略论企业档案利用预测方法

文/神华国华徐州发电有限公司总经理工作部 王巍

企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，它原始地记录了一个企业的发展过程，在维护企业经济利益和历史面貌、为企业发展服务等方面发挥着重要作用。企业档案记述和反映了企业的经营管理、行政管理、组织管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资以及会计及产品生产、科学技术研究、基本建设、设备仪器等重要内容，在企业生产经营活动中起着不可估量的重要作用。企业档案是企业的信息资源和知识宝库，是企业的宝贵财富，不因外部条件的影响而变化，这就为我们开发档案这一重要信息资源提供了客观依据。

一、根据企业档案利用规律，做周期型、专指型预测

预测，是对未来状况作出研究估计的专门技术。预测方法中的外推法，适用于寻求档案利用的一般规律。所谓外推法，“是用过去和现在的资料推断未来状态的方法”

（一）掌握档案利用量的周期变化规律，做好档案利用高峰期的预测工作，提出主动服务对策

运用历年的档案借阅统计数据，根据国华徐州发电有限公司主要工作安排情况，做好档案利用高峰期的预测工作，提出主动服务对策。例如：我公司2014年#2发电机组大修工作，综合档案室就要做好科技档案利用的预测工作，切实做好信息服务，安排档案人员值班，坚持各种资料随要随到，立等可取，满足生产需要等等。

（二）掌握不同利用者档案利用规律，做好服务对象的利用预测工作，提供有针对性的服务

我公司目前利用的主要是文书档案、科技档案和会计档案三类。从利用单位构成情况看，主要是工程技术人员和工人，其次是部室管理人员，外单位人员一般不准许利用本单位档案。把档案利用规律同各类档案利用周期变化规律联系起来思索，档案部门做好超前服务工作的思路和办法就比较明确、比较清楚了。例如：由于不同类别档案的利用高峰期不尽一致，档案部门在安排工作时，对各阶段档案利用预测工作重点和先后次序，有了统筹考虑的依据；由于掌握了各类别档案的主要服务对象和利用旺季，各类档案管理人员在开展利用工作时，可自觉地主动地做好高峰期到来前的准备和高峰期间的各项工作。

二、根据新的档案需求信息做定向型、跟踪型预测

企业档案部门捕捉新的档案需求信息的途径和方法常见的有：一是注意公司内部网页的公司工作安排。及时掌握企业各项中心工作，做好档案需求情况的记录；二是建立档案利用需求信息网络。企业内各部门都有专（兼）职档案人员，对生产、科研一线的档案需求信息最敏感，可随时反馈给档案部门；三是通过“兰台窗口”与利用者加强接触。从档案室的借阅窗口与利用者加强接触，可得到不少档案利用的需求意见；四是实行档案利用反馈制度。利用者归还档案填写利用效果时，同时填写今后需求信息。

企业档案部门捕捉新的档案需求信息的途径和方法还有很多，各企业情况不尽一致，还可采用一些其它有效的途径和方法。

根据新的档案需求信息，可以开展定向服务和跟踪服务两种类型。定向型服务可分线式和点式两种。一是线式：例如电力企业的档案部门，掌握电力生产的安排作系统的宏观预测和相关服务，如对改扩建工程，应向筹建处和技术部门随时做好提供利用的工作；二是点式：例如某公司上半年计划召开职代会，应做好提供历史资料（原件）的准备，并可编印“公司职代会简介”等资料。跟踪型服务，例如某项技术攻关或技术改造活动，随时需用某些技术图纸和数据，档案部门应安排档案人员值班，随要随取。

三、根据不同利用者利用档案特点，做灵活型预测

依据档案部门的实际借阅统计资料，以及向有关利用者的调查结果，掌握不同利用者利用档案的特点 (含利用方法、形式、时间性和内容特征)。档案部门应熟悉不同利用者利用档案的活动特点，即利用动机、时间要求和心理因素等，做到工作上掌握、感情上理解、行动上支持。例如，工程技术人员利用档案主要是解决生产中较具体的实际问题，希望掌握新的实用技术和科学管理方法，因而关心技术专利、技术标准、技术数据等材料。为了进行技术改造和检查生产工艺流程中的实际问题，他们往往急匆匆地到档案室查找有关数据，翻阅有关图纸便离去。档案部门应急他们所急，在借阅服务上给他们以更多的方便条件。

四、现代信息技术对档案利用的影响

我公司新近投资购置了清华紫光图档管理系统，清华电子档案管理系统是一个功能齐全的综合档案管理系统，是一套处于领先地位的优秀的档案管理软件，它采用客户机/服务器方式，实现计算机对信息管理的网络化。更主要的是它能与电力系统现行的基于LOTUSNOTES的档案管理系统有无缝的连接，避免了档案人员对现在管理系统中已有数据的再次输入。该系统以光电扫描为主要输入手段，将不同载体的档案信息通过光电扫描仪转换成电子图象，经过净化处理压缩后存入光盘，充分利用我公司现在使用的“OA”办公自动化LOTUS NOTES档案管理子系统数据库中已输入的数据，与此电子图像自动对应，网络用户在 WINDOWS环境下，应用浏览器方便灵活地实现档案的全息查询和检索。我公司在公司内部网页上挂接了清华紫光电子档案检索系统，公司员工只要输入自己的姓名和密码就可方便的利用电子档案检索系统进行档案的全息查询和检索。

由于应用现代信息技术，公司员工可以在办公室自己查找需利用档案的档案号，减轻了档案人员帮助借阅档案、人工查找档案的工作量。但由于公司员工可以在办公室全息查询浏览档案（有时会出现图纸电子文件不清晰等问题），因此到档案室查阅原件的员工预测应该有所减少。

五、运用控制反馈性原理优化预测机制，不断提高利用预测水平

控制反馈性原理告诉我们“所谓反馈，就是一个系统把信息输送出去，又将其作用结果的信号反送回来，并对信息的再输出，起到控制作用”。每年都应当做档案利用预测。为了实现最佳服务，获得最佳利用结果，年终时应对当年实际利用结果进行总结和评价，找出与预测之间的差距，并分析其原因，然后从利用预测方法上进行修改和完善，为第二年的再预测提供依据。这样，预测水平将逐年提高，提出的服务对策更切合实际，利用效果也将会更大。如此年复一年，档案利用预测方法将不断改进，提供服务水平将逐渐达到最佳服务标准。对改进档案利用预测的方法而言，档案利用结果的含义，既包括实际利用效果 (即经济效益和社会效益)，又包括利用者的意见两个方面。

还应当指出，反馈信息的功用，对改进档案其它管理工作也不无裨益。例如：利用效果不佳的原因，往往与档案查全率、查准率不高有关，而查全率、查准率又与档案归档率、完整率、准确率有关。这要求采取综合措施，做好企业文件材料的形成和归档等各项工作，不断提高企业档案的内在质量。

六、企业档案信息资源的开发利用

我公司积极开发利用档案信息资源，主动为企业、为生产、为一线服务，取得了显著的成绩。

（一）发挥档案的依据凭证作用，取得经济和社会效益

例如，2011年9月30日，我公司与当地农民为公司大门口处一块十亩土地归属问题发生争执，为证实此地为电厂所征用我公司经营管理部查阅了0300-8030-004案卷（铜山县政府、茅村乡、徐州电厂等单位关于徐州电厂第二批征地问题的批复、通知、协议等文字材料），手续齐全，完全证实此地已为我公司征过，避免了纠纷，赢得了效益。2011年10月17日，我公司与某施工单位由于深井泵房看护及灰场灰坝运行维护承包问题发生争执，我公司纪检监察部查阅了0300-905-188、0300-905-033、0300-905-112案卷（深井泵房看护及灰场灰坝运行维护承包协议、合同审核意见单等），证实我公司确实履行了合同协议，避免了纠纷。

（二）围绕企业生产经营工作做好资料汇编

我公司档案管理人员自己编研或与有关部门合作完成了《徐州发电厂志》等22种165万字的编研材料，同时还编制了检索工具28种161册，对生产经营等管理工作起到了较好的指导作用。近年来，我公司累计利用档案材料7000多卷次，创直接经济效益2亿多元，而且还以详实的资料性和权威的原始凭证性，解决了多起经济纠纷，创造了良好的社会效益。