浅析卫生行政许可文书的书写及卷宗管理

文/吉林省四平市卫生局卫生监督所 史艳丽 董春慧

四平市食品药品监督管理局食品化妆品稽查分局 王丹

一、行政许可案卷的释义

可从二个方面理解：理论界把行政许可案卷理解为是对行政许可程序本身的记载以及行政许可行为所根据的一切文献资料，具有程序性、唯一性、封闭性、客观性、整体性、相关性和多样性以及追求卷宗的完美性。实务界把行政许可案卷理解为是按照一定的主题和过程，对内部特征和外部特征的关联性进行排列、编注页码、填写目录，并装订成册的行政许可文书的组合体。通俗的讲行政许可案卷就是将在行政许可过程中按照行政许可程序形成的文书，按照一定规则装订起来的卷宗。

二、申请材料

申请人提交的申请材料按时间或办理程序的先后顺序排列。申请材料为复印件的，需验原件，证件所有人应在复印件上注明出件时间、用途并签章。申请材料应字迹工整、清晰、页面整洁，用A4纸打印或复印。

三、申请材料接受单

表内应包括申请人、申请事项、收到申请时间等内容，登记的申请材料按时间或办理程序的先后顺序排列，有承办人和申请人签字。注明此表一式二份，申请人和被申请人各持一份。

四、行政许可受理决定书

同意受理后，向申请人下达受理决定书，受理决定书的落款日期不要超过规定时限。

五、行政许可审批表

1.主要内容应齐全，包括申请人的主要信息、承办人意见、承办机构意见、分管领导意见、主管领导意见、审批意见。

2.承办人意见：需要现场检查的，应是现场检查人意见，现场检查应二人或二人以上。

3.所有意见应明确，不能只签名、盖章而不签属意见。

4.审批时间应在法定时限内办结。超出法定时限的，应经行政主管领导审批，出具延期办理审批表、通知书和回证。

5.经过批准延期的，延期时间不能超出法定时限。

六、卷内文件目录

案卷封面（封皮）后面就是卷内文件目录，放置在卷内文件材料之前，卷内文件目录应按照文件材料的排列顺序逐件填写。

1.案卷目录应按照时间的发展顺序合理排列。

2.目录是否需要编页号，没有明确规定，工作中如果卷内目录在二页以上，应该编号，这个编号与案卷的页号没有关联。

3.目录的主要内容应包括：（1）序号；（2）题名（文件名称）；（3）文件编号；（4）成文时间；（5）文件页号；（6）备注等等。最后一行应在“文件页号”栏内注明最后一个页号，画一斜线。

4.再次注明最后一个页号，同时在“备注”栏注明“终止页”。

七、装订顺序

行政许可案卷内文件材料排列顺序分二种：

一是按照办理程序的客观进程所形成文件材料时间的自然顺序，它的特点就是查阅直观。

二是按照办理程序的客观进程所形成文件材料时间的自然顺序，兼顾文件材料之间的内在联系进行排列。一般结论性、批复性材料及其送达回执在前，其它材料按照办理程序的客观进程所形成文件材料时间的自然顺序进行排列。行政许可证件（一般为复印件）应放在送达回证之前或之后。

八、封面的整理

1.封面格式。各单位使用的案卷封面格式不一样，有的是本系统上级机关规定的格式，有的是本单位根据工作实际制定的格式，但是不管何种格式，主要内容应包括：（1）制发文件的机关、即文件的发文机关；（2）案卷类别；（3）申请人；（4）申请事项；（5）许可决定书文号；（6）受理日期；（7）办结日期；（8）受理部门；（9）受理人；（10）办理结果；（11）归档日期；（12）归档号；（13）保管期限；（14）本卷共件页；（15）全宗号；（16）目录号；（17）案卷；等等。

2.受理单位名称。（1）应是行政许可实施主体，分三类：

一是依法具有行政许可权的行政机关，能以本行政机关名义在法定职权范围内作出行政许可决定及相关文书。政府和政府所属部门都属于行政机关，但并非所有的行政机关都能够实施行政许可。只有法律、法规、规章明确规定有行政许可权的行政机关，才有权实施行政许可。

二是法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织，能以本组织的名义在法定授权范围内作出行政许可决定及相关文书。具有管理公共事务职能的组织，是指承担着管理公共事务的责任的组织，如医院、学校、图书馆以及一些公用事业机构等。这类组织经法律、行政法规和地方性法规的授权，也可以实施行政许可。

三是依法受委托的行政机关，能以委托行政机关的名义在委托范围内作出行政许可决定及相关文书。一些行政机关虽然具有行政许可权，但由于某方面原因，可能无法有效实施行政许可。此种情况下，这部分行政机关可在其法定职权范围内，依照法律、法规、规章的规定，委托其他行政机关实施行政许可。

（2）不能作为行政许可实施主体的，可分三种：一是以非法定行政主体的名义实施行政许可的；二是以非法定授权组织的名义实施行政许可的；三是实施的行政许可超出其法定职权的。

（3）单位名称应是执法主体的名称，例如：XX市卫生监督所；不能是执法主体下面承办部门（科室）名称。

（4）单位名称应写全称或通用简称，不应写日常口语简称，尽量不要写通用简称，写通用简称有时不同的检查人员会有不同的掌握标准。

3.案卷名称应是“行政许可案卷”，应标明“正卷”“副卷”；依法不能公开的材料和对许可事项集体讨论的记录，应当装入副卷。

4.申请人：写申请人的全称，与案卷内的申请人名称要前后一致。

5.申请事项：事项名称不清，不能揭示或不能全面揭示事项内容的应根据事项内容重新拟写或补充标题，外加“”号。

6.文号：行政许可决定书的发文字号。

7.受理日期、办结日期：应标注年、月、日，文件的形成时间，以阿拉伯数字标注。

8.受理部门、受理人、办理结果、归档日期要据实填写。

9.归档号：有三种编号方法，一是跨年度按顺序连续编号，案卷量少的单位可选该方法；二是按每一年度编号，案卷量多的单位可选该方法；三是按类别编号。

10.保管期限：分“永久”“长期”“短期”，与案卷封面上的目录号（阿拉伯数字）相对应。

11.本卷共件页：要据实填写。

12.全宗号：是同级档案馆给立档单位编制的代号，用阿拉伯数字表示。也就是区档案局给各单位的代号，可理解为各单位的识别码，由各单位档案室掌握。可以用铅笔书写。

13.目录号：区分不同档案门类不同保管期限的编号，用阿拉伯数“1”代表“永久”，“2”字代表“长期”，“ 3”代表“短期”。

14.案卷号：案卷的流水编号，用阿拉伯数字表示。可以用铅笔书写。

15.装订方法：案卷封面（封皮）使用软卷皮纸，也就是平常说的牛皮纸；在软卷皮左侧采用细棉绳（三孔一线）或不锈钢钉（左侧装订，两钉间距10—15CM）装订，软卷皮包括案卷封面、封底两部分。

九、案卷归档

1.行政许可案件办结后应及时归档并制作案卷：做到一案一卷或一案数卷、一卷一号。

2.案卷可以分为正卷和副卷。依法不能公开的案件材料和行政许可实施机关案件集体讨论记录，应当装入副卷。

3.案卷装订前，要对文书材料进行检查，材料不完整或者破损的，要补充或者修补完整；文书材料中的文字不能耐久保存的，要进行复制；文书材料过小或者过大的，要进行衬贴或者折叠；需要附卷的信封，要展开并加贴衬纸，邮票不得取掉；文书材料上的金属物必须剔除干净。

4.每个案卷的封面格式内容按封面格式要求填写。

5.案卷内的文书材料应按照办理程序的客观进程所形成文书材料时间的自然顺序，兼顾文书材料之间的内在联系进行排列。一般按照受理申请→审查决定→送达决定→颁发证照的顺序。

6.行政许可案卷文书材料经系统排列后，要逐页编号。页号一律用阿拉伯数字编在有文字正面的右上角、背面的左上角。卷宗封面、卷内目录、备考表、证物袋、卷底不编号。

7.卷内目录应按照文书材料的排列顺序逐件填写，一份文书材料编一个顺序号，并写明每件文书材料的起始页，最后一件文书材料要注明终止页。

8.案卷封面、卷内目录、文书材料文字、备考表应使用钢笔（碳素、蓝黑墨水）、毛笔书写或计算机打印，字迹要工整、清晰。

9.同一证据材料按照下列要求排列：正本在前，副本在后；正件在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批复在前，请示在后。

10.不能随案装订立卷的证据材料，应放入证据袋中，并在证据袋上注明证据名称、数量、种类、制作的时间、地点和所在案件卷宗号。

十、其它要求

1.文书中使用的有关主体和事项名称应当规范、准确、在整个案卷中要始终一致。不得使用不规范名称、丢字错字、前后不一致、混淆不清或被随意改变。

2.行政许可机关名称要写全称，尽量不用通用简称，禁用口语简称。

3.委托代理人申请行政许可的，应当附具授权委托书和代理人营业执照或身份证复印件。

4.为了减少麻烦，申请人、经办人最好一致，不一致的，要出具委托书。

5、提交材料为复印件的，材料所有人应在复印件上签字盖章。但是不是证件所有人本人的签字盖章，难以确定真实性。

6.有的规定在案卷底页背面应加盖骑缝章。

7.许可案卷均采用A4纸。

8.行政许可档案应在许可事项办结后一个月内按规范要求整理归档。