以人为本理念在现代高校档案管理体系中的应用

文/云南经济管理职业学院 廖萱

胡锦涛指出:“坚持以人为本，就是要以实现人的全面发展为目标，从人民群众的根本利益出发谋发展、促发展，不断满足人民群众日益增长的物质文化需要，切实保障人民群众的经济、政治和文化权益，让发展的成果惠及全体人民。①”以人为本是指在管理过程中以人为出发点和中心，充分激发和调动人的主动性、积极性、创造性的开展工作，以实现人与档案共同发展为目的的管理活动。②坚持“以人为本”才能更好的规范档案管理体制，更好地促进高校档案管理的健康和谐发展。“以人为本”关键在于建立一整套完善的高校档案管理激励机制，为每一个人创造施展才能的机会，从而激发人的潜力释放和自我价值实现来促进高校档案管理的可持续发展。

一、高校档案管理体系及人的能动分析

（一）高校档案管理体系

建立健全完善的档案管理组织机构对高校档案管理的健康发展意义重大。高校档案管理主要负责高校教职工、学生及相关建设资料的收集整理分类管理工作，是一项自上而下的工作，是在单位领导的直接领导下，档案管理部门与各个职能科室通力合作，对人员信息资料及重要文件的整理分类。加强高校档案工作内部管理，完善管理体系，培养一批协调能力强、业务能力精、现代化信息能力通的综合性人才将有效的促进高校档案管理体系的构建。

（二）高校档案管理体系中人的能动分析

高校档案管理的对象是没有生命的物质性材料。但主要依靠人来实现的，高校档案管理的职能是通过人的能动作用实现的。高校档案管理职能能否有效合理的实施，人的作用至关重要。通过对高校档案管理体系的分析我们可以知道只有树立“以人为本”理念，才能顺利实现高校档案管理目标的实现。“以人为本”理念首要的就是重视人的需求，在满足人的需求的基础上，激发人的潜能，充分发挥人的主观能动性。因此，如何创造各种积极因素，充分调动人的能动性，使人能主动地积极地投入管理活动中，成为档案管理工作的中心任务。

二、“以人为本”理念在高校档案管理体系构建中的作用

高校档案管理的各项工作都是以人为出发点，从高校直属领导到档案管理直接负责人，再到档案工作的具体管理员，高校档案管理体系能否得到有效构建，都依靠于这些最基本的人的能力的发挥程度。高校档案管理体系的一切活动都依托于充分调动人的主观能动性，人不仅是管理的主体，也是管理客体，高校档案管理的各种措施、手段的运用，都是通过最基本的“人”来实现，这其中如何最大程度的调动人的积极性，充分发挥人的能动作用，达到协调互动，促进档案管理有效运行至关重要。因此，“以人为本”理念，将成为现代高校档案管理理论发展的主流，确立以人为本的管理理念，是现代档案管理的必然要求。

（一）“以人为本”打破传统，更新理念，重视高校基建档案建设

各大高校主管部门要认真落实《普通高校档案管理办法》，切实根据学校基础建设的特点制定和完善高校基建档案管理制度及具体措施，关注高校基建档案建设的持续、稳定、健康发展，形成合理的基建档案建设理念。提高档案建设的重要性认识，有效的对高校基建档案建设的要素进行协调、融合，从而服务于高校全面可持续发展。因此，转变高校档案建设管理理念，完善高校基建档案建设势在必行。

（二）“以人为本”建立健全高校档案管理、激励制度

现代管理理念强调“以人为本”，人是现代管理的核心，其实质是管人理事、用人成事，借助他人的力量。因此，对于高校档案管理体系来讲，建立健全档案管理制度，以制度约束人，以制度监督人，以制度激励人，让人能干要比本人能干更为重要。同时，我们也要正视制度与人的差异性，必须对管理的对象，有一个基本的认识。从管理的角度来讲，制度化管理更容易实施，但是我们不能忽视人的因素，因为个体差异客观的存在着，管理者要有效地管理好员工，在管理中就应充分考虑个体特征，在制度实施过程中承认个体差异，激发个体潜能，使每个人都有所擅长。高校档案管理制度的建立实施也应该充分考虑档案管理工作及职工的特征，建立必要的约束机制，并通过合理有效的激励机制来有效的激发档案管理员的潜能。

完善高校基建档案的管理制度，规范组织制度、管理制度，为高校档案建设高质量的运行服务，调动档案工作人员的工作积极性，提高内部竞争机制，坚持能者上、庸者下。坚持“走出去，引进来”的理念，不断更新理念，发挥档案管理现代化，有效实施档案管理信息化。各大高校互通有无，借鉴经验，因地制宜，促进高校基建档案建设的不断完善。完善高校档案的管理制度，规范组织制度、管理制度，机构设置良好的制度约束对组织机构功能的发挥起到至关重要的作用，调动档案工作人员的工作积极性，构建专业化服务。

（三）“以人为本”加强内部管理，全面提高档案工作人员的综合能力

随着社会的发展，高校档案管理正迎来前所未有的挑战。如何适应社会的发展是高校档案管理要面对的新的课题。首当其冲的是要提高档案管理人员的专业素养。各大高校档案管理部门应加强自身管理，不断完善基建档案组织管理机构，充分加强实体化建设，提高管理水平，加强各部门工作人员的业务培训，提高档案管理人员的综合能力，培养一批集信息搜集、文案处理、信息化能力为一体的综合性档案管理人才。通过不间断的学习，尤其是信息化知识的不断补充，来提升综合能力。新时期，高校档案管理人员以业务素质为基础，兼具协调能力、政策领悟能力、计算机能力等多元知识结构的复合型人才。因此，高校应进一步建立高校档案管理人员业务培训，培养优秀的管理人才。完善职位设置，完善档案管理体系建设，建立长远的运行机制，增加投入，切实加强高校基建档案管理体系建设。

（四）“以人为本”完善高校档案服务体系

高校档案管理者在对相关资料整理的基础上主要是服务于人，以便在相关人员需要档案材料时，对档案进行合适的处理。传统的高校档案管理只注重对档案的管理，没有真正意识到服务理念的重要性，服务意识、服务水平、服务规范在高校档案管理工作具体运作中还有待完善和提高。

三、结论

高校档案管理的传统管理理念过于看重档案等物质资料的管理，而忽视了直接能动性的人。现代化的高校档案管理使得人的能动性显得尤为关键，人积极能动性的发挥将决定档案搜集、整理的优劣性。因此，高校档案管理体系的构建应“以人为本”，充分激发人的潜能，发挥人的主观能动性。通过有效的激励培训机制提高档案管理员的工作效率，提高档案管理水平。随着经济社会向知识经济社会的快速转变，对人的关注、人的个性和能力的释放以及人的主动性、积极性、创造性的激励与调动已经十分重要。③因此，高校档案管理体系的构建要想获得更大的发展，就要适应现代化信息化的高速发展，必须从内到外提升自身的管理能力，而理念的改变至关重要。真正关注人的发展，满足人的需要，进而激发人的潜能，发挥特长，把个人能力的发挥同各种必要激励手段结合起来，使人与高校档案管理能够和谐发展。

注释:

①孔丽丽.执政条件下党群关系探析[D].西南交通大学,2007.

②王茗茗.以人为本做好医疗事业单位的人事管理工作[J].管理学家,2011,(6).

③马占成.以人为本—大学生思想政治教育工作的新途径[J].世纪桥,2007,(2).