

（二）实现资源数据化

要依靠一套标准统一、管理科学、以及设置合理的人事档案信息化系统，并通过信息维护系统将原始档案信息和档案资料录入微机，最终建立一个全国范围的人事档案信息数据库，实现人事档案信息资源的数据化，方便信息的共享。

（三）保障信息安全

人事档案管理的信息安全十分重要，一旦信息特别是个人资料被盗取和遗失，可能会给个人或企业带来巨大的损失，所以在信息化建设的过程中，一定要采取信息安全保护措施，建立风险防范机制，培养工作人员的信息安全意识，在网络的使用上，要按照规范进行操作。

（四）提高服务水平

要利用计算机技术将文字、图像、声音、视频等档案信息资料进行分类、提取和加工，并通过不同的载体来实现人事档案信息资料的数字化存储，然后通过计算机网络平台实现档案信息资源的远距离传输和交流。

四、结语

综上所述，信息化建设对于人事档案管理具有重要的意义，不仅提高了工作效率，节省了人力财力资源，而且还赋予了档案管理现代化的内涵。作为一项服务性的工作，人事档案管理向信息化方向过渡能够很好的发挥服务功能，体现更高的价值。虽然在实践过程中遇到了一些问题和阻碍，但是在新时期的有利环境下，人事档案管理信息化建设的前途一片光明。

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