对医院人事档案管理工作的改革对策解析

文/湖南省妇幼保健院 王佳芝

人事档案管理在任何一个企事业单位都是重要内容，关系到人才的引进、人才的培养、人力资源的调配和利用、储备干部的选拔和任用、岗位调动和职位升迁、薪酬待遇核定和方法、职称评定等诸多工作的有序进行。医院当前正处于医疗体制改革的大形势之下，在人事档案改革方面自然也就需要加大力度。对于以往人事档案管理中面临的一些问题，在改革活动中也迫切需要进行改进。

一、医院人事档案管理工作遇到的难点

（一）人事档案管理秩序混乱，机制不健全

目前医院在人事档案管理方面普遍存在的问题就是管理机制不健全，管理秩序混乱。公立医院在这方面还稍微好一些，有专门的人员和部门负责对人事档案进行管理。虽然部分医院的责任部门和责任人在档案的管理效率上表现较为迟缓，没能够及时对人事变动等问题进行档案登记入册，没有及时进行档案更新；但总体上还是与医院的其他工作保持着协调配合。而在私营医院之中人事档案管理秩序混乱的情况较为严重，很多医院没有设立人事档案管理部门和岗位，也没有安排专人分管档案管理工作，在关于档案的跟进、更新、调整、调出、保管等各方面更缺乏严谨规范的制度约束，没有相关的经验，因此给档案管理工作造成很大的障碍。

医院人事档案管理秩序混乱的情况还突出表现为档案管理工作与其他人事管理、人力资源管理、企业管理方面的工作没有打好配合和接洽，使得办事效率较为低下，且容易发生矛盾。

（二）人事档案管理方式落后，档案利用率不高

传统的医院人事档案管理工作存在严重的滞后性，主要依靠人力管理、制度规范管理来进行，经验老化、模式老化。传统的人事档案管理工作的不可控因素多、工作路径和模式滞后，与医院监控安防体系的智能化、医院挂号就诊体系的自动化、医院医务人员上岗刷卡制度等现代化的管理模式无法进行有效的关联，给医院全局主抓各项工作带来了很多不便。

人事档案管理工作不仅效率落后，而且存在资源浪费的情况。医院搜集整理的档案资料除了具有管理价值之外，还可以作为医院医学研究成果和发展历程的见证，可以作为医院医护人员个人成长经历的见证，成为个人医学研究成果的集中体现。然而在医院各项人事管理工作中档案资料的应用效果非常低，几乎没有得到过开发和利用，更没有发挥出应有的医学参考价值和启发意义，对于促进医学研究成果的共享和医学资源的有效利用没有什么积极作用。

（三）人事档案管理人员的素质不高，岗位责任感和服务意识不强

人事档案管理工作人员本身存在的一些问题也对档案管理工作的有效性造成了不小的影响。在很多医院中人事档案管理工作都不被当做重点和核心，因此在选人任用和工作监管方面也存在很多疏漏和不足。这导致很多负责相关工作的人员的知识水平较低、个人素质较差、思想觉悟不高，容易发生工作不积极或者懒散渎职、以权谋私等种种不规范、不严谨的行为。

医院人事档案管理工作不受重视还导致相关岗位人员的流动迟缓，相关岗位的工作压力不大，岗位职能迟滞。没有失业的压力，没有受到处罚的风险，员工自然会失去工作热情，无法在岗位上发挥应有的职能。

二、医院人事档案管理工作的改进措施

（一）强化制度建设和规范管理

对人事档案管理工作关注度不够是导致此项工作始终比较滞后的重要原因。在新形势下要解决人事档案管理的问题就必须重新规划相关的制度规范，结合医院现状建立健全完善的人事档案管理制度，做好相关的操作规范和权限管理设计，确保人事档案管理工作的每一个环节都纳入全面有效的管理体系之中。

考虑到当前医院人事档案管理工作中存在很多漏洞和不足，岗位设置、部门设置、职权设置都存在缺陷，相关的制度建设和规范设计务必要从头做起，在充分借鉴当前最先进的档案管理理念和模式的基础上制定出切实可行的方案。建议医院施行领导责任制，指定副院长级领导参与到人事档案管理工作中来，确保人事档案管理制度、规范、文件、指令的有效传达、落实、开展，避免人事档案管理制度建设成为一纸空文。

（二）人事档案管理的服务体系要强化和创新

医院人事档案材料的服务体系强化和创新是指医院档案管理部门、人事部门要注意做好档案资料的强化管理，致力于提升档案资料的实用价值开展工作。医院档案部门要立足现代化档案管理手段的应用和建设，在保护档案资料中的私密信息和保密资料的前提下做好电子档案的建设，实现电子档案的网络化资源共享和分配，从而实现档案资料的多用途应用。医院要在不侵犯相关人员合法权益，不损害相关人员和医院利益的情况下放开档案管理，向其他社会单位、医疗单位、科研机构提供更好的档案调阅服务，让相关机构、个人可以从医院构建的庞大且丰富的档案资源中寻求帮助。

医院要以创新的观念和手段提供档案资料的加工、应用、咨询、阅览、整理等各项服务，从而让医院耗费大力气建立起来的档案资源可以在实际应用中发挥功效。如果人事档案资料仅仅是作为一种保管收藏的材料来处理，这显然并不利于档案资料发挥效果，也枉费了医院机构在这方面做出的投入。

（三）增强档案管理意识培养，调动档案管理积极性

医院进行档案管理意识的培养包括两方面，其一是相关领导的意识要端正、态度要严肃，要把管理好人事档案当做工作的中心。档案管理是一项崇高的事业，也是医院管理中必不可少的一个环节。相关领导要切实负起责任，从心态和工作内容安排等方面主抓档案管理不放松，认真履行责任和义务，积极推动档案管理在医院文化建设、行政管理等工作中的融合与体现，确保档案管理工作成为医院各项业务同步进行的必要元素，保障医院建设工作的顺利有序进行。

档案管理工作于全体医护人员的个人利益和合法权益息息相关，需要让全体医护人员都具备良好的档案管理意识。医院要大力倡导建立档案信息自我审查、档案内容自我维护、档案管理违规操作主动监督的意识和观念，让医院全体员工共同营造档案管理的良好环境，促进档案管理工作朝着科学、有序、合理、稳定的方向发展，让档案管理工作真正发挥应有的价值和作用，避免档案管理人员产生被忽略、被隔离的负面情绪。

三、总结

人事档案管理是目前医院体系进行改革的一项重点和难点，因相关规章制度不足，管理意识欠缺，关注度不高而呈现出较为混乱的局面。医院要改变现状就要在端正态度、提高认识的基础上建立健全相关制度和规范，落实一系列严谨有序的管理策略，积极谋求医院档案资料的价值开发与利用，实现档案管理价值的转化和成果的提升，确保人事档案管理相关的各项工作可以圆满完成。

[1]段晓亮.论人事档案管理在医院人事工作中的重要性[J].财经界(学术版),2011(05).

[2]王媛媛.医院人事档案代理制度存在的问题及完善措施[J].人才资源开发,2007(09).

[3]张卫,宋慧哂.医院人事档案管理的现状浅析及对策[J].中外医学研究,2011(20).

[4]黄利华.浅论如何加强医院人事档案管理促进人才选拔[J].企业家天地下半月刊(理论版),2008(08).

[5]田秀英.医院人事档案管理存在的问题与对策措施[J].科技风,2011(18).