论文件连续体理论将取代文件生命周期理论之必然性

文/南京市档案馆 姜海

文件生命周期理论发源于国外档案学者对文件及文件中心的理论解释，由于受条件限制，该理论具有局限性的特点。本文将分析文件生命周期理论其局限性，以及文件连续体理论取代它的必然性。

一、文件生命周期理论适用范围具有局限性

文件生命周期理论是研究文件运动的规律的，文件的运动是它自身属性与社会活动主体共同作用的结果，文件的利用者和保管者对文件运动的影响不大。文件生命周期理论最适用于公共文件，因为它起源于对公共文件（西方国家对政府公文的称呼）的处理。文件生命周期理论适用于产生正规机构的文件，现在广义的民生档案就不在此列。

二、文件生命周期理论忽略了文件之间的历史联系

文件生命周期理论是对线性规则文件运动的研究，只研究单一文件的移动，而文件是以单体的形式形成，在一个持久的组合形式中存在和运动。文件是以原始信息记录社会事件，具体到一个单位的活动、横向联系和历史渊源，从而形成的文件中也形成了一个链接，这个链接就是所谓的历史关系。每个单一的文件档案的价值远远小于群体文件的总体价值，当人们倾向于使用文档不只是单个文件，而是涉及到多个副本，以挖掘更多的信息。而文件生命周期理论忽略了这一点。

三、文件连续体理论的产生背景及理论依据

20世纪80年代，文件连续体理论诞生于澳大利亚，这是一个新的文件运行基本理论，是结构化理论和社会学理论相结合的产物。由于历史的原因，澳大利亚从一开始就面临着现代化的文档管理，创造出了独特的传统文件思维。文件连续体理论是受到澳大利亚传统的文件思想，理论和结构的影响这三个要素理论的影响而产生的。

安东尼·吉登斯，英国社会学家，他提出了结构理论（结构化理论）与当代社会本体论（整体观）。他认为，人类行为并不总是有清晰的动机，很多人的行为是处于无意识状态中发生的。进一步的说，在事实上，人类行为绝大多数是无意识的。他指出，以前的结构理论只是作为一种社会结构限制了人的力量，以客观行事，而在他的“结构理论”里，社会结构的二元性，个人行动，社会互动，社会结构都不是独立存在的，而是互相包含的。因与果，被动和主动，宏观和微观都在同一现实中相互包容，这就是现实的双重性。他强调个人行动和主体结构之间的相互作用，而不是角色之间的单向互动。

上世纪50至60年代，澳大利亚档案馆专家麦克·瑞恩提出文件管理人员才是真正的文件管理者，研究档案应向着信息、文档管理系统的特点和分类发展的方向发展。他的观点是鼓励对文件管理和档案管理之间连续性问题的探索。

杰伊·阿瑟顿在加拿大档案工作者协会1985年的年度会议上首次提出了文件连续体模型。他指出，文件生命周期理论具有致命的逻辑性缺陷，他认为责任在文档管理的不同阶段的转移带来了一个问题：管理现有的文件不能被确认为档案管理的第一阶段，对具有长期保存价值的文件的长久保管也不能被确认为文档管理的最后阶段。他进一步指出，文件生命周期理论导致了一系列的相分离的相互关联的职能和责任，忽略了档案工作者和记录管理之间的必要的业务往来。他认为文件管理者和档案管理者的这种分离不合理，采用了文件连续统一体模型，分为四个阶段，分别是：产生或接收阶段;分类阶段;建立档案保管期限表和鉴定阶段；保管和使用阶段。

他说：这四个阶段相互连接，形成一个统一体。文件形成者和其它利用者职务的职能则是统一体中最基本的纽带。开发过程的前三个阶段将被打破或发生线性变化;第二阶段（分类，不管是文件归档或整理编目）和第三阶段（制定文件保管时间表和鉴定）可以在第一阶段之后的任何时间段发生;第二阶段不一定会在第三阶段之前;第三阶段里，档案保管期限表制定出之后，鉴定活动可以在任何时间段进行。第四阶段（保管和使用）可以发生在文件产生后的任一时间。文件始终是处在一个以上的阶段，因为第四阶段一直存在，因此文件同时处于四个阶段的可能性还是很大的。在此基础上，澳大利亚学者费兰克·阿普沃德连提出了文件连续体理论。在此理论中，文件的运动被分成了四个维度：

第一个维度（表格）：产生或接收他们的工作文件；

第二个维度（捕获）：接收到办公室备案制度（一系列文件）的文件；

第三个维度（组织）：该文件已被确定为一系列永久保管的（形成机构记忆的一部分）；

第四维度（集合）：文档的永久保管为文件形成者（组织机构）提供了社会活动的证据，供形成者和社会上的利用者查询利用。

国际档案学界普遍认可文件连续体理论，认为该理论可适用于档案学背景下的一切文件管理，包括电子和非电子的档案和文件管理。

四、文件生命周期理论被文件连续体理论取代是大势所趋

主客体关系论是文件生命周期理论的理论基础，主客体关系论强调主体与客体的统一和对立，其中一方占主导地位，而另一方则具有反作用，实际上在复杂运动的情况下，我们很难确定哪一方在何时会占据主导地位，因为这是一个循环的过程，也无法确定作用方和反作用方哪一个更加重要。结构化理论是文件连续体理论的基石，而其核心理论是社会活动的中介，也是社会活动的结果。由于循环多次参与社会系统的生产和再生产，结构与社会活动融为了一体，而不是存外于社会活动之外。

文件生命周期理论主要是针对文件这种实体而产生，其特点是针对文件实体的研究。这在一定程度上阻碍了档案学理论思维的发展，导致了档案信息资源开发理论的“姗姗来迟”。在第十三届国际档案大会上，加拿大档案工作者T库克系统地阐述了后保管模式。在他提出的后保管模式里，相对于文件生命周期理论所关注的实体保管对象，后保管模式更关注于文件形成的过程和文件形成者及其有机联系，目的，意图，关系，功能和可靠性。在档案工作中具体体现在以下三个方面：1.档案界的研究重点已转向文件形成过程。2.从重视对文体实体的整理、保管和利用转向对文件形成者之间联系的重视。3.档案馆从以前的档案保管中心转变为便于社会大众利用信息的信息中心。文件连续体理论更适用于现代电子文档的特征，充分揭示了文件一直处于一个连续运动的过程。

对于文件和档案的管理，文件连续体理论为之提供了一体化管理的思想，能适应电子时代。首先，文件连续体理论拓宽了文件生命周期理论中列出较为狭窄的文件和文件保管体系的范围，可以帮助我们更深入地理解和管理好电子文档。其次，该理论揭示了提供利用是文件产生和保管的终极原因，文件保管和最终存档只是文件不断运动过程中的一部分,而不是文件运动的终结。最后，文件连续体理论强调了各机构之间的相互合作，主要合作方向是在文件管理和档案管理领域。

至此，我们可以得出这样的结论，以文件连续体理论取代文件周期理论将是大势所趋。

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