行政事业单位档案管理存在的问题与解决之道

文/枣庄市城乡规划编制研究中心 张鹏

一、引言

当前，世界已步入知识经济时代，在这样的时代背景下，信息的价值越来越高。因此，每一个行政事业单位必须加强对档案管理工作的重视。近年来，我国行政事业单位档案管理工作有了很大进步，但由于技术、人员、观念等原因的限制，档案管理工作还存在一些问题，如档案管理人员专业技术上的欠缺、人员调动频繁、职业道德意识淡漠、工作积极性不高、离职后档案管理交接不当、档案利用不充分、更新不及时、管理不规范等，这些问题的存在已经带来一系列的不良后果，必须尽快解决。基于以上原因，本文在分析了行政事业单位档案管理所存在的问题基础上，探索了对这些问题的解决之道。

二、行政事业单位档案管理中存在的问题

（一）档案管理人员专业技术的欠缺、人员调动频繁

对于我国大多数行政事业单位而言，其从事档案管理工作的人员大多并非毕业于档案管理相关专业，往往是由其他专业的人员负责。即便某些单位拥有一些档案管理高素质人才，但由于岗位轮换制度的实施，致使该人才在档案管理科室工作一段时间之后就会调往其他科室或其他单位，而无法长期从事于档案管理工作，新调入档案管理科室的人员又对档案管理工作流程十分生疏。更有甚者，行政事业单位尚未建立档案管理科室，而是由人事、行政或其他部门的人员兼职管理本单位的档案，由于业务不精、工作职责不明确，往往造成一系列不良后果。

（二）档案管理人员职业道德意识淡漠、工作积极性不高

一个行政事业单位是否能够在发挥其应有作用的基础上，更好的服务于社会公众、实现更快的发展，很大程度上取决于该单位的工作人员的职业道德意识与工作积极性，档案管理工作也不例外。但令人遗憾的是，当前我国很多事业单位的档案管理人员由于并未意识到本职工作的重要意义且工作积极性不高，对于工作抱着一种得过且过、不求进取的工作态度。在这种工作态度的意识支配下，经常会出现档案管理不及时更新、档案库房不及时打扫等一系列问题。同时，由于职业道德意识淡漠而责任心不强，也缺少耐心与毅力去探索、发现档案管理过程中所存在问题同时也产生了极大的负面影响。

（三）档案管理工作人员离职后档案管理交接不当

当前，由于我国外部经济环境的变化以及人事制度的变革，人事调动十分频繁，档案管理工作人员也不例外，行政事业单位经常要面临本单位档案管理人员工作调转的情况，即便档案管理人员不调转工作，也必然会有退休的一天。由于行政事业单位档案管理的特殊性，人员的调动会对档案管理工作的进行带来极大的影响。我国很多行政事业单位由于档案管理工作人员离职后档案管理交接不当而出现“弃档”、“死档”等一系列问题，由于档案管理方面的疏漏而导致档案出现很大损失，难以用金钱来衡量。

（四）行政事业单位在档案保管方面存在疏漏

作为档案管理工作的重要内容，档案的保管工作是其中一个十分重要的步骤。虽然随着电子信息技术的进步，电子档案被普遍推广，但目前我国大多数行政事业单位在进行档案保管工作时仍然采用纸质档案保管的方式，所以事业单位的档案管理部门必须加强对档案的保存与管理。同时，由于档案与其他物件不懂，纸张容易虫蛀、浸湿，因此在档案的保存上必须特别注意。

（五）行政事业单位对现有档案利用不充分

当前，我国很多行政事业单位档案数目众多，但却并未得到充分利用，一摞摞档案仅充当着花瓶，很少被查阅，失去了档案管理的原有意义与作用。此外，还存在大批的事业单位仅对一些基础性的档案进行查阅，未能将档案的运用拓展到更广泛的层面，即未最大限度地发挥本单位所存放档案的价值。

（六）行政事业单位档案管理流程不规范

对于行政事业单位档案管理本身而言，就是一个十分繁琐、复杂的工作流程，稍有疏漏就可能造成非常严重的后果。但我们不得不承认，当前我国很多行政事业单位档案的管理工作可以称作无章可循，工作流程十分随意，行政事业单位的档案管理人员甚至是想怎么“管理”就怎么“管理”，严重影响了工作效率与效果。

（七）行政事业单位档案更新不及时

由于档案管理人员业务不精或缺乏责任心导致我国很多行政事业单位的档案未能根据时间的变化进行及时的录入与更新，或者录入与更新的速度十分缓慢。众所周知，档案就是对过去所发生的事实进行真实文字记录的载体，如果未能对档案进行及时而准确的更新，就会使档案的价值大打折扣。并且，由于很多即时性的信息过时就无法或很难弥补，行政事业单位档案更新不及时将会带来很多潜在的风险。

（八）行政事业单位档案管理存在技术缺陷

当前，我国大多数行政事业单位尚未引入现代高新技术对档案的录入、保存、查阅与修复的意识。传统的档案管理设备、档案管理方式以及档案管理流程可能并不再适用于当前的新形势。但由于普遍存在于行政事业单位的惰性思想，导致行政事业单位缺乏对档案管理技术革新的动力与勇气，由此导致了一系列严重的后果，如运用先进手段能够修补的破损档案未能得到很好的修复，造成了严重的浪费。

三、行政事业单位档案管理存在问题的解决之道

（一）增强档案管理人员的职业技能与职业道德素质

行政事业单位应加强对本单位档案管理人员的专业技能培训与思想道德教育。对于培训的具体方式，可以采取定期与不定期相结合的形式，对于参与培训的档案管理人员也可以采用全部培训或者个别培训的方式，行政事业单位可以根据自身的情况灵活掌握。事业单位应着力提高档案管理人员的专业知识的同时，使其认识到档案管理工作的重要意义，切实树立主人翁意识，增强对工作的责任心与主动性，跟上时代发展的步伐。

（二）切实做好档案管理工作人员离职后的档案管理交接工作

为防止出现“弃档”、“死档”等一系列问题，行政事业单位必须明确档案管理人员离职手续的办理，档案交接的规范与流程及未完成档案交接的档案管理人员不能离开工作岗位。且离职人员必须留好调转单位信息及本人的电话号码、邮箱地址等信息，一旦出现档案管理问题时及时联系到本人。

（三）弥补行政事业单位档案保管方面存在的疏漏

行政事业单位应切实加强档案管理人员的责任心，提高其工作的积极性与主动性，努力做好对档案的整理、保管与存放工作，自觉地对档案的完整情况进行复核与检查，对于发现的问题及时作出修正。档案的保管虽然看似十分简单，但实则十分繁杂，档案管理人员必须拥有十足的耐心与细心，才能较好地完成该项工作。

（四）加强对现有档案的利用程度

对于当前档案利用率较低的问题，行政事业单位应当合理的利用其自身所拥有的档案，切实提高档案的使用率，更好地为自身服务。在当今这样一个信息十分发达的时代，信息的财富价值越来越高，这对于行政事业单位也不例外。在这样的时代背景下，行政事业单位应当将本单位所存放的档案资料视作一笔不可多得的财富，及时地翻阅与查看，唯有如此，才能更好地了解时代发展的趋势，并适应外界环境的变化，促进本单位更好地发展。

（五）规范本单位的档案管理流程

行政事业单位的档案管理人员在日常的工作过程中，应当逐步形成一套标准、完整的档案管理规则，规范本单位的档案管理流程，杜绝当前杂乱无章的档案管理现状。积极尝试新的档案管理方法，以期达到在适用最少的财力资源、人力资源与物力资源的前提下，实现更好的管理，真正提高档案管理效率。

（六）及时对本单位的档案进行更新

由于会议的召开、文件的下达等事件经常发生，行政事业单位每天都可能出现新的事件，因此档案管理人员必须根据本单位各种事件的发生，及时对档案进行补充与更新，不断丰富与完善档案管理记录。在当今这个信息经济时代，信息资源的价值越来越高，由此可见，行政事业单位的档案更新越及时，档案留存越丰富就越有利于该行政事业单位的发展。

（七）更新档案管理的硬件与软件

随着电子信息技术的进步，电子档案管理越来越普及，但我国很多行政事业单位或者因为经费的限制、或者因为重视程度不够，档案管理硬件设施与软件技术均较为落后。针对这种情况，事业单位的领导可以主动向当地政府申请一定的档案管理经费，以此帮助行政事业单位做好档案管理工作，并不断提高档案的信息化程度。在提高行政事业单位档案管理科室的信息化设备等硬件的同时，还应注意加强档案管理人员的电子信息操作技术培训。在设备更新与技术改造的过程中，可以充分借鉴一些已经成功进行了档案管理现代化改造的经验，跟上时代发展的步伐，从而使本单位所整理的档案更好的服务于自身的发展。

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