浅谈高校教学秘书的必备素质与能力

文/广东外语艺术职业学院 杨雪柳

教学秘书是高等院校基层教学管理人员，而高校教育不能仅仅依靠高水准的老师来提升教学质量，还必须有业务能力强、服务态度好、工作经验丰富、工作效率高的高素质教学管理者。上述各点正是一所高校必须具备的教学管理水准。教学秘书在教学管理工作中担负着较为琐碎的工作，其工作强度也是相当大的。教学秘书工作的开展都是以教学内容为中心的，它是学生、老师与学校教务处之间的枢纽，也是学生、老师与学校教务处之间沟通的桥梁。

一、教学秘书的办公室管理工作

教学秘书在办公室管理工作中担负着较为琐碎的工作，同时工作强度比较大，教学秘书的工作是以教学工作为核心的。它包括以下内容:课程安排、学生选课、考试事务安排、毕业论文设计工作的安排、毕业生成绩审查、学生学籍管理、教学档案管理、教学常规检查、教学会务安排、教学工作量核算以及学校另行安排的其他工作等。

二、教学秘书在办公室管理工作中的必备素质和能力浅析

高校办公室管理工作中教学秘书必须有下面的素质和能力:

（一）教学秘书必须有能力维护教学工作顺利开展

教学秘书担负着整个学期的教学管理工作，整个学系的运转状况都与教学秘书密不可分。例如:在每一学期的开学初和期中，教学秘书都要时刻注意进行教学检查，对教学过程中出现的问题进行分析，并解决问题。在安排考试时应注意学生每科考试的相隔时间，不但要最优化配备监督考试的教师，还要依据学生人数合理布置教室，尽量合情合理的安排好各项工作细节。

（二）教学秘书必须努力提升自身的服务质量

教学秘书在整个高校的工作目的是为学生、老师和高校管理层服务。例如在课程选排这类工作中，学校当前采取的措施是使用教务系统自动进行课程选排。课程表排列出来之后，教学秘书应对课程表做出整改，依据老师的具体情况，在不影响教学质量的前提下，依照老师的各类要求进行课程的选排。有的老师居住地离学校很远，因此夜间排课尽可能不安排该类老师；有的老师一早要送孩子上学，上午首节课的时间安排较紧，因此可以将该类老师的课程延后；有的老师有两堂相连的课，但上这两节课的教室相互距离较远，因此应协调处理。

而学生课程选排也应尽可能地科学和合理。教学秘书为学生服务，面对庞大的学生量，难免会有学生找教学秘书的“茬儿”。教学秘书应尽力规避冲突，保持较好的工作态度，同学生讲道理。学生在挑选课程时，意外情况也会接踵而至:学生系统登录密码遗失、学生对课程的挑选出现错误等等。教学秘书应翻查教学计划，帮助学生找到出问题的所在，并督促其纠正。

（三）教学秘书应具备较强的协调和交流能力

教学秘书扮演着上情下达、下情上传的“枢纽角色”。在现实的教学管理中，教学秘书应与教务处、学校管理层、辅导员、老师、学生和其它学院的教学秘书相互协调，获得各方面的帮助。教学秘书要充当好管理者左膀右臂的角色，对管理者的工作思想要了如指掌，科学地计划时间；还应与高校的教务处、各学院的教学秘书以及学院辅导员多交流，从而使自身的工作经验不断累积，并借鉴别的同事的先进工作办法，这是办公室管理工作中秘书的必备素质和能力。

（四）办公室教学秘书必须拥有合理的信息管理技能

教学秘书在办公室管理工作中，管理着海量的教学信息。教学秘书在上情下达、下情上传的过程中，应抓住机会汲取该类信息的“知识养分”，精确掌握各信息间的联系，在工作中抓住主要矛盾和次要矛盾，以便在向上级汇报工作时能做到万无一失。

（五）教学秘书应具备现代化办公经验

伴随科技和社会的飞速发展，教学工作已经进入了信息技术化时代，使用电脑软件、运用互联网技术、使用各类自动或半自动化的设施也成为教学管理工作的大势所趋。教学秘书应在该项工作中具备使用这些设施的能力。

（六）创新性开展工作的能力和应对突发情况的能力

教学管理工作自诞生之日起就是不断变化的。为适应教改中的教学管理工作，教学秘书应在平时强化自身应对突发情况的能力，适当调整管理模式，创新性地开展工作，提升管理质量，对与当代教育改革不相符的旧办法、旧模式进行改良，以适应科技发展的要求，并为促进社会经济的发展、国内教育的发展和高校教学事业的发展添砖加瓦。唯有如此，才能紧跟教改的“步伐”，并为高校的人事体制改良和社会经济的发展做好铺垫。在将来的教学管理工作中，教学秘书应具备应对突发情况的能力，这有助于学校拓展思维，遇到问题可以实时解决问题，并缓解实际困难。

（七）对待工作严谨负责

办公室教学秘书不能仅仅做好分内事，不能对工作准则进行“生搬硬套”，应秉承严谨负责的态度开展秘书工作。办公室教学秘书的工作质量直接决定着高校的教学质量。例如:每个学期课程表的选排、考试时监考老师的选排，尤其是学生成绩的记录，都需要教学秘书秉承严谨负责的态度开展工作；对自己的工作应精益求精、严谨仔细，以高度的责任感来对待工作，在实际工作开展的过程中，培养自己的工作能力。

三、教学秘书提升自身的必备素质和能力的措施

（一）教学秘书应强化自身的业务水准，以提升自身的工作技能

教学秘书在高校基层管理工作中，会反复运用到办公设施，并逐渐学会利用各类办公软件。此外，教学秘书可以通过一些途径自学成才，合理利用办公室内的先进设施，学习有关教材，以强化自己的学识和提升自身的工作技能。

（二）教学秘书应借鉴其他同事的经验，看清自己的长处和短处，扬长避短，提升自己的工作技能

教学秘书应强化与其他教学管理工作者的交流，互相借鉴和学习，学习其他人明显优势的工作办法，总结自身的工作经验，联系自己工作的特征，在学习中提高自身的工作技能。

（三）教学秘书应强化自身的专业学识，利用业余时间为自己“充电”，提升自己的工作技能

教学秘书的办公室管理工作不仅是完成办公室的本职工作那么简单，还要不断提升自己的学识水准，通过对自己专业知识进行学习，提升自身的文化修养。目前，高校学生的规模正在进一步扩充，而整体素质也上升到了一个新的高度。教学秘书应积极参与课程的有关知识学习，主观地参与相关知识的讲座，全方位提升自己的素养和技能，在办公室管理中做到人尽其用。

四、结束语

高校教学秘书的工作对象整体素养较高、工作牵涉面大、工作强度高。这就需要教学秘书具备较高的素质和能力，此外还应有一些相关知识的积累。在平日的闲暇时间里，教学秘书应不断为自己充电，补充自身工作所需的知识。教学秘书应充分意识到提高专业素养和技能的关键性，学会利用现代化的办公技术和先进的教学管理观念，使自身的素质和能力能够跟上教改发展的步伐。而教学秘书并不仅仅代表了个人，他更代表了高校形象。相信随着办公室教学秘书素质和能力的提升，我国高校的教学质量将有质的飞跃。

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