浅析利用信息化手段管理传统档案

文/兰州城市学院档案馆 严锐

浅析利用信息化手段管理传统档案

文/兰州城市学院档案馆 严锐

计算机技术、网络技术、信息技术已逐步被应用于社会各个领域，并显示出极大的优势，使得各行业的现代化管理水平得到不断提高。利用信息化手段管理传统档案，也是适应现代管理制度和信息社会发展要求的，本文通过对信息化手段与传统管理手段进行比较分析，结合实际，阐述利用信息化手段管理传统档案的利与弊。

信息化；管理；传统档案；手段

当今信息化时代科学技术迅猛发展，人类社会正向信息社会迈进，信息在社会生活中发挥着巨大的作用。随着信息化的发展，档案管理信息化已经成为传统档案行业必须面对的新课题。

一、信息化管理手段的必要性

传统档案管理模式中，我们主要是以纸质、照片等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤也繁琐。有时因为存放的档案繁多庞杂，档案管理部门没法对这些档案材料，进行信息的提炼和加工处理，导致档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。

由此可见，改革传统档案管理模式已迫在眉睫。随着科学技术的发展，信息技术已逐步被应用于社会各个领域，并显示出极大的优势。档案作为我们生产和生活的重要资料，随着人们生产和生活方式的改变，随着人们对档案管理的要求改变，在它的形成、传递、存储和利用等方面也相应发生着变化，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理势在必行。

二、信息化手段与传统手段的差异

1.传统档案管理，需等档案资料形成后进行人工分类、编目然后统一归档。而信息化管理可以在资料产生的同时就依托先进的信息技术，建立并利用数据库对档案进行分级、分类、编号，由数据库统一给出对应的档案号，按照相应的类型、级别和编号可以随时归档或者定期进行统一归档，发现归档错误也可以通过查找编号随时进行修改。另外，通过网络进行信息的接收传送，档案部门可以快速直接地获得电子信息资料，方便工作人员对信息的及时更新和管理，也使档案管理人员从繁重的劳动中解放出来，节省时间，提高工作效益。

2.利用信息化手段管理档案，可以把大量的档案材料存放在软盘、优盘、光存诸介质及硬盘上，大大节省了资源。按传统的管理模式，要全面完整地保存好档案资料，每年需要投入大量的保管经费，却仍难以避免档案资料出现霉变、氧化、虫蛀或者遭到鼠类的破坏，因为没有备份而造成文档资料的损失。纸质档案如果反复查阅，时间长了纸张容易破损，纸张上的信息资料难免受损，给档案部门带来管理上的困扰。使用信息化手段管理传统档案，不但能提高档案资料的保存率，还节省了保管费用。

3.传统档案查找起来费时费力，而且部分属于保密等级的资料需申请经授权后才能进行查看，有时还因为检索工具不全，或者其他方面的原因，即使浪费大量的时间与人力去找文件甚至劳神费力却无从查找；而使用信息化手段，我们将传统档案以数字化的形式存储在数据库中，如果需要查询有关的档案资料，我们只要在数据库中进行注册，成为会员，通过登录数据库对档案进行搜索，就能方便快捷的查找到所需资料，免去了工作人员繁琐的手工编号和人工查找工作，节省了时间和人力。

三、信息化档案与传统档案管理并存

虽然说信息化档案的管理方式方便快捷，能提高工作效率，但这并不能说明纸质档案就毫无用武之地。利用信息化手段管理档案也有缺点，如容易修改、载体不定等。要提高档案管理的质量和效率，应当将电子档案与纸质档案相结合，他们两者之间可以形成相辅相成的良好关系。

（一）传统档案作为信息化档案的基础

电子档案的信息资源要以传统纸质档案为基础，信息化档案管理方式还没有广泛推行，目前除了一小部分档案是通过电子形式直接在网络上提供外，很大一部分信息化的档案仍然要通过收集整理传统纸质档案后，输入计算机，通过系统转为电子档案信息的。因此可以说，信息化档案的形成离不开传统纸质档案，我们只有拥有了丰富的原始信息资源才能有更加充实的信息化档案。

（二）传统档案的作用无法取代

信息化手段管理档案仍存在不足之处：信息化的档案，其信息和载体是可以分离的，因此想要复制或者更改信息很容易；在网络上，如果遭遇病毒的侵袭，系统就可能被破坏，文件资料会受损；信息化管理对工作人员的要求也比较高，工作人员在操作上的一点小失误可能造成很大的损失，如没有及时保存文档而造成数据的丢失。而传统档案在严格保存之后，所记录的信息不易被更改或复制，一般来说，如果没有特殊情况的话，纸质材料只要保管得当、修复及时，是可以保存很长时间的。因此，传统纸质档案的存在仍具有很大意义，电子档案尚不能完全取代传统档案。

四、信息化手段的使用

信息化的档案资源是可以重复使用、多平台利用的资源。档案资源只有通过信息化，才能更好地实现档案信息资源的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务。利用信息化手段管理传统档案，可以从以下几方面着手：

1.首先相关部门要提高认识，充分认识建立档案信息系统的目的在于不断促进管理的科学化和现代化，加强对档案管理工作的投入和支持，充分考虑档案数量的增加和档案载体形态、技术手段的变化等因素，增加经费投入，配置电子计算机、数据库服务器、档案管理软件、网络安全设备等设施设备，解决档案信息化基础设施建设等关键性问题。而档案管理部门工作人员要解放思想，转变观念，有信息化管理的意识，并且对传统档案的信息化建设要做到有组织、有计划、有安排。

2.档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础，其它环节都建立在此基础之上。传统介质档案的管理是以纸质档案管理为主，而信息化管理则必须把这些纸介质的信息转变为数字化信息，即一方面要把以前形成的传统档案通过电子扫描转化为数字形式，以便计算机直接管理；另一方面要在日常工作中全面推行无纸化办公，确保今后形成的档案以电子文件为主，在档案接收时就实现数字化。我们可以选用一套设置合理、管理科学的信息化系统，利用计算机管理档案，实现传统档案管理的信息化，通过电子邮件交换和远程数据交换等，实现资源共享。

3.要全面实行档案信息化管理，就必须要有一批高素质档案管理人员作保证。因此，我们要加强档案管理人员的业务培训和素质提升，提高他们的管理水平和信息化意识，并使他们掌握现代信息管理技术，让他们及时了解档案发展趋势和档案工作中信息化手段的应用，以利于档案管理工作的顺利开展。档案管理工作者本身应当充分认识到自身的责任、价值和意义，要有高度的责任感和事业心，不断提升自己的工作水平。

4.利用信息化手段管理档案，要从实际出发建立规范的完善的管理制度，以便明确相关责任。加强档案工作标准化建设，是实现档案管理自动化的前提，是提高档案工作效率，节省人力、物力、财力的有效措施，也是实现档案信息资源共享的重要保证，直接影响着档案管理信息化前进的步伐。因此我们要制定适应信息化建设的档案管理制度；细化档案信息化的工作环节和步骤，明确相关的责任人；其他相关部门配合档案部门的信息化工作，分工协作，确保信息化档案的完整性。

五、信息化手段存在的不足

经济和科技的高速发展，使得电子信息化技术也进入了高速发展阶段，对档案信息化管理也提出了更高的要求，我们必须清醒地看到，在肯定目前取得的成绩的同时，利用信息化手段管理档案仍然存在亟待解决的难题。

1.档案系统软件缺乏通用性。不同部门、不同机构使用的计算机型号不一，各自开发的软件不能互用，缺乏一个既能进行文件查找又能用于档案信息管理的软件系统。正因为这个原因，我们就不能充分利用信息技术、网络技术完成档案管理工作，制约了档案信息电子化的进程。除此之外，我们至今还没有建立一个完整以数据交换为目的的机读目录档案系统，各部门、各机构之间缺乏沟通，各行其是，电子信息资源的规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应当前档案信息资源的要求，这就需要我们进一步加强沟通、合作，尽快建立一个完整的档案目录数据库和标准化的档案管理系统。

2.电子文件在保管条件、保管期限等方面存在局限，若不能解决，也会制约利用信息手段管理档案的进程。电子文档因为复杂多样的编码格式、读写方法和载体材料，想要长久保存存在一定困难；电子文件的证据力和法律效力问题有待明确，具体是指运用数字方式记录信息的真实性以及获得和保持信息真实性方法的可行性、可信性问题；数字化信息需要依附载体，首先通过编码形式完成数字化信息的组织，接着依附元数据、数据格式、软件系统和硬件系统，使数字化信息被处理、存储和显现。随着科技的进步，相信信息档案的局限性问题是可以得到解决的。

3.就目前的档案工作人员来说，既掌握信息化手段又懂档案管理的人才很少，而利用信息化手段管理档案，作为档案管理人员，不仅要熟悉信息化手段的操作流程和操作规范，还要掌握一定的计算机系统网络安全防护知识。因而要成为一名合格的档案管理人员，就必须要立足本职工作，不断更新专业知识，积极参与信息化教育培训，努力提高自身的业务素质和工作水平。

4.计算机系统和网络本身存在安全缺陷，首先是硬件资源容易受自然灾害和人为因素的破坏，其次软件资源和数据信息也可能受到病毒的侵扰和毁坏，我们必须要加强安全防护手段，避免给网络犯罪分子带来可乘之机。

六、结束语

运用信息化手段管理档案，依托计算机技术、网络技术和信息技术，不仅方便了档案的保存、使用和管理，节约了资源，也有效地节约了空间和时间，提高了工作效率。但是信息管理并不能取代传统档案管理的方式，我们应该将信息化档案和传统档案结合起来，使档案信息充分发挥应有作用。

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